Publicado em 24 junho 2019

Uma das bases da transformação digital nas empresas é a automação de processos, que vai muito além da adoção de máquinas avançadas e tecnologias emergentes. A automação de processos trata da eliminação de tarefas manuais de menor ou maior complexidade, que roubam tempo e produtividade das equipes, limitando a capacidade de inovação nas empresas. 


Um exemplo simples de automação de processos é a integração de diferentes ferramentas de comunicação em uma única plataforma como o G Suite. Ao invés de fazer o login em vários sites, gerando retrabalho, o usuário pode acessar uma única vez a conta do Google e ter acesso ao Hangouts, Google Meet, Gmail, Docs, Planilhas, Apresentações,  entre outros recursos que centralizam a troca de mensagens nas empresas. Assim, há maior facilidade para colaboração entre as equipes, e o tempo de trabalho é otimizado.

Tarefas do dia a dia, como a elaboração de relatórios e outros tipos de documentos, costumam envolver várias pessoas que por vezes perdem tempo com questões básicas, como: uso da versão incorreta do documento, falhas de comunicação, trocas nos dados, ou ainda problemas com alterações que foram encaminhadas por e-mail e acabaram perdidas. Tudo isso causa retrabalho e em última análise, o desperdício de recursos da empresa. Para mudar essa situação, os colaboradores podem utilizar ferramentas na nuvem como o Google Docs que pode ser acessado por vários usuários ao mesmo tempo e elimina várias etapas manuais – aumentando a agilidade no desenvolvimento de projetos.


Mas esses são apenas alguns exemplos gerais das possibilidades de automação de processos com as ferramentas do G Suite. A partir dos recursos essenciais da plataforma, é possível desenvolver automações exclusivas e personalizadas para cada empreendimento, otimizando tarefas específicas de um departamento. Dessa forma as empresas podem contar com ferramentas customizadas para realizar seus projetos com maior agilidade e praticidade.



No artigo de hoje, vamos explorar as possibilidades de automação de processos com o G Suite e apresentar os serviços avançados da Qi Network, com o Cloud Sprints para promover a automação de atividades nas empresas. Confira!

A importância da automação de processos para os negócios

Tempo é dinheiro. Por mais clichê que isso possa soar, a sentença é verdadeira e se aplica nas pequenas e grandes atividades que exigem minutos preciosos dos funcionários. O tempo gasto com pequenas tarefas do dia a dia, como aquela hora que gasta para  encontrar mensagens antigas ou mesmo fazer um simples agendamento de compromissos diminui a produtividade e eficiência das equipes. A realização de atividades improdutivas que já estão estabelecidas na cultura organizacional e nos fluxos de trabalho, afeta o desenvolvimento de projetos e soluções diferenciadas.

Não por acaso, a automação de processos é uma das grandes prioridades para as empresas que buscam crescer no mercado e se consolidar no cenário da transformação digital. Em uma pesquisa divulgada pela KPMG foi indicado que 58% das empresas participantes do estudo têm investido em ferramentas para promover a automação de processos.  


As principais vantagens da automação de processos nas empresas são:

  • eliminação do retrabalho e de atividades manuais;
  • aumento da produtividade
  • redução de custos;
  • ampliação da colaboração
  • otimização do tempo.

 

Nesse sentido, é urgente a automação dos fluxos de trabalho da TI, dos recursos humanos, do setor financeiro e todas as demais áreas das empresas. Com o uso de ferramentas na nuvem como o G Suite é possível automatizar uma série de atividades, agilizando o trabalho, ampliando a colaboração e aperfeiçoando a comunicação entre as equipes. E tal como indicado anteriormente, as ferramentas do G Suite podem ser personalizadas, ampliando ainda mais o nível de automação das empresas.


Com o uso padrão das Planilhas do G Suite, por exemplo, os usuários podem criar tabelas avançadas e dinâmicas, com várias opções de formatação, acesso em tempo real por mais de um usuário, entre outras vantagens. Além de todas as funcionalidades e principais recursos, também é possível desenvolver complementos específicos ou realizar integrações com outras ferramentas para otimizar tarefas. É o caso da integração entre as planilhas e os formulários. Com uma automatização, os dados coletados em um formulário podem ir direto para uma planilha – sem realizar nenhum processo manual. O mesmo vale para integração com outros sistemas.

Esse tipo de configuração das ferramentas para executar determinadas tarefas de modo automático, pode ser realizada por meio de APIs. No eBook Customização da nuvem: integre soluções e aperfeiçoe sistemas digitais com o G Suite explicamos como funciona esse sistema. Em resumo, as APIs permitem incluir e desenvolver extensões para todas as ferramentas do G Suite de modo simples e ágil. Para isso é essencial buscar especialistas que possam analisar as necessidades da empresa e quais atividades podem ser automatizadas com o desenvolvimento e inclusão de APIs para o G Suite.

Como funciona o serviço Qi Cloud Sprints?


A Qi Network, uma das maiores parceiras Premier do Google no Brasil, é especialista na migração de empresas para o G Suite e na personalização das ferramentas para grandes empreendimentos, gerando soluções de automação de processos específicos para cada setor. Como indicado anteriormente, a customização do G Suite promove a redução de custos, o aumento da produtividade e a otimização do tempo dos profissionais, que podem focar em atividades mais estratégicas.


Mas, para identificar quais processos têm roubado a produtividade, seja para propor a integração de ferramentas ou o desenvolvimento de novos recursos para o G Suite, é essencial contar com o olhar de um especialista. Isso porque pequenas atividades e processos que tomam tempo das equipes, acabam se tornando parte da cultura e dos fluxos de trabalho. Com um olhar apurado, os especialistas em automação junto com os profissionais da empresa podem identificar os gargalos e possibilidades para eliminar o retrabalho e processos manuais improdutivos.



A Qi Network realiza esse tipo de análise com o serviço Qi Cloud Sprints, que usa metodologias ágeis focadas na idealização e implementação de serviços de automação nas empresas. Na etapa de planejamento, a equipe da Qi Network avalia as necessidades dos colaboradores por meio de sessões interativas Em seguida, são divididas equipes de trabalho para realizar o desenvolvimento das soluções. Os grandes diferenciais dessa metodologia são: a velocidade de execução, que pode levar de 2 a 4 semanas; e o alinhamento constante entre as equipes, para garantir a qualidade da solução entregue.

Com os Qi Cloud Sprints, são desenvolvidas soluções que permitem:


– automatizar processos e integrar recursos com outras linguagens e plataformas;
– desenvolver extensões para o G Suite;
– otimizar fluxos de trabalho com a implementação de formulários;
– integrar sistemas externos ao G Suite, como um CRM ou um sistema financeiro;
– criar módulos específicos para uma intranet corporativa, que agilizem os processos realizados;
– importar dados de outras fontes, como o Excel ou CSV.



Além dessas ações, com o Qi Cloud Sprints as empresas podem realizar outros processos específicos para impulsionar a transformação digital. Por meio do Assessment Tecnológico, a Qi Network analisa o modelo de negócios dos clientes e o grau de maturidade digital, visando identificar oportunidades para impulsionar a mudança da cultura organizacional e a automação de processos.


Entre em contato com os nossos especialistas e conheça todas as possibilidades e vantagens do Qi Cloud Sprints para promover a automação de processos.  



Acesse também o eBook Customização da nuvem – Integre soluções e aperfeiçoe sistemas digitais com o  G Suite e saiba mais sobre as possibilidades de automação para as empresas.

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