Giacomelli gone G Suite

 

Caso de Sucesso Giacomelli Imóveis

A Empresa

A Giacomelli Imóveis é a maior imobiliária especializada em aluguéis da Grande Florianópolis. No mercado há mais de 25 anos, a empresa oferece serviços que garantem segurança e agilidade na hora da locação.

Além de realizar a avaliação e vistoria dos imóveis, cobrar e repassar os aluguéis, a imobiliária acompanha 100% das visitas e é a que mais anuncia em jornais, sites e TV.

Atualmente, a empresa possui 38 funcionários, entre administradores, advogados, contadores, técnicos em edificações e gestores imobiliários.

É por meio do treinamento de seus profissionais, da busca por inovação, novas tecnologias, crescimento e melhoria do serviço que a Giacomelli garante os melhores imóveis da região.

www.giacomelli.com.br

 

O Desafio

Antes da implementação do G Suite, a Giacomelli enfrentava um grande problema de falta de espaço para armazenar os e-mails. Por utilizar a tecnologia POP, que baixava todos os e-mails para o Outlook, a empresa tinha problemas com a indisponibilidade e mobilidade no acesso aos e-mails. Além disso, também corria o risco de perder e-mails, pois não tinha o hábito de realizar backups.

Outra dificuldade da imobiliária era o arquivamento de documentos físicos. Uma sala inteira era dedicada aos arquivos da empresa. O processo de organização e busca dos documentos era delicado, pois dependia do Departamento de Arquivamento, único autorizado a buscar e armazenar os documentos. Se algum colaborador desejasse ter acesso ao arquivo, precisava passar por um processo longo de solicitação e autorização.

Com a adesão ao G Suite, a Giacomelli ainda resolveu os conflitos de alocação dos carros disponíveis para os corretores visitarem os imóveis com os clientes. A agenda utilizada era física e ficava localizada na recepção da empresa. Muitas vezes, os corretores agendavam um horário com o cliente e, quando iam registrar a reserva na agenda, os carros já estavam alocados para aquele horário.

 

A Solução

Os problemas e dificuldades de comunicação que a Giacomelli enfrentava foram resolvidos com a implementação de recursos simples do G Suite: O Gmail, o Google Drive e o Google Agenda. Além disso, o Gtalk, o Hangouts e o Google Docs foram incluídos e complementaram a melhoria dos processos e comunicação da empresa.

Por meio de um processo de Gestão de Mudança, realizado ao longo de dois meses, a implementação foi feita departamento a departamento, deixando todos os colaboradores confortáveis com as novas ferramentas de trabalho. As melhorias que cada recurso do G Suite trouxe puderam ser percebidas de imediato:

 

Google Docs Google Docs – Todos os documentos, antes impressos, passaram a ser convertidos ao formato do Google Docs, permitindo ser editado online pelos colaboradores, clientes e parceiros. Com isso, os processos burocráticos de preenchimento de fichas cadastrais, ficha de avaliação do imóvel, ficha de vistoria do imóvel, ficha de manutenção, entre outras, foram agilizados.

Como o Google Docs é integrado no Google Drive, os documentos criados são organizados nas suas respectivas pastas, agilizando e simplificando o processo de busca e compartilhamento desses documentos entre os departamentos.

 

Google AgendaGoogle Agenda – Organizou os conflitos da alocação dos carros que ficavam disponíveis para os corretores visitarem os imóveis com os clientes.

Com o Google Agenda, a agenda dos carros foram compartilhadas com os corretores, eliminando problemas com choques de horário e constrangimentos com os clientes.

 

Google DriveGoogle Drive – Melhorou muito o processo de arquivamento de documentos físicos da empresa.

Com a implementação do Google Drive, o Departamento de Arquivamento foi reduzido e passou a armazenar fisicamente somente os documentos que possuíam firma reconhecida em cartório.

Todos os outros documentos foram digitalizados e enviados para um programa de reciclagem de papéis. Agora, os colaboradores podem buscar e acessar os documentos que desejam com apenas alguns cliques. Além disso, otimizou a comunicação interna, antes era feita apenas por ligação telefônica entre os ramais.

caso de sucesso google apps - Gmail Gmail – Resolveu  o problema de espaço para armazenamento de e-mails, de segurança, disponibilidade e mobilidade de acesso aos e-mails.

 

 

hangoutHangouts – Viabilizou a realização de multi-conferências entre colaboradores, gestores, clientes e parceiros.

 

 

A Qi Network, parceira da Google no Brasil, foi a responsável pela implementação do G Suite e prestação de serviços profissionais de suporte, migração de emails e treinamento da plaforma para os colaboradores da Giacomelli.

Conclusão

Após a implementação do G Suite, a Giacomelli teve um ganho de produtividade e organização, tanto pessoal quanto em grupo.

A imobiliária evoluiu os seus processos, otimizou o Departamento de Arquivamento, diminuindo consideravelmente o número de documentos físicos. A comunicação ficou mais ágil e segura, incentivando a colaboração interna.