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Caso de Sucesso Snow Travel

A Empresa

A Snow Travel é uma agência de turismo especializada em destinos de neve e esportes de aventura. Com sede na cidade do Rio de Janeiro, a agência oferece pacotes de viagem para estações de ski do mundo inteiro.

A empresa conta um grupo de profissionais com vasta experiência, que presta assessoria, orienta e dá as melhores dicas na hora de realizar uma aventura na neve.

Atuante no mercado há três anos, a Snow Travel tem convênios com os maiores fornecedores dentro deste segmento do turismo e faz parte da Associação Argentina de Snowboard e da Associação Brasileira de Snowboard.

O Desafio

Antes da implementação do G Suite, a Snow Travel enfrentava um grande problema com a indisponibilidade e mobilidade no acesso aos e-mails. Além disso, possuia um grande trabalho de manutenção com o uso do Outlook. Sempre que um computador parava de funcionar, o colaborador ficava sem ter como receber ou enviar e-mail até o conserto.

Uma grande dificuldade que a empresa enfrentava eram os alertas de tarefas. Antes dos clientes irem viajar, a empresa precisa realizar um check-list de todas as passagens, reservas e transfers. Como não existia nenhum padrão de alerta, cada vendedor possuia sua metodologia para saber quais clientes precisavam passar pelo check-list no dia. Por conta disso, muitas falhas humanas ocorriam, com erros de informação, o que gerava desconforto com os clientes e custos extras.

Outro problema da Agência de Turismo era a organização dos documentos. Cada vendedor arquivava as propostas comerciais e todos os documentos dos clientes no seu próprio computador. Quando ocorria algum problema com a viagem e o vendedor responsável não estava na empresa era uma bagunça, pois ninguém sabia onde estavam os documentos e quais pacotes tinham sido vendidos.

A empresa também sofria com a dificuldade de comunicação interna, de backoffice, e equipe externa, de recepção dos clientes. A comunicação era feita apenas por voz e com NEXTEL, gerando custo por aparelho e plano de voz, sem pacote de SMS.

Por fim, cada vendedor gerenciava suas oportunidades pelos e-mails e a empresa não possuía nenhum controle do pipeline de venda, não havendo nenhum CRM de gestão de vendas na empresa.

A Solução

Os problemas e dificuldades de comunicação que a Snow Travel enfrentava foram resolvidos com a implementação de recursos simples do G Suite: O Gmail, Google Agenda, o Hangouts, o Google Docs e o Google Drive.

Além da solução do G Suite, foram incluídos no projeto a implementação de um CRM do Marketing Place, complementando a melhoria dos processos e comunicação da empresa.

Por meio de um processo de Gestão de Mudança, realizado ao longo de dois meses, a implementação foi feita departamento a departamento, deixando todos os colaboradores confortáveis com as novas ferramentas de trabalho. As melhorias que cada recurso do G Suite trouxe puderam ser percebidas de imediato:

Gmail – Resolveu  o problema de indisponibilidade de e-mails, de segurança e mobilidade de acesso aos e-mails.

Google Drive – Melhorou muito o processo centralizado de documentos. Com uma arquitetura inteligente de pasta com níveis de segurança de acesso, todos os vendedores passaram a organizar as propostas comerciais nas pastas de cada cliente, junto a seus respectivos documentos.

Google Agenda – Organizou todos os alertas de check-list e retorno de cada cliente. Criamos agendas especificas para cada alerta.

Google Docs – Todos os documentos, antes impressos, passaram a ser convertidos ao formato do Google Docs, permitindo ser editado online pelos colaboradores, clientes e parceiros. Como o Google Docs é integrado no Google Drive, os documentos criados são organizados nas suas respectivas pastas, agilizando e simplificando o processo de busca e compartilhamento desses documentos entre os departamentos.

Hangouts – Viabilizou a realização de multi-conferências entre colaboradores, gestores, clientes e parceiros. Além disso, otimizou a comunicação interna e externa. A equipe de campo, que antes utilizava ligação telefônica via NEXTEL, passou a usar vídeo conferência e mensagem instantânea.

A Qi Network, parceira da Google no Brasil, foi a responsável pela implementação do G Suite na empresa. Além disso, a Qi Network prestou os serviços profissionais G Suite, como a migração dos antigos emails para o Gmail, suporte e treinamento para a equipe de colaboradores da Snow Travel.

Conclusão

Após a implementação do G Suite pela Qi Network, a Snow Travel teve um ganho de produtividade e organização, tanto pessoal quanto em grupo. A agencia evoluiu os seus processos, otimizou seus recursos humanos. A comunicação ficou mais ágil e segura, incentivando a colaboração interna.