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Trabalho colaborativo ainda melhor: conheça o modo “Edição sugerida”

Se você achava as funcionalidades do Google Docs boas, não vai acreditar em algumas novidades que recentemente foram adicionadas ao aplicativo! Criar, editar e compartilhar documentos já era possível. Editá-los de forma simultânea e atribuir permissões de acesso diferenciadas também. O mesmo vale para o armazenamento direto em nuvem e a possibilidade de acessar de qualquer dispositivo, bastando ter acesso à internet.

Mas agora a Google se superou! Ela acaba de incluir a possibilidade de sugerir edições em um determinado documento. É algo bem parecido com o que já existe no Word do Microsoft Office, em que um revisor pode fazer alterações controladas nos textos. Essas alterações ficam marcadas em outra cor e explicadas numa caixa de diálogo (que pode ficar ou não visível). O proprietário do documento pode aceitar as modificações propostas (em parte ou todas) ou rejeitá-las, mantendo o texto como era originalmente. Com esse upgrade no Docs é possível fazer este mesmo controle, o que torna tudo mais fácil de gerir. Veja como funciona em três simples etapas:

Como sugerir edições

Propor uma alteração no documento em vez de editar diretamente o texto é muito mais seguro e confere ao dono do arquivo a possibilidade de gerenciar essas modificações. Basta seguir os passos:

  1. Abra o arquivo
  2. Habilite a função “Edição” (editing): na barra de ferramentas superior, no canto direito da tela, você vai encontrar um dos seguintes botões:
    1. “Edição” (para quem tem permissão de edição);
    2. “Sugestão” (para quem pode apenas sugerir alterações) ou
    3. “Visualização” (para aqueles cuja permissão se restringe apenas à visualização do arquivo).

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  1. Escolha a opção “Sugestões” clicando no botão de mesmo nome.

Caso você queira sugerir, por exemplo, a correção de uma palavra, basta selecionar a parte errada e digitar a correta. Sua alteração vai aparecer de outra cor e uma caixa de comentário vinculada a ela vai se abrir explicando a alteração que foi feita. Se o que você deseja é apenas incluir um novo trecho ou palavra, basta digitar a frase no local desejado.

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Na mesma caixa de diálogo onde a edição foi sugerida é possível criar um comentário, caso você queira explicar o motivo da modificação. Depois, basta ao usuário, responsável pela verificação dessas alterações, apagar o comentário ou responder.

Como aceitar ou rejeitar edições sugeridas

Essa parte é mais simples ainda. O proprietário do documento poderá visualizar as caixas com todas as alterações propostas. Nela, no canto superior direito haverá dois ícones: um para aceitar e outro para rejeitar. Basta escolher uma opção e o documento será alterado conforme esse comando. Para ver o que cada ícone significa basta posicionar o cursor sobre um deles e aparecerá a explicação.

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Como permitir sugestões de outros usuários

Ao compartilhar um documento com outros usuários, você pode permitir gerenciar os tipos de permissões concedidas. Para conceder a alguém a possibilidade de comentar o arquivo e sugerir edições, faça o seguinte:

  1. Abra o arquivo
  2. Clique em Compartilhar (canto superior direito)
  3. Escreva na caixa de texto o  e-mail da pessoa com quem deseja compartilhar acesso.
  4. Depois escolha a opção “Pode comentar”.
  5. Por fim, clique em Concluído (Done).

Você ainda pode converter arquivos do Microsoft Word em documentos do Google, mantendo todas as alterações controladas. O processo inverso também é permitido.  Agora, vá até seu Google Drive e comece a explorar as novidades. O que já era bom, ficou muito melhor!

Não se esqueça de contar para a gente, nos comentários, como você vai usar esta nova função para turbinar seu trabalho!

 

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4 dicas para coordenar um time usando G Suite

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Pensando em migrar para a Nuvem? Veja como funciona!

Serviços de armazenamento na nuvem, como Google Drive, Dropbox, Box e iCloud permitem que os usuários armazenem e compartilhem grandes arquivos facilmente na internet. Enquanto “nuvem” é a palavra de ordem técnica do ano, muitos empresários ainda estão receosos sobre a eficiência e segurança da Computação em Nuvem. Um estudo recente realizado pela Wakefield Research mostra algumas estatísticas surpreendentes entre os consumidores da computação em nuvem:

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Benefícios da Computação em Nuvem para Pequenas e Médias Empresas

Sempre que um ano novo começa, especialistas fazem previsões e indicam tendências em cada área. Em 2013, ninguém deixou a Computação em Nuvem de fora das listas relacionadas à TI para empresas. Nenhuma novidade, já que há alguns anos o serviço só cresce no mundo todo e os empresários estão cada vez mais interessados e confiantes. Geralmente, as pesquisas e textos que abordam esta tecnologia tratam de – e falam para – grandes empresas, mas as pequenas e médias empresas (PMEs) estão ganhando atenção e considerando migrar para a nuvem também.

No ano passado, uma pesquisa encomendada pela Microsoft e conduzida pela Edge Strategies entrevistou tomadores de decisões do mercado de TI de mais de 3 mil PMEs em 13 países. No Brasil, 33% das 250 empresas entrevistadas são usuárias de nuvem e 45% afirmaram que devem utilizar o serviço até 2015. A adoção da computação em nuvem pelas PMEs deve duplicar no país durante este período – e triplicar no mundo todo. Isto por que o serviço apresenta benefícios reais para este tipo de empresa, às vezes até maiores do que para as grandes empresas:

“Já passou o tempo em que as grandes corporações eram as únicas a possuir serviços de TI de última geração”, diz Victor Baez, gerente de pequenas e médias empresas e canais da Microsoft Brasil. “A computação em nuvem coloca as pequenas e médias empresas em igualdade de condições de estrutura tecnológica, ajudando-as a competir em um ambiente de negócios com rápidas mudanças”, acrescenta o executivo.

A computação em nuvem é capaz de entregar mais do que as pequenas e médias empresas precisam – operações mais baratas e rápidas, além de melhor fusão de informações, vitais para praticamente qualquer dispositivo. A pesquisa indica que 62% das empresas entrevistadas que utilizam os serviços em nuvem relatam benefícios significativos de produtividade em TI.

Fonte: Convergência Digital

O baixo custo para implantar e manter uma tecnologia de ponta é apresentado como a principal vantagem para as PMEs. A redução de custos ocorre tanto em termos de  investimento inicial, tanto nos custos operacionais, recursos de TI e gasto de energia. Uma pesquisa realizada pela IDC indicou que quase toda PME que usa serviços de computação em nuvem economiza dinheiro, a maioria entre 10% e 20%. Mas existem  outras vantagens, como cita um artigo publicado no jornal inglês The Guardian (em tradução livre):

Empresas podem usar a computação em nuvem para administrar uma variedade de funções de front e back-end. Soluções para negócios baseadas na nuvem, conhecido como “software como serviço” (SaaS), oferecem uma gama de recursos de contabilidade e humanos, para marketing e mídias sociais, e tudo o mais que for necessário.

Os softwares baseados na nuvem são muitas vezes mais fáceis de usar, mais rápidos de implantar e proporcionam uma flexibilidade muito maior do que as soluções que precisam ser instaladas e mantidas, especialmente para as PMEs, que são muito pequenas para uma ter equipe exclusiva de TI.

 Outra característica do serviço em computação em nuvem que faz diferença para PMEs é a flexibilidade na contratação do serviço. A empresa paga pelo que precisa, e se necessitar de mais no futuro, basta aumentar – seja o número de usuários, a capacidade de armazenamento ou o processamento de dados. Junto a isso tudo, estão as vantagens habituais da computação em nuvem, como acesso de qualquer lugar e maior segurança dos dados, sem o risco de perder informações por causa de problemas de hardware.

As PMEs podem se beneficiar muito com a computação em nuvem, utilizando as soluções para incrementar a comunicação interna, a produtividade, a organização da empresa e o atendimento aos clientes, por exemplo. Empresários de todo o mundo já perceberam as vantagens e estão adotando o serviço – confirmando as tendências e previsões.

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Batalha nas nuvens: G Suite x Office 365

O G Suite tem sido fortemente reconhecido por empresários. Ele geralmente é utilizado para videoconferência, chat, apresentação de slides e edição colaborativa de documentos na nuvem. Introduzido há aproximadamente seis anos, este serviço foi desenvolvido inicialmente para start-up’s e pequenas empresas. O Google não planejava que grandes empresas também tivessem interesse no G Suite.

Entre os clientes recentes do G Suite estão o US Interior Department e a Hoffman-La Roche. Cada uma destas companhias tem aproximadamente 80 mil usuários do G Suite. Especialistas acreditam que a popularidade do serviço deve-se à migração das empresas para a nuvem e o preço competitivo, de acordo com a analista da International Data Corporation Melissa Webster, o Google vai ganhar força este ano, pois haverá muita colaboração e conteúdo na nuvem.

O valor das licenças variar um pouco, mas no caso do Google for Work, a empresa é simples e direta, negociando um valor por usuário, funcionando como um software com serviço tradicional (SaaS), com pagamentos mensais.

Já no caso do Microsoft Office 365, não é tão simples assim. Os pacotes chegam a mais de 5 variações, entre preços, apps e serviços diferentes. A vantagem disso, por um lado, é talvez separar apps que sua empresa talvez não utilize, mas as diferenças de valores não parecem justificar essa atitude. No caso da MS, o conteúdo dos pacotes pode variar bastante.

Pequenas e médias empresas podem utilizar o G Suite desde que tenham avaliado os recursos de segurança do serviço. Muitas dessas empresas terão receio de que sua comunicação e seus dados não estejam seguros na nuvem  e continuarão armazenando suas informações mais sensíveis em seus computadores locais. Para essas questões de segurança, o Office 365 é capaz de armazenar dados no servidor local do cliente e na nuvem. Entretanto, a organização deve estar preparada para pagar mais caro por este recurso.

A computação em nuvem está ganhando popularidade entre profissionais de TI e isso é uma tendência que parece não ter volta. Não há necessidade de atualização do computador local pelo usuário. Quando o usuário estiver online as atualizações já estarão prontas para uso. Porém, o Office 365 disponibiliza atualizações de no máximo um ano atrás. Este recurso é oferecido para aqueles usuários que não optam por atualizações automáticas. O G Suite não possui um recurso como este.

A briga entre as gigantes promete e quem sai ganhando são as empresas que até pouco tempo tinham apenas a Microsoft como opção. Hoje o G Suite é uma ameaça real ao reinado da Microsoft. A grande vantagem do Google é que eles já possuem a Computação em Nuvem em seu DNA e por isso seus serviços já alcançaram uma certa maturidade, mas temos certeza que a inovação não deve parar por ai.

Este artigo é uma tradução de:  Cloud Wars – G Suite vs Office.

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