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Google Sites: Ferramenta para Construção de Sites e Intranets

Fácil de criar, manter e com as características chave do G Suite como colaboração e armazenamento na nuvem: assim é visto o Google Sites por usuários corporativos e pessoais. Quais as vantagens de criar um site utilizando esse serviço e em quais casos seu uso é mais apropriado? Confira a seguir, as respostas para essas perguntas.

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Cloud Computing: segurança nas nuvens

A tecnologia Cloud Computing ganha cada vez mais espaço e notoriedade entre as pessoas. Pela forma diferenciada como se dá o serviço de armazenamento, a ferramenta vem sendo bastante utilizada no ramo corporativo.

As empresas buscam sistemas menos burocráticos, que agreguem praticidade, facilidade e que, consequentemente, otimizem seu tempo com os serviços. Melhoria na comunicação interna e externa, agilidade nos serviços, trabalho colaborativo e redução de custos são alguns dos resultados obtidos pelas empresas que optam pela implantação e utilização da cloud computing.

Assim como qualquer outro recurso, a computação na nuvem requer atenção e cuidado para garantir seu uso da melhor maneira, com eficiência e, acima de tudo, com segurança.

É comum muitos investidores ficarem receosos com relação ao processo de segurança da computação na nuvem. Alguns fatores precisam ser considerados, mas a tecnologia é totalmente confiável.

Três elementos precisam ser considerados para que você tenha uma experiência agradável e segura nas nuvens: confidencialidade, integridade e disponibilidade.

Os dois primeiros dependem basicamente de medidas de segurança, tais como: firewall ativo com bloqueios e rotas definidas para evitar intrusos, manter todos os equipamentos com proteção ativa e atualizada contra vírus, spyware e qualquer tipo de dano ao sistema, além de fazer manutenções constantemente.

Já para garantir a segurança da disponibilidade dos dados, outras medidas são adotadas: certifique – se de usar ferramentas seguras e de confiança. Tenha controle sobre quem e quando acessam determinados documentos, é importante saber o que está sendo falado e compartilhado. Também, é fundamental você ter um provedor de nuvem que garanta a segurança de toda sua infraestrutura.

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[Tutorial] Uma nova maneira de organizar seu Gmail

O Gmail traz uma nova maneira de organizar suas mensagens. Além de marcadores, filtros e estrela, agora também é possível organizar mensagens por certas categorias dentro da caixa de entrada. São elas:

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Três perguntas que você deve fazer ao escolher uma solução de armazenamento na Nuvem

Você já sabe o suficiente sobre a Computação em Nuvem para pequenas empresas e está preparado para começar a utilizar a nuvem para armazenar seus dados. Mas como escolher as soluções adequadas para a sua empresa?

Para ajudá-lo a decidir qual a melhor opção para a sua empresa, um artigo recente do site de TI ZDNet aconselha a fazer as três seguintes perguntas:

Você precisa fazer backup de dados, sincronizar arquivos ou ambos?

É fácil confundir os dois, mas sincronização de arquivos e backup de dados são tecnologias distintas. Uma pequena empresa que está migrando seu armazenamento de dados para a nuvem provavelmente precisa dos dois. Um aplicativo de sincronização de dados oferece uma forma eficiente de compartilhar documentos com outras pessoas e acessar arquivos de trabalho através de um dispositivo mobile ou do computador de casa. Por outro lado, um serviço de backup de dados ajuda a proteger a sua empresa no caso de alguma falha no HD ou perda de seus arquivos de sistema.

Qual hardware você utiliza atualmente para armazenamento local de dados?

As pequenas empresas geralmente começam com o HD externo. Conforme a empresa vai crescendo, ela pode migrar para um dispositivo NAS (network-attached storage) e talvez, um servidor dedicado. O ideal é você ter uma solução dupla: um dispositivo de armazenamento local e armazenamento em nuvem. Caso aconteça algum desastre, o caminho mais rápido para a recuperação de dados pode ser a reparação de arquivos críticos com um backup local e utilizar a cópia da nuvem se o seu dispositivo local estiver danificado. Se você já possui um hardware de armazenamento, como um dispositivo NAS, certifique-se de que todos os serviços de backup na nuvem que você considera são compatíveis com ele.

 

Qual ferramenta de armazenamento na nuvem integra-se com outros aplicativos na nuvem facilmente?

Ao escolher uma solução de armazenamento na nuvem, analise cuidadosamente quais outros aplicativos sua empresa já utiliza ou planeja implementar futuramente na nuvem. Por exemplo, se sua empresa utiliza o Salesforce e o Google Docs frequentemente, você deve procurar um serviço de armazenamento na nuvem que  se integra bem com essas ferramentas.

 

Para uma pequena empresa, a escolha das soluções mais eficazes de armazenamento na nuvem pode ser um desafio. Mas investir um tempo para responder a essas perguntas sobre as necessidades de sua empresa, ferramentas e hardware utilizados e metas de tecnologia pode ajudar a garantir que você selecione os serviços adequados à sua situação.

Artigo original: 3 Questions To Ask When Choosing A Cloud Storage Solution

 

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Pensando em migrar para a Nuvem? Veja como funciona!



Serviços de armazenamento na nuvem, como Google Drive, Dropbox, Box e iCloud permitem que os usuários armazenem e compartilhem grandes arquivos facilmente na internet. Enquanto “nuvem” é a palavra de ordem técnica do ano, muitos empresários ainda estão receosos sobre a eficiência e segurança da Computação em Nuvem. Um estudo recente realizado pela Wakefield Research mostra algumas estatísticas surpreendentes entre os consumidores da computação em nuvem:

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Tutorial – Filtros do Gmail

O e-mail é uma ferramenta central no trabalho. É na nossa caixa de entrada que chegam as tarefas a realizar, compromissos, informações e arquivos importantes. São tantas coisas diferentes no mesmo lugar que, se você não tem controle sobre sua caixa de entrada, ela acaba tomando o controle de você. De repente você está lendo e-mails o dia inteiro, prejudicando sua produtividade. Para evitar que isso aconteça, o Gmail tem algumas ferramentas que ajudam você a organizar a caixa de entrada automaticamente, destacando e-mails importantes e poupando você do trabalho de se desfazer de e-mails irrelevantes.

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Benefícios da computação em nuvem para pequenas e médias empresas

Sempre que um ano novo começa, especialistas fazem previsões e indicam tendências em cada área. Em 2013, ninguém deixou a Computação em Nuvem de fora das listas relacionadas à TI para empresas. Nenhuma novidade, já que há alguns anos o serviço só cresce no mundo todo e os empresários estão cada vez mais interessados e confiantes. Geralmente, as pesquisas e textos que abordam esta tecnologia tratam de – e falam para – grandes empresas, mas as pequenas e médias empresas (PMEs) estão ganhando atenção e considerando migrar para a nuvem também.

No ano passado, uma pesquisa encomendada pela Microsoft e conduzida pela Edge Strategies entrevistou tomadores de decisões do mercado de TI de mais de 3 mil PMEs em 13 países. No Brasil, 33% das 250 empresas entrevistadas são usuárias de nuvem e 45% afirmaram que devem utilizar o serviço até 2015. A adoção da computação em nuvem pelas PMEs deve duplicar no país durante este período – e triplicar no mundo todo. Isto por que o serviço apresenta benefícios reais para este tipo de empresa, às vezes até maiores do que para as grandes empresas:

“Já passou o tempo em que as grandes corporações eram as únicas a possuir serviços de TI de última geração”, diz Victor Baez, gerente de pequenas e médias empresas e canais da Microsoft Brasil. “A computação em nuvem coloca as pequenas e médias empresas em igualdade de condições de estrutura tecnológica, ajudando-as a competir em um ambiente de negócios com rápidas mudanças”, acrescenta o executivo.

 

A computação em nuvem é capaz de entregar mais do que as pequenas e médias empresas precisam – operações mais baratas e rápidas, além de melhor fusão de informações, vitais para praticamente qualquer dispositivo. A pesquisa indica que 62% das empresas entrevistadas que utilizam os serviços em nuvem relatam benefícios significativos de produtividade em TI.

Fonte: Convergência Digital

 

O baixo custo para implantar e manter uma tecnologia de ponta é apresentado como a principal vantagem para as PMEs. A redução de custos ocorre tanto em termos de  investimento inicial, tanto nos custos operacionais, recursos de TI e gasto de energia. Uma pesquisa realizada pela IDC indicou que quase toda PME que usa serviços de computação em nuvem economiza dinheiro, a maioria entre 10% e 20%. Mas existem  outras vantagens, como cita um artigo publicado no jornal inglês The Guardian (em tradução livre):

Empresas podem usar a computação em nuvem para administrar uma variedade de funções de front e back-end. Soluções para negócios baseadas na nuvem, conhecido como “software como serviço” (SaaS), oferecem uma gama de recursos de contabilidade e humanos, para marketing e mídias sociais, e tudo o mais que for necessário.

 

Os softwares baseados na nuvem são muitas vezes mais fáceis de usar, mais rápidos de implantar e proporcionam uma flexibilidade muito maior do que as soluções que precisam ser instaladas e mantidas, especialmente para as PMEs, que são muito pequenas para uma ter equipe exclusiva de TI.

 

Outra característica do serviço em computação em nuvem que faz diferença para PMEs é a flexibilidade na contratação do serviço. A empresa paga pelo que precisa, e se necessitar de mais no futuro, basta aumentar – seja o número de usuários, a capacidade de armazenamento ou o processamento de dados. Junto a isso tudo, estão as vantagens habituais da computação em nuvem, como acesso de qualquer lugar e maior segurança dos dados, sem o risco de perder informações por causa de problemas de hardware.

As PMEs podem se beneficiar muito com a computação em nuvem, utilizando as soluções para incrementar a comunicação interna, a produtividade, a organização da empresa e o atendimento aos clientes, por exemplo. Empresários de todo o mundo já perceberam as vantagens e estão adotando o serviço – confirmando as tendências e previsões.

 

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3 passos para começar a organizar arquivos com o Google Drive

O Google Drive é um serviço valioso para quem precisa organizar os arquivos e pastas e agilizar o trabalho de uma empresa. Com ele, é possível criar novos documentos, planilhas e apresentações, editá-los, compartilhar com os colegas de trabalho e acessar de qualquer lugar, tanto pelo computador quanto pelo smartphone.

Neste tutorial, nós vamos mostrar como começar a utilizar o Google Drive para colocar tudo em ordem na sua empresa. Você vai aprender a acessar o Google Drive, a instalar o Google Drive no seu computador e a sincronizar seus arquivos.

 

1. Acesse o Google Drive na Web

No seu navegador, acesse drive.google.com e faça o login

 

Login Google Drive

Este é o seu Disco. Todos os seus arquivos poderão ser acessados a partir desta página. Na primeira vez que você usar o Google Drive na web, você verá uma página de Boas-vindas parecida com esta:

 

 

Boas vindas Google Drive

 

 

 2. Instale o Google Drive no seu computador

Faça do download do Google Drive para PC ou Mac clicando no botão azul, ou no o link “Baixar o Google Drive” no menu do lado esquerdo.

Baixar Google Drive

Depois, Siga estes passos para instalar o Google Drive.

Isso permite que você sincronize arquivos do seu computador para o Google Drive na web, o que lhe dá acesso a seus arquivos em qualquer dispositivo, a qualquer momento. A sincronização é automática – você não tem que fazer nada além de se conectar à Internet.

Você também poderá criar e editar Documentos e Apresentações do Google sem precisar estar conectado à internet, aprenda como fazer neste tutorial.

 

3. Sincronize arquivos do seu computador para a web

Durante a instalação do Google Drive no seu computador, você escolheu um local em seu disco rígido para a pasta ”Google Drive”. Qualquer coisa que você adicionar à pasta “Google Drive” no seu computador irá sincronizar automaticamente para o “Meu Disco” na web e nos seus dispositivos móveis. Tudo o que você precisa fazer é mover ou salvar os arquivos na pasta “Google Drive”.

Para ter mais segurança ainda na nuvem, confira um artigo sobre certas permissões ao compartilhar um documento. Você terá ainda mais segurança com suas informações!

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Como gerenciar seus documentos no Drive?

Crie e organize suas pastas

Você pode criar pastas como desejar. Se você já usa o novo template do Google Drive, basta clicar em “Novo”, escolher a opção “Pasta”, nomeá-la e salvar. Parece simples, mas pode ficar ainda melhor se o título atribuído a ela for claro e específico. Por exemplo:

Se você deseja criar uma pasta para arquivar comprovantes antigos de pagamento de contas e documentos pessoais, ao invés de usar um nome genérico como “Comprovantes” prefira “Comprovantes e Documentos Pessoais” ou “Comprovantes e Documentos da Família”.

Atente-se para não salvar todos os arquivos aleatoriamente para não gerar confusão. Crie subpastas — para o caso das contas — com o mês e ano de referência, por exemplo: “JAN_2014” e assim por diante. As pastas que armazenarão cópias de documentos pessoais devem aparecer com o nome daquele a quem pertencem os arquivos, como: “Doc. João”, “Doc. Marília”, etc.

Com essa postura, ficará mais organizado e, consequentemente, ganhará tempo ao buscar arquivos do seu interesse.

Já que você está buscando entender mais sobre o Google Drive, separei alguns truques da ferramenta que você precisa conhecer melhor. Garanto que facilitará o seu trabalho!

Utilize as cores

As cores sempre foram de grande ajuda no quesito gestão e organização. Todas as pastas criadas no Drive podem receber cores diferentes. Essa estratégia é uma ótima forma de categorizá-las. Uma sugestão é que você atribua cores aos setores — e pastas — da sua vida, da seguinte maneira:

  • Azul: para todas as pastas que contêm arquivos de uso profissional;
  • Verde: para aquelas que contêm documentos financeiros e pessoais, como contas, recibos, extratos e planilhas;
  • Amarelo: para tudo que for relacionado à sua casa e família.

Além de tornar sua página principal do Drive bem colorida, esse processo facilita a visualização e a busca por documentos. Aos poucos você irá memorizar e associar cada cor a seu assunto.

Se quiser conhecer mais recursos e aprender mais, acesse o canal da Qi Network no Youtube. Lá, você vai encontrar muito conteúdo qualificado!

Até breve.

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G Suite traz 329% de ROI, segundo a Forrester

… Para empresas de grande porte.


Empresas que avaliam o custo do G Suite devem estar cientes de um novo relatório da Forrester. O relatório intitulado “O impacto econômico total do G Suite: Análise e inquérito da Indústria” aponta que as grandes empresas podem atingir um ROI ajustado à marca impressionante de 329% e um break-even point de 1,4 meses. Sim, se o relatório é confiável, em um trabalho de seis semanas, uma empresa será capaz de recuperar todo o seu investimento e, possivelmente, continuar salvando enormes quantias em dinheiro através da comunicação do Google, baseada na nuvem e em pacotes de colaboração.

Nós seremos breves e vamos mencionar que a Forrester é uma empresa modelo, que possui 18mil funcionários. Desta forma, o estudo aplica-se às grandes empresas.

Descobertas

A seguir, acompanhe as principais conclusões do relatório:

  • Ajustado à marca ROI de 329% – Isto significa que para cada dólar que as grandes empresas investem no G Suite, é recuperado o triplo.
  • Valor Líquido presente (VPL, em inglês) de 10,1 milhões de dólares, assumindo um investimento inicial de US $ 428 mil em serviços como gerenciamento de mudanças, teste, piloto e apoio inicial.
  • Período de retorno (break-even) de 1,4 meses, um dos números mais impressionantes deste novo estudo.
  • O ganhos em produtividade do usuário final foram três vezes maior que a redução de custos. Os usuários finais afirmam ter obtido vantagens em eficiência não só no Gmail, mas melhorias de produtividade globais por usar outros componentes do G Suite, como o Google Docs e o Calendar.
  • O aumento ou substituição de uma solução de e-mail existente é reconhecido como o mote por trás da decisão da empresa. Mesmo que a colaboração seja significativa, sua gestão in-house é o ponto fraco de muitos departamentos de TI.
  • A transição para o Gmail empresarial foi mais suave para os usuários que já utilizavam o Gmail pessoal. Esta é uma conclusão bastante óbvia e destaca um ponto de venda que o Google tem há um tempo. Quase todas as funcionalidade do G Suite estão disponíveis para uso pessoal e é gratuito para instituições de ensino. Assim, fica mais fácil para os usuários aceitarem o G Suite como uma ferramenta de negócios.
  • Redução de custos de manutenção é apresentado como um dos principais benefícios. A estratégia de faturamento mensal do G Suite também reduz a pressão sobre o fluxo de caixa.


Todo este novo estudo significa que o Google e seus revendedores do G Suite têm ferramentas adicionais de Marketing à sua disposição. Diretores de TI que resistem ao modelo de e-mail e colaboração baseado na nuvem não podem ignorar este estudo e terão de fazer mais para justificar a necessidade de ficar com uma solução de servidor local.

Este último relatório é a atualização de um estudo prévio realizado pela Forrester desde 2010, que pontuou um ROI ajustado à marca de 307% e um ponto de equilíbrio de 7 meses.

Observações & metodologia

Seguem algumas observações sobre como o estudo foi realizado:

  • O estudo foi encomendando pela própria Google. Apesar de trazer uma perspectiva de si mesmos, seria ótimo ver um estudo independente, como um que comparou o G Suite com o Microsoft Office 365.
  • Nomes de clientes foram fornecidos pelo Google. Será que há uma seleção de perspectiva aqui? Enquanto isso, maiores detalhes sobre a metodologia de pesquisa podem ser encontrados no próprio documento. Encontramos alguns pontos interessantes:

– A Forrester estrevistou cinco organizações que utilizam o G Suite ao redor do mundo.
– Os analistas consultaram 200 profissionais de TI e usuários finais, representando diferentes organizações e mais de 20 indústrias diferentes que migraram para o G Suite. O estudo prévio iniciado em 2010 incluiu mais de 600 profissionais de TI e usuários finais.

Para maiores esclarecimentos, nós estamos citando os dois estudos:

E você, o que pensa disto?
Qual a sua opinião sobre o estudo? Você considera esses dados confiáveis? Nós gostaríamos de ouvir sua opinião, principalmente funcionários de grandes empresas que migraram para o G Suite.

Este artigo é uma tradução de: Forrester: G Suite brings 329% ROI

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Conheça o Labs do Gmail

O Labs é um conjunto de ferramentas que ajudam você a ter a melhor experiência possível com o Gmail. Os recursos de ativação simples foram elaborados pensando, acima de tudo, em trazer praticidade à vida dos usuários.

 

Conheça alguns recursos do Labs:

 

1.Primeiro, encontre o Labs nas configurações

Abra as configurações do Gmail clicando no ícone da engrenagem no canto superior esquerdo da sua caixa de entrada e, em seguida, em “configurações”. Você verá “Labs” ao lado direito da lista.

 

configuracoes gmail

labs

 

 

2. Em seguida, habilite o Labs

Percorra a lista dos Labs ativados  e ative ou desative cada item. Você precisará salvar suas preferências após realizar suas mudanças. 

labs ativar

 

3. Chat ao lado direito

É exatamente o que você está pensando. Esta opção move o seu chat do lado esquerdo para o lado direito da sua caixa de entrada. Isto pode desconfigurar sua caixa de entrada, mas se você ampliar sua janela (ou utilizar dois monitores), você não deve ter muitos problemas.

O chat ao lado direito libera uma propriedade valiosa do lado esquerdo da lista de marcadores e outros Labs úteis.

chat gmail

 

4. Gadget do Google Agenda

Com este recurso, você visualiza informações instantâneas na tela de sua caixa de entrada. Embora esta ferramenta não seja ideal para planejamentos de longo prazo, ela permite que você confira sua disponibilidade do dia para as reuniões de última hora ou um convite para um café.

gadget google agenda

 

5. Gadget do Google Docs

Você provavelmente tem alguns documentos aos quais se refere uma vez ou outra. O Gadget do Google Docs exibe seus docs acessados recentemente no canto esquerdo, na sua janela da caixa de entrada. Com apenas um clique, você pode acessá-los da próxima vez que precisar olhar algo, poupando você de ter de procurá-lo no docs.

gadget google docs

 

6. Enviar & arquivar / Avanço automático

Estes dois labs são particularmente bem preparados para lidar com caixas de correio compartilhadas, ou para aqueles que processam milhares de e-mails.

O Enviar & Arquivar arquiva seus e-mails enviados e os originais, limpando sua caixa.

O Lab Avanço automático permite que você especifique como deseja que o Gmail aja após uma ação realizada por você em um e-mail. Ele pode abrir a mensagem seguinte ou levá-lo de volta à caixa de entrada.

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7. Respostas predeterminadas

Esta é outra ferramenta útil para aqueles que têm de lidar com muitos e-mails repetitivos. Você pode salvar uma resposta genérica e inseri-la em um novo e-mail, se for necessário.

Observação: Ao salvar uma nova resposta predeterminada, o programa captura qualquer coisa que esteja na janela. Então, se você precisa iniciar um e-mail completamente em branco.

 

Labs – melhorando o funcionamento das empresas

O Labs pode fazer você ganhar tempo e segurança dentro de seu ambiente de trabalho, com os recursos como o citado acima, respostas automáticas, tornar a opção “responder a todos” um padrão e o ajuste de assinaturas, que insere sua assinatura antes do texto citado nas respostas e remove aquela habitual linha divisória “–“.
Existe também um recurso que pode cancelar e-mails enviados, no caso de envios acidentais.

É importante ressaltar que pode haver instabilidade no funcionamento, assim como na exibição desses extras, e que os que funcionam perfeitamente são promovidos a recursos regulares.

 

Parte deste artigo é uma tradução de: http://mashable.com/2013/01/18/best-gmail-labs/  
Outras referências:
Suporte do Google
Dicas do Google – Melhores Labs empresariais no Gmail
Algumas imagens desse post são retiradas do próprio Labs do Google.
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