Como funciona o backup na nuvem do G Suite?

O backup é fundamental para evitar a perda de dados, processos e documentos de uma empresa. Conhecido como o armazenamento de dados em um outro ambiente, o procedimento é uma das bases principais da segurança de dados de uma organização. No entanto, mesmo com o avanço dos sistemas cloud, muitos profissionais de TI ainda possuem dúvidas relacionadas ao backup na nuvem: é realmente seguro? Como os dados são mantidos? Quem pode recuperar os arquivos?

Neste artigo, vamos explicar como acontece o backup no G Suite e a importância do processo. Confira.

Backup na nuvem no G Suite 

O backup na nuvem para grandes empresas pode ser realizado com a ferramenta Google Vault, disponível nas licenças Business e Enterprise do G Suite. Embora muitas pessoas considerem o Google Drive como um sistema de backup, é importante ressaltar que a plataforma funciona como um repositório das informações, e quem irá fazer o backup na nuvem é o Vault. Isso porque o backup está associado a normas e procedimentos específicos.

De modo prático, as grandes empresas devem seguir normas de retenção legal e outros itens impostos pela LGPD. Assim, a ferramenta que atende as normas e regras de DLP (Data Loss Prevention) e faz o backup na nuvem no G Suite é o Google Vault. Por meio dela, é possível recuperar desde arquivos armazenados no Drive, até conversas e e-mails trocados entre os colaboradores, mesmo que os mesmos tenham sido excluídos. Tudo isso amplia a segurança e o controle para a organização.

G Suite Basic

No caso da licença Basic do G Suite, o armazenamento de dados é realizado com extrema segurança no Drive. Contudo, a plataforma funciona mais como um repositório de arquivos na nuvem do que propriamente um sistema de backup.
O G Suite permite que os usuários acessem as informações armazenadas por meio do compartilhamento de arquivos ou por acesso direto ao Drive. Os arquivos que não forem apagados ficarão disponíveis por tempo indeterminado.  Adicionalmente, no  G Suite Basic também é possível restaurar arquivos que foram excluídos nos últimos 25 dias. Após esse prazo, os arquivos serão excluídos definitivamente.

Como funciona e recuperação de arquivos no G Suite Business e Enterprise

O sistema de recuperação permanente de arquivos do G Suite é disponibilizado nas suas versões Business e Enterprise, com a ferramenta Google Vault. Trata-se de um aplicativo de retenção de dados e auditoria, sendo considerado uma ferramenta de e-discovery (recurso que realiza a busca de dados para utilização como evidências em processos criminais ou para recuperação de informações).

O Vault armazena todos os arquivos, conversas e atividades executadas  pelos usuários por tempo ilimitado, inclusive de todos os arquivos deletados do Google Drive. Assim, mesmo após 10 anos da saída de um funcionário, por exemplo, a empresa ainda poderá recuperar documentos e arquivos salvos no Drive da instituição.

Com esse recurso as empresas realizam automaticamente o backup na nuvem, viabilizando a recuperação e verificação dos arquivos e documentos, de acordo com nome do usuário, data, palavra-chave, entre outros filtros. O Vault também realiza o backup do histórico de conversas do Google Hangouts, em todas as contas do domínio e, tendo total acesso aos grupos e conversas individuais trocadas entre os usuários.

Além disso, o backup das informações pode ser realizado conforme as regras do administrador, que as organizará da maneira que preferir. É possível definir configurações avançadas para armazenar os documentos, mantendo todas os e-mails acessíveis para o administrador, por exemplo. O administrador também pode aplicar as regras de prevenção contra perda de dados (DLP, na sigla em inglês).

Não só o backup na nuvem de dados pode ser viabilizado pelo Vault, mas também a auditoria dos usuários. Assim, o administrador consegue visualizar tudo o que o usuário realizou dentro do G Suite em determinado período. Isso é importante principalmente em ações judiciais, na recuperação de documentos, contratos ou processos executados.

Tecnologia HDFS

O Google atua com uma tecnologia própria, baseada na tecnologia do HDFS (Hadoop Distributed File System), desenvolvida pela Hadoop, plataforma de software em Java, voltada para clusters e processamento de grandes volumes de dados. Além de ser uma tecnologia altamente segura e voltada para a minimização de falhas, ela é extremamente rápida, se comparada a outras tecnologias de armazenamento. Em poucos segundos é possível recuperar os arquivos, com o uso do Google Vault. 

Ao armazenar os dados, a arquitetura HDFS quebra essas informações em blocos separados, distribuindo-as em diferentes nós em um cluster, possibilitando um processamento paralelo dos dados de forma muito mais ágil. 

Outra vantagem da HDFS é que ela replica cópias das informações várias vezes e as distribui em nós individuais, colocando pelo menos uma cópia em um servidor diferente. Assim, se acontecer alguma quebra em algum nó, os dados podem ser encontrados em outro local, garantindo que o processamento continue enquanto esse dado é recuperado.

Resumindo 

Os três principais benefícios do backup na nuvem são:

• Estabilidade: Contando com uma empresa conceituada para realizar o backup na nuvem, como o Google, os dados da sua empresa estão muito mais seguros que em mídias e outros equipamentos físicos. Um HD, por exemplo, é bastante sensível a quedas e outros impactos, e caso isso aconteça, todos os dados podem ser perdidos.

• Custos: Servidores físicos possuem alto custo de instalação e manutenção. Já um serviço de backup na nuvem é feito sob demanda, sendo proporcional ao uso de dados. Além disso, no caso do G Suite Business e Enterprise, não há custo adicional de armazenamento, pois ambos contam com espaço ilimitado para todos os usuários, inclusive de arquivos apagados.

• Controle de acesso: Apenas os administradores do sistema podem acessar os dados armazenados pelo Vault. Todo o acesso é reforçado pelos sistemas segurança para controle de acesso do Google.

Especialistas para backup na nuvem

Para configurar o backup na nuvem e entender os processos que podem ser realizados pelo administrador do G Suite, principalmente contando com as regras de compliance do Vault, é fundamental contar com o apoio de especialistas no sistema, como a Qi Network, parceira Premium do Google. Além de apoiar na migração para a plataforma, auxiliamos as empresas na organização dos seus dados e documentos legados, e realização de backup para os administradores.

Para saber como podemos ajudar a aumentar a segurança de dados da sua empresa, entre em contato conosco.