Publicado em 18 outubro 2016

O avanço tecnológico facilita o cotidiano profissional, sobretudo para quem lida com gestão de contabilidade, planejamento e controle financeiro.

Um exemplo é o G Suite, um conjunto de ferramentas que podem ser acessadas por computador, tablet ou smartphone e contribuem para os processos contábeis de muitas empresas.

Portanto, vamos deixar de lado as velhas práticas manuais que elevam a probabilidade de erros. Aqui, você pode conhecer algumas vantagens desses excelentes aplicativos para a gestão de negócios.

Por que usar os aplicativos do Google?

Basicamente, porque eles possibilitam uma administração mais assertiva e eficaz, integrando os elementos fundamentais para o controle das finanças. Promovem também um armazenamento de documentos confidenciais com segurança na nuvem.

Descobrindo as principais utilidades do G Suite, você vai assegurar maior agilidade e acompanhar o desempenho de cada setor interligados ao financeiro, incluindo funcionários e clientes.

Confira: 5 motivos para sua empresa fazer a digitalização de documentos!

Agenda moderna

Foi-se o tempo das agendas encadernadas em brochura ou arame. Hoje, tudo é digital. E já que tempo é dinheiro, através do Google Agenda, você pode criar e gerenciar a agenda de seus colaboradores e inserir uma programação inteligente de reuniões, compromissos ou eventos.

Esse aplicativo valioso também sincroniza agendas em grupo, lembra de contas a vencer ou prazos de encargos tributários, verifica a disponibilidade dos locais de reunião e ainda reserva projetores e equipamentos.

Núcleo de documentos financeiros

Não é novidade que a boa gestão financeira depende da integração de muitos dados. E para automatizar processos, ganhando agilidade, por exemplo, para encontrar diários de finanças ou notas fiscais, a melhor maneira é armazená-los digitalmente em um local acessível para empresa e cliente.

No Google Docs, você controla ou desfaz alterações nos documentos; e cria e compartilha arquivos mesmo offline (pelo navegador Chrome), selecionando grupos ou participações individuais. Com isso, você gerencia quem pode visualizar e inserir comentários, garantindo a confidencialidade na troca de informações financeiras.

Sabe aquele orçamento que precisa ser preenchido com urgência? Ele pode ser feito com a atuação conjunta de funcionários, independente de onde estiverem.

Além disso, aquele arquivo em PDF que precisa ser modificado é convertido pelo Google Docs para um formato aberto, promovendo a desburocratização das operações contábeis habituais.

Planilhas e formulários fiscais

Todo mundo que trabalha com cálculos sabe que criar e preencher formulários é uma das tarefas mais comuns. Para isso, existem o Google Planilhas e o Google Formulários que facilitam o dia-a-dia atribulado de quem utiliza fórmulas.

Também é comum que os setores financeiros enviem formulários para adquirir informações sobre os clientes, o que demanda muito tempo de trabalho. Por isso, o Google Forms é imprescindível, já que você recebe as respostas em tempo real.

Com praticidade semelhante a copiar e colar uma informação, eles facilitam a criação e o compartilhamento de planilhas, tabelas e gráficos compatíveis com o Excel, especialmente desenvolvidos para empresas. É possível assim padronizar informações e emitir relatórios mais profissionais com rapidez e agilidade.

Apresentações corporativas

Você possui algum receio de falar em público diante de uma reunião ou evento empresarial? Esse medo cai drasticamente conforme a pessoa se prepara e domina o conteúdo da apresentação.

É nessa hora que o Google Apresentações (Slides) pode te ajudar, garantindo o planejamento ágil da exposição. Por meio dele, você pode criar e editar apresentações em equipe, sem precisar do Power Point, além de contar com gráficos, textos ou animações criativas e simplificadas.

Maior interação

Muitas empresas restringem o uso de aplicativos de mensagens instantâneas no ambiente de trabalho. No entanto, existe o cliente ultramoderno, que só se relaciona por meio de chats ou aplicativos virtuais.

Com o Google Hangouts, você pode fazer chamadas de voz e videoconferências, em tempo real, com até 25 participantes, além de enviar mensagens e arquivos.

Aposto que você gostou das dicas para começar a usufruir as funcionalidades que os aplicativos do G Suite oferecem para sua empresa. Mas antes, aprenda como ele pode te ajudar a promover uma gestão de empresas mais eficiente.

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