eSocial: como o G Suite simplifica os novos processos e a organização de documentos

Em vigor desde o início de janeiro de 2018, o eSocial é um sistema do Governo Federal que visa integrar o envio de documentos fiscais, trabalhistas e tributários das empresas em uma única plataforma online. O programa previsto pelo Decreto nº 8.373 é obrigatório para todos os empreendimentos de pequeno a grande porte, com prazos diferentes para adesão de acordo com o faturamento registrado. Até 2019, espera-se que todas as organizações se adaptem aos processos de cadastro e envio de documentos.

O principal objetivo desse programa é reduzir a burocracia, diminuir erros e o retrabalho dos profissionais. Com o eSocial, as empresas terão de adotar novas rotinas para o cumprimento dos prazos de envio para cada modalidade de evento registrado. São tais processos que irão impactar diretamente a cultura organizacional, que deve ser cada vez mais digital, transparente e colaborativa entre os funcionários, líderes e gestores.  

Para se adequar ao eSocial e cumprir adequadamente todas as etapas, desde o cadastro inicial, é necessário providenciar:

• uma assinatura eletrônica gerada por uma Autoridade Certificadora, que dará validade jurídica aos arquivos enviados (obrigatório);
• sistema de gestão e armazenamento dos dados (opcional, mas extremamente necessário).

Além de conhecer cada etapa do eSocial, os tipos de eventos que deverão ser notificados e os prazos de envio dos documentos, os gestores devem buscar tecnologias de apoio que facilitem suas atividades. Nesse artigo, vamos abordar como as ferramentas do G Suite podem ser usadas na organização e simplificação dos processos e demandas do eSocial.

Armazenamento e gerenciamento facilitado de arquivos do eSocial com o Google Drive

O excesso de processos manuais, bem como, o grande volume de informações descentralizadas e não eletrônicas são alguns dos principais desafios na adaptação das organizações ao eSocial, de acordo com a “Pesquisa eSocial e EFD-Reinf” da KPMG. Estes fatores evidenciam a urgente necessidade de modernização e digitalização das empresas, não apenas para atender obrigatoriedades do eSocial, mas para manter a competitividade de mercado e aumentar a produtividade dos colaboradores.

Com os serviços de armazenamento em nuvem, os colaboradores podem realizar a guarda segura de documentos em uma única plataforma online, concentrando e organizando os arquivos. A descentralização e a guarda de registros de forma manual ou em servidores físicos é um processo improdutivo, uma vez que o eSocial prevê a unificação dos dados em uma plataforma online. Com a guarda de arquivos em pastas físicas por cada um dos colaboradores responsáveis, por exemplo, o contador e o gestor de departamento pessoal, podem ocorrer diferentes problemas, como a perda e o extravio de dados.

Para evitar o retrabalho e as dificuldades de organizar os documentos previstos pelo eSocial, os responsáveis devem adotar ferramentas em nuvem, como o Google Drive. O sistema de armazenamento do G Suite tem o espaço com mais de 15Gb, que pode ser ampliado conforme a necessidade da instituição.

Uma das maiores vantagens do Drive é que além de guardar arquivos recebidos por e-mail ou digitalizados em equipamentos adequados, os usuários podem criar documentos online que facilitam a gestão e organização dos dados para o eSocial. Um exemplo, é a elaboração de formulários específicos e tabelas para verificação das informações e cadastros dos funcionários. Outras vantagens do Google Drive para o eSocial são:

• organização de documentos por pastas online;
• definição de privacidade para os arquivos entre os colaboradores da equipe;
• compartilhamento de dados entre os diferentes setores e, se necessário, com colaboradores externos, como contadores;
• segurança no armazenamento e compartilhamento dos dados;
• facilidade na gestão e administração dos arquivos.

Junto ao Google Drive, com o G Suite é possível ter acesso a outras ferramentas colaborativas, como o Gmail e o Hangouts, que ampliam a comunicação e a transparência entre as equipes. Esses aspectos são fundamentais para atender as obrigatoriedades do eSocial. Mais do que uma nova plataforma para o envio de arquivos, o eSocial propõe um novo modelo de gestão e organização de equipes.

 

Controle e análise de dados: o futuro do RH

Os dados armazenados podem ser usados de forma estratégica na gestão de pessoas, pensando em benefícios para a equipe e ações específicas que melhorem o ambiente de trabalho. A análise de dados e informações coletadas pelo RH é uma das grandes tendências das instituições que estão passando pelos processos de transformação digital.

De acordo com o relatório Tendências Globais de Capital Humano, publicado pela Deloitte em 2018, mais de 70% dos entrevistados estão buscando meios de analisar dados de gestão de pessoas. Tais informações podem vir de diferentes bases de dados, como mídias sociais, dados integrados de RH e sistemas financeiros. Esse controle mais intenso pode favorecer a tomada de decisões estratégicas para os negócios, visando o melhor desempenho dos colaboradores e a redução do turnover, por exemplo.

No Brasil, o eSocial se apresenta como uma rica base de dados que poderá auxiliar os gestores na análise e controle de informações das empresas. Por esse motivo, é fundamental usar tecnologias que promovam a organização dos documentos com eficiência e segurança e, ainda, ofereçam outros benefícios para avaliação dos dados e promoção de uma cultura digital.  

Nesse sentido, os gestores e líderes podem aproveitar o conjunto completo de soluções do Google Suite para gerar um ambiente cada vez mais ágil e eficiente.

Ficou com alguma dúvida sobre o uso do Google Drive e o eSocial? Entre em contato agora mesmo com os especialistas da Qi Network, parceira Premier do Google no Brasil.

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