Publicado em 11 Março 2015

Diante de um mercado tão competitivo, as empresas devem se manter sempre atualizadas com as novidades tecnológicas, ganhando mais produtividade e eficiência. Mas para isso deve haver planejamento, já que os recursos disponíveis para ajudar na rotina de trabalho podem acabar tendo o efeito inverso, impedindo o bom andamento do trabalho.Em muitos casos a principal ferramenta utilizada pelas empresas para a comunicação com os clientes e parceiros é o e-mail. É de fato muito útil, pois o uso é simplificado e é extremamente eficiente. Hoje é possível acessar e-mails em casa, no trabalho, no ônibus ou no metrô, utilizando o smartphone, notebook, tablet, etc. Mas o uso desse recurso deve ser feito com cuidado, porque a má utilização pode atrapalhar a sua rotina, além de dificultar a tarefa a qual ele está proposto, que é a troca de informações com maior agilidade.

Uma das maiores dificuldades é o gerenciamento dessas mensagens. O que ocorre com frequência é o colaborador passar muito tempo respondendo as mensagens, atrapalhando a sua rotina diária, ou não as responde de forma satisfatória, tendo que reenviá-las ou explicá-las melhor em outro e-mail.

Resultado de imagem para email icon Existem algumas maneiras de otimizar o uso do e-mail: 

  1. Cada mensagem deve tratar de um único assunto, mantendo a objetividade;
  2. Utilizar de forma correta o campo “Assunto”, sendo claro e sem muita informação;
  3. Seja cuidadoso com os anexos, anexos grandes podem dificultar o encaminhamento das mensagens;
  4. Cuidado com a lista de pessoas que estão sendo copiadas, além do risco de estar mandando uma mensagem para alguém que não deveria lê-la, é indesejado receber um e-mail a qual você não faz parte do que está sendo discutido;
  5. Responda de forma rápida, não deixe um e-mail dias sem ser respondido;
  6. Utilize o G Suite para aumentar a produtividade;

A Google, empresa multinacional de serviços online e de software, criou uma linha de produtos corporativos denominada G Suite que está ajudando as empresas a diminuírem os seus custos de operação e otimizar as suas atividades do dia a dia. Um desses aplicativos é o já conhecido Gmail, com um toque empresarial. O Google oferece um serviço diferenciado em que você pode utilizar o e-mail da sua empresa com o Gmail. Ou seja, você pode trabalhar com os e-mails do seu domínio através do Gmail. E ainda oferece 30GB de armazenamento por usuário, um filtro de spam avançado, compatível com diversos softwares de gerenciamento de e-mails e dispositivos, tem uma disponibilidade de até 99,9% e a facilidade de migração das suas mensagens de outros serviços. Tudo isso a um custo reduzido.

Além de todas essas vantagens, que certamente potencializará as trocas de mensagens, o Google disponibiliza para o gestor ou administrador ferramentas que facilitam ainda mais as configurações e o gerenciamento do ambiente. E isso tudo pode ser sincronizado com outros serviços do Google, como o Drive, a Agenda ou Hangouts.

Agora que você conhece um pouco mais sobre essa plataforma criada pelo Google, entre em contato com a QI Network pelo site www.qinetwork.com.br. A QI Network é uma empresa especializada em soluções G Suite e ainda disponibiliza um teste gratuito de 30 dias da plataforma para você perceber na prática todos os benefícios propostos e se familiarizar com essa incrível ferramenta.

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