Publicado em 9 outubro 2018

As inúmeras vantagens e possibilidades de integração e personalização dos serviços de cloud computing da Google tem levado cada vez mais empresas a efetuar a migração do Office 365 para o G Suite. Tal processo é acompanhado por uma série de mudanças e adaptações, principalmente da cultura organizacional. Para garantir a eficiência e uma migração suave, é fundamental estabelecer um planejamento e buscar especialistas que possam auxiliar a definição de estratégias para os negócios.  

Inicialmente, alguns usuários podem sentir diferença na mudança entre os sistemas, principalmente nos layouts das ferramentas e nos processos de trabalho. Podemos comparar essa mudança a troca de um carro usado por um modelo mais moderno. O motorista que dirige há anos, e já estava acostumado com o carro cheio de vícios e limitações pode até estranhar as características do novo automóvel; mas em pouco tempo irá perceber que o novo carro se desloca com muito mais segurança, espaço, velocidade e conforto.

O mesmo pode ser aplicado à realização de tarefas com o G Suite. Muitos usuários estão habituados com os softwares tradicionais do Office que vêm instalados nos computadores mais populares e por isso preferem utilizar o sistema do Office 365, que mantêm a mesma aparência e configurações. Apesar do Office 365 oferecer vários recursos semelhantes ao G Suite para o armazenamento e criação de arquivos, as ferramentas da Google contam com opções avançadas de segurança e aumentam a cooperação entre as equipes.

Além disso, o G Suite permite personalizar e adicionar extensões às ferramentas de criação de texto, planilhas, formulários e demais arquivos, ampliando e aperfeiçoando a experiência dos usuários conforme a necessidade das organizações. De fato, poderíamos ficar dias falando apenas das vantagens e possibilidades do G Suite, mas hoje vamos abordar alguns cuidados necessários no momento de fazer a migração do Office 365 para a plataforma da Google, e ainda, como a Qi Network pode apoiar esse processo. Confira!

 

3 dicas e cuidados na migração do Office 365 para o G Suite

Tal como indicado anteriormente, um dos maiores desafios no momento de migrar os serviços em nuvem é a própria resistência à mudança. Esse sentimento é fortalecido por colaboradores que têm dificuldades de compreender e aceitar novos processos de trabalho que podem potencializar os objetivos e ações das organizações. Assim, uma pré recomendação, especialmente para os líderes e gestores dos negócios, é motivar a adoção de uma cultura inovadora nas empresas.

O incentivo à experimentação permite que os colaboradores busquem soluções diferenciadas e disruptivas para os negócios. No momento de fazer a migração do Office 365 ou adotar quaisquer outras inovações tecnológicas, a resistência será bem menor. Na prática, a própria migração dos serviços em nuvem já provoca várias mudanças na cultura organizacional e na execução de tarefas entre as equipes. Assim, para efetuar a migração do office 365 para o G Suite é importante:

 

  1. Desenvolver um planejamento estratégico: não adianta trocar de ferramentas do dia para a noite, sem fazer um planejamento adequado. Tanto para as empresas que ainda não usam serviços em nuvem, quando para as instituições que desejam mudar de sistemas, é essencial definir um cronograma que contemple o período de treinamento, configuração dos serviços e adaptação dos colaboradores;
  2. Preparação e capacitação da equipe: mesmo sendo extremamente intuitivas, para obter o máximo desempenho e aproveitar todos os recursos das ferramentas do G Suite, é fundamental buscar parceiros que ofereçam centrais de aprendizado e suporte técnico especializado;
  3. Cuidado com o Shadow IT: o fenômeno chamado de Shadow IT é caracterizado pelo uso de softwares e programas diferentes dos adotados oficialmente pela organização. Nesse caso, pode ser a continuidade no uso dos serviços da Microsoft após a migração para o G Suite. É extremamente necessário alertar aos colaboradores sobre os riscos dessa prática e buscar meios para incentivar a total adesão ao serviços da Google.

 

A importância de um parceiro para executar a migração dos serviços

Para realizar com eficiência e segurança todas as etapas da migração do Office 365 para o G Suite, as organizações podem contar com o apoio de especialistas como os da Qi Network, uma das maiores parceiras Premier da Google no Brasil. Na implantação, os profissionais da Qi elaboram um plano personalizado, focado nas necessidades do empreendimento para os negócios.

Por meio do serviço de Implementação Ágil do G Suite da Qi Network, as empresas podem finalizar o processo de migração em até 4 semanas. O projeto é dividido em 5 etapas, principais:

  • Plano de implementação: na primeira etapa, ocorre a definição de um cronograma e dos responsáveis por cada atividade prevista para efetuar a migração dos serviços;
  • Ativação e configuração do domínio: depois é realizada a ativação do painel de administração do G Suite e a configuração de um ou mais domínios da empresa;
  • Configuração do Painel de Administração G Suite: em seguida é realizada uma revisão e inclusão dos usuários e grupos de e-mail no painel de administração. Nessa etapa também é efetuada a configuração das políticas de acesso e compartilhamento de cada usuário, e ainda, o treinamento de configuração do painel de administração G Suite;
  • Gestão de Mudança e Capacitação Contínua: definição de um plano de comunicação para informar aos colaboradores sobre a mudança e o processo de implementação do G Suite na empresa, com o fornecimento do acesso ao centro de treinamento e ensino online;
  • Ativação do Gmail: por fim, a mudança na migração do e-mail é agendada para evitar problemas de acesso.

 


Todas essas etapas proporcionam uma migração suave e com segurança para as empresas, promovendo a inovação organizacional. Entre em contato agora mesmo com os especialistas da Qi Network e dê início ao processo de migração do Office 365 para o G Suite.