Publicado em 17 março 2021

Os modelos de armazenamento de arquivos evoluíram junto com o desenvolvimento de novas tecnologias. CDs, pen-drives, HD externos e servidores físicos foram e são alguns dos sistemas utilizados pelas empresas para guardar e compartilhar documentos nas últimas décadas. No entanto, além da limitação de espaço, essas ferramentas apresentam várias falhas de segurança que resultam em perdas de documentos ou problemas de acesso. A alternativa — muito mais segura e eficiente — é armazenar arquivos em nuvem.

As soluções cloud não apenas reduzem os riscos às informações, como contribuem para a redução de custos e o aumento da produtividade das equipes, pois são ferramentas colaborativas. 

Neste post, entenda a importância do armazenamento de arquivos na nuvem e veja as vantagens dessa transformação digital para as empresas. 

5 vantagens de armazenar arquivos em nuvem

Se na vida pessoal o armazenamento seguro de dados, fotos e vídeos é uma preocupação, para as empresas essa questão é ainda mais sensível. O volume de dados acumulado — gerados pela própria empresa, clientes e fornecedores — é cada vez maior, ao mesmo tempo em que se tornam mais estratégicos para os negócios.

Os principais desafios dos atuais gestores e de suas equipes de TI, são:

  • Garantir o armazenamento seguro dos seus dados;
  • Proteger seus sistemas contra perdas de arquivos e ataques cibernéticos;
  • Modernizar a infraestrutura, de modo a torná-la mais flexível e escalonável.

As ferramentas em nuvem surgem para resolver grande parte das preocupações com as informações e ainda otimizar tempo e recursos. Os aplicativos do Google Workspace — antigo G Suite —, como o Google Drive, Planilhas, Formulários e Meet, também ampliam a colaboração entre os funcionários no desenvolvimento de projetos e fortalecem a cultura de inovação na organização. 

Confira a seguir 5 vantagens dos sistemas de cloud computing para as empresas:

1. Segurança

Ataques cibernéticos e violações de dados são uma ameaça aos negócios de qualquer empresa. Se isso acontecer com frequência, seus produtos ou serviços podem perder qualidade e a satisfação dos seus clientes pode cair junto com sua receita.

Com a migração dos seus arquivos para a nuvem, aliada ao uso de aplicativos do Google Workspace e produtos do Google Cloud Platform — como o BigQuery — , as empresas têm mais segurança contra perdas de dados e documentos

Os provedores de armazenamento em nuvem oferecem recursos avançados que garantem que os dados sejam armazenados e tratados com segurança, seguindo os padrões rigorosos baseados em práticas recomendadas do setor.

    • Proteções básicas: autenticação, controle de acesso e criptografia.
    • Proteções personalizáveis: controle de usuários, autenticação multifator e chaves de criptografia.

Além disso, os servidores, sistemas operacionais e data centers do provedor são distribuídos geograficamente, o que dá a garantia de que suas informações estejam disponíveis quando você precisar.

2. Mobilidade

Um dos grandes problemas enfrentados por empresas que armazenam seus arquivos localmente está relacionado ao acesso e compartilhamento de documentos

Nas organizações que utilizam sistemas on premise com servidor local, é muito fácil ocorrer perdas e confusões nos arquivos utilizados, uma vez que a cada e-mail são feitos comentários, acréscimos e por vezes, novas versões. Assim, torna-se fácil encaminhar a um cliente a versão errada de um documento. 

A computação em nuvem acaba com a limitação de ter que usar um computador na empresa para acessar as informações. Você pode utilizar um smartphone ou tablet de onde estiver e em qualquer horário, desde que tenha conexão com à internet. Dessa forma, colaboradores em outras cidades ou em trânsito se mantêm atualizados.

3. Escalabilidade

Uma outra importante vantagem da nuvem é sua infraestrutura flexível, que facilita a escalabilidade da capacidade de armazenamento.

Enquanto os servidores locais demandam um alto investimento em infraestrutura para ampliar seu espaço, os sistemas em nuvem têm um disco rígido remoto que pode ser ampliado conforme a necessidade da sua organização. Dessa forma, a capacidade pode ser elevada sem você investir em infraestrutura física.

Essa vantagem é crucial para empresas com demandas crescentes ou flutuantes e um diferencial real sobre os concorrentes. Além disso, minimiza os riscos de problemas operacionais e manutenção internos, assim como o tempo e esforços da sua equipe de TI.

4. Colaboração simultânea

A nuvem possibilita não apenas o acesso aos arquivos de forma remota, como também a edição e colaboração simultâneas. 

Colaboradores em dispositivos e lugares diferentes podem trabalhar juntos num mesmo documento em tempo real. Esse recurso fortalece a colaboração e a troca de ideias sobre os projetos de forma ágil e prática, tanto pela inclusão de comentários em trechos específicos do arquivo, quanto pelo chat interno das ferramentas do Google Workspace.

Também é possível atribuir tarefas específicas aos membros da equipe para otimizar o desenvolvimento de projetos. Apesar de ser necessária a conexão com a internet para acessar um documento, depois de aberto você pode editá-lo normalmente caso não haja rede. Quando ela retornar, todas as informações e alterações realizadas serão sincronizadas automaticamente.

5. Recuperação de dados

Os documentos armazenados em nuvem e todas as alterações realizadas são salvas de forma automática. O sistema registra o responsável pelas mudanças e por isso é possível recuperar informações que eventualmente tenham sido apagadas, mesmo após um longo período.

Se por acaso seu equipamento, como laptop ou computador for danificado, ainda assim seus dados estarão disponíveis. A nuvem oferece recuperação rápida de informações para todos os tipos de cenários de emergência, como desastres naturais e apagões. 

Apesar dos esforços da sua equipe para garantir a proteção dos dados armazenados localmente, isso pode ser em vão e custar muito caro. Com a nuvem você garante a disponibilidade aconteça o que for com seus dispositivos.

Por que a cloud computing é importante para empresas inovadoras?

A cloud computing é uma tendência mundial que tem se mostrado importante para toda e qualquer empresa que deseja permanecer no mercado. Seu crescimento é tão expressivo que espera-se um crescimento de 35% do mercado global de infraestrutura em nuvem em 2021.

Porém, mais do que uma tendência tecnológica, os sistemas em nuvem representam uma mudança nos processos de criação de projetos, segurança de dados e trabalhos em equipe. E tudo isso tem a ver com a inovação. 

Os gestores têm percebido que inovar é a melhor estratégia para expandir seus negócios, por isso os programas de inovação têm ganhado espaço no planejamento estratégico das empresas. 

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A nuvem faz parte da inovação organizacional 

A digitalização dos arquivos em nuvem é o primeiro passo rumo à maturidade digital e apenas uma parte da inovação organizacional. Muitos até pensam que isso está relacionado somente com a renovação do ambiente de trabalho para deixá-lo mais confortável e atraente para os seus colaboradores, mas não é verdade.

A inovação organizacional prevê uma transformação em toda a estrutura de uma empresa. A maneira como sua organização se relaciona com seus colaboradores, clientes e fornecedores deve ser revista e aprimorada com o intuito de entregar serviços e produtos melhores. 

A complexidade da inovação organizacional é melhor compreendida quando visualizamos seus diferentes tipos e categorias, que devem nortear as ações inovadoras.

Leia também: Maturidade digital: processos e ferramentas fundamentais para inovação

Tipos de inovação organizacional

  • Processos: aqui a inovação tem como objetivo principal produzir mais com menos. Para isso, é preciso tornar os processos mais ágeis, otimizar os investimentos e aumentar a produção. Inovações avançadas em processos envolvem a automação e o uso de tecnologias.
  • Produtos: desenvolver novos produtos deve ser uma atividade constante nas empresas inovadoras. É necessário estar atento ao seu segmento de atuação e às novas demandas dos seus clientes. Organizações que lançam novos produtos relevantes expandem mais rapidamente seus negócios.
  • Serviços: a inovação é um processo constante que busca sempre entregar algo melhor para seu público. Se uma empresa estuda seus clientes com atenção, novas possibilidades de serviços a serem oferecidos são encontradas. Eis uma oportunidade para crescer.
  • Modelo de negócio: a inovação dos modelos de negócio está relacionada à ofertas de produtos e serviços inéditos, descoberta de novos perfis de consumidores, otimização dos processos, novas formas de se comunicar e relacionar-se com seus clientes.

Categorias de inovação organizacional

 

  • Produtividade: a tecnologia é um dos pilares da inovação organizacional e aqui ela é essencial. As organizações realizam muitas atividades diariamente e a soluções tecnológicas, como as disponíveis no Google Workspace, podem tornar as equipes mais produtivas.
  • Inteligência de dados: migrar os seus arquivos para a nuvem é uma ação importante, mas é preciso contar com ferramentas e profissionais habilitados para analisá-los. O BigQuery é uma solução em nuvem muito eficiente para essa atividade estratégica.
  • Modernização de infraestrutura: uma inovação bem sucedida nas categorias anteriores depende de uma infraestrutura flexível. A modernização, nesse caso, diz respeito à migração para a nuvem que, como você viu, oferece diversas vantagens, como segurança, mobilidade, escalabilidade e recuperação de dados.

 

Leia também: Inovação organizacional: entenda o que é, os diferentes tipos, categorias e pilares

 

A cloud computing é, portanto, essencial para o sucesso da inovação das empresas. Quando adotada, os benefícios para os negócios são logo percebidos pelos gestores:

  • Otimização dos resultados;
  • Vantagem competitiva;
  • Mudança da cultura organizacional;
  • Visão sistêmica da empresa;
  • Melhoria contínua.

Como migrar para a nuvem

Apesar das vantagens da nuvem, é preciso ter alguns cuidados na hora de apresentar esse projeto para suas equipes.

Confira as orientações a seguir sobre como preparar seus colaboradores para a mudança.

1. Coloque as pessoas em primeiro lugar

Novidades podem ser difíceis de serem aceitas mesmo em empresas que já são inovadoras. Todos os seus colaboradores precisam participar do processo de mudança. A gestão da mudança pode ajudar a fazer com que os funcionários sejam mais receptivos à migração para a nuvem. 

2. Não acelere o processo

É muito importante ter paciência com seus colaboradores, pois cada um tem um ritmo de aprendizado. A decisão favorável ao seu projeto não vai acontecer da noite para o dia. A gestão da mudança é importante para executar diversas etapas, como análise dos perfis de colaboradores e treinamentos.

3. Descubras as “dores” dos seus colaboradores

A resistência que alguns colaboradores podem expressar quanto às mudanças, são oriundas de crenças que podem ser problematizadas estrategicamente durante a gestão da mudança. Mas você precisa saber quais são elas. Converse com todos para descobrir!

4. Seja claro com os objetivos da mudança

Você deve analisar o contexto da sua organização, esclarecer quais são as demandas e definir os objetivos da mudança. Os seus colaboradores vão ficar mais receptivos à sua ideia quando entenderem que bons resultados serão alcançados.

5. Tenha especialistas como parceiros

Para que a migração para a nuvem seja um sucesso, conte com um parceiro especialista no assunto, com conhecimento técnico e experiência suficientes para atuar em todas as etapas da implantação. Contar com profissionais especializados também é primordial para garantir que os objetivos do seu programa sejam atingidos. A Qi Network pode apoiar você nesse processo e facilitar a inovação organizacional.

E-book gratuito: “Mudança organizacional: como preparar sua equipe”. Acesse o material e descubra como preparar sua equipe para mudar.

 

Qi Network: especialista na inovação com soluções em nuvem

Google Cloud Partner, a Qi Network é especialista na inovação com soluções em nuvem: produtividade, inteligência de dados e modernização da infraestrutura.

Com foco em contribuir na Jornada de Inovação na nuvem, oferecemos um Programa de Inovação em Nuvem, com completo suporte para todo o processo. Em conjunto com nossos clientes, auxiliamos na estruturação estratégica, tática e operacional de um programa exclusivo, de acordo com suas reais demandas e possibilidades.

Quer armazenar arquivos em nuvem com a gente? Entre em contato conosco agora mesmo!

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Publicado originalmente em 22 de maio 2015. Atualizado em 17 de março de 2021.