Publicado em 7 dezembro 2018

Os modelos de armazenamento de arquivos evoluíram junto com o desenvolvimento de novas tecnologias. Cds, pen-drives, hd externos e servidores físicos são alguns dos sistemas utilizados pelas empresas para guardar e compartilhar documentos nos últimos anos. Contudo, além da limitação de espaço, essas ferramentas apresentam várias falhas de segurança que resultam em perdas de documentos ou problemas de acesso. Por isso, armazenar arquivos em nuvem representa principalmente uma maior segurança para os usuários e organizações.



Além de minimizar os riscos para as empresas, com o uso das ferramentas em nuvem como do G Suite as empresas obtêm diversos benefícios como a redução de custos e maior produtividade das equipes. Quer saber as vantagens específicas que a nuvem oferece para o armazenamento de arquivos para as empresas? Continue acompanhando!

7 vantagens de armazenar arquivos em nuvem nas empresas

Se na vida pessoal o armazenamento seguro de dados, fotos e vídeos é uma preocupação, nas empresas públicas e privadas essa questão é ainda mais importante. Com o grande volume de informações e documentos gerados diariamente pelos colaboradores, é crucial que as empresas contem com um sistema digital eficiente que garanta a proteção contra perdas de arquivos, problemas de infraestrutura e ataques cibernéticos.

Além disso, as ferramentas em nuvem ampliam a colaboração entre os funcionários no desenvolvimento de projetos, e fortalecem uma cultura digital nas organizações.

Confira abaixo as principais vantagens dos sistemas de cloud computing para as empresas:

 

  • Segurança inabalável: sem dúvida, a proteção de dados é o principal benefício do armazenamento de arquivos em nuvem. Com sistemas como do G Suite, os empreendimentos têm total segurança contra perdas de dados e documentos decorrentes de problemas em máquinas e servidores físicos. Para quem trabalha com computadores o dia todo, uma falha mecânica representa uma séria ameaça à produtividade. Nesse cenário, relatórios importantes podem ser completamente perdidos na ocorrência de uma simples queda de energia no prédio da empresa. E mesmo que exista uma política de realização de backups, essas cópias de segurança acabam ficando defasadas. Um verdadeiro pesadelo!Com um sistema de armazenamento de arquivos na nuvem, os dados ficam seguros de falhas e acidentes, bem como de ataques virtuais que corrompam os documentos da organização. Também é importante destacar que as ferramentas em nuvem têm configurações avançadas de segurança e privacidade, que impedem que membros externos da organização ou que não estejam envolvidos em determinado projeto tenham acesso aos documentos, sem autorização prévia.

 

  • Envio e troca de arquivos sem falhas: um dos grandes problemas ao realizar algum projeto em equipe, com a elaboração de relatórios e apresentações em grupo é a troca de documentos por e-mail. Nas empresas que utilizam sistemas on premise, com servidor local, é muito fácil ocorrer perdas e confusões nos arquivos utilizados – uma vez que a cada e-mail, são feitos comentários, acréscimos e por vezes, novas versões do mesmo arquivo. No fim, não é difícil alguém acabar utilizando a versão errada de um documento ao encaminhar para um cliente ou fazer uma apresentação.Com o uso dos sistemas de armazenamento em nuvem, como o Google Drive, os usuários podem compartilhar, comentar e editar os arquivos ao mesmo tempo utilizando ferramentas online. Assim, ao invés de ficar trocando diferentes versões de um arquivo por e-mail, os colaboradores trabalham juntos em um único arquivo, ampliando a produtividade e a eficiência das equipes.

 

  • Espaço liberado: outra grande vantagem dos sistemas em nuvem é a facilidade para ampliação do espaço para armazenamento de arquivos na rede de forma inteligente e com baixo custo. Diferente dos servidores locais que demandam um alto investimento em infraestrutura para ampliar a capacidade de armazenamento, os sistemas em nuvem tem um disco rígido remoto, que pode ser ampliado conforme a necessidade da organização.Esse fator é interessante tanto pela redução de gastos com infraestrutura nas empresas quanto pela liberação de espaço e memória das máquinas utilizadas. Com a migração para os serviços em nuvem, os documentos da organização ficam armazenados em uma plataforma digital, removendo os arquivos que pesam e tornam as máquinas mais lentas, que impactam também na produtividade dos colaboradores.

 

  • Mobilidade dos colaboradores: com os uso dos sistemas em nuvem,os funcionários podem utilizar as ferramentas em qualquer dispositivo móvel ou computador com acesso à internet. Esses recursos possibilitam que os colaboradores possam trabalhar de forma remota com total facilidade, participando de treinamentos e reuniões por videoconferência, por exemplo. O acesso pelos aplicativos de e-mail, conversação, edição e criação de arquivos do G Suite funcionam perfeitamente em celulares, tablets ou notebooks.Outro recurso do G Suite ainda mais interessante que favorece a mobilidade dos colaboradores é a possibilidade de trabalhar offline. Caso não haja acesso à internet durante uma viagem, por exemplo, o colaborador pode executar mudanças nos seus projetos armazenados no Google Drive e quando acessar a internet, todas as informações e alterações realizadas são sincronizadas automaticamente.

 

  • Colaboração simultânea: como indicado anteriormente, os sistemas em nuvem permitem que os funcionários trabalhem juntos em um mesmo arquivo em tempo real. Esse recurso fortalece a colaboração e a troca de ideias sobre os projetos de forma ágil e prática, tanto pela inclusão de comentários em trechos específicos do arquivo quanto pelo chat interno das ferramentas do G Suite.As ferramentas também permitem atribuir tarefas específicas aos colaboradores, para otimizar a realização de tarefas e aumentar a eficiência no desenvolvimento dos projetos.

 

  • Disponibilidade de plataformas: os serviços em nuvem funcionam em qualquer sistema operacional, seja Windows, Mac ou Linux. Assim, ainda que a equipe utilize diferentes sistemas, todos os colaboradores podem trabalhar com as ferramentas em nuvem, tendo a mesma visualização e acesso aos arquivos.

 

  • Recuperação simplificada: todas as alterações realizadas nos documentos ficam salvas na nuvem de forma automática. Também há um histórico completo com todas as mudanças realizadas desde a criação do projeto, indicando o nome do colaborador que editou. Assim é possível recuperar informações que eventualmente tenham sido apagadas, mesmo após um longo período.

 

A importância do armazenar arquivos em nuvem para a transformação digital das empresas

A digitalização dos arquivos em nuvem é o primeiro passo para as organizações rumo à maturidade digital. Mais do que uma tendência tecnológica, os sistemas em nuvem representam uma mudança nos processos de criação de projetos, segurança de dados e trabalhos em equipe. A colaboração promovida pelas ferramentas em nuvem impulsiona o desenvolvimento de soluções inovadoras e novos modelos de gestão das equipes, elementos essenciais para manter a vantagem competitiva das empresas no mercado.

Outros processos como a automatização das atividades, redução do retrabalho e aumento produtividade dos colaboradores reforçam a importância de investir em soluções em nuvem, como as ferramentas do G Suite. Mas vale destacar que: para ter acesso e aproveitar todos os benefícios das ferramentas em nuvem da Google é fundamental definir uma estratégia para migração e adoção dos recursos oferecidos. 

Nesse sentido, as empresas podem buscar especialistas como os profissionais da Qi Network, um dos maiores parceiros Premier da Google no Brasil, para estabelecer um plano estratégico e as ações voltadas para a transformação digital dos negócios e adoção dos serviços em nuvem.

Entre em contato agora mesmo e obtenha todos os benefícios de armazenar os arquivos da sua empresa na nuvem!

Publicado originalmente em 22 Maio 2015.