Empresa do setor Financeiro Aumenta Colaboração com o G Suite

Uma reportagem da Forbes

Quando a canadense ATB Financial decidiu migrar do Microsoft Office para o G Suite, investiu em recursos significativos para garantir que todos dentro da organização estivessem prontos para aproveitar ao máximo a nova experiência na nuvem.

Uma das maiores instituições financeiras do Canadá, a ATB Financial escolheu o G Suite para estar preparada para as grandes mudanças que vêm ocorrendo no mercado, disse Wellington Holbrook, diretor de transformação da ATB. A empresa chegou a cogitar o Microsoft Office 365 mas não achou que fosse uma plataforma tão colaborativa quanto o G Suite.

“Nós não achamos que isso nos traria uma mudança tão grande assim ao ponto de nos fazer afirmar que toda a nossa empresa estava completamente comprometida em se transformar,” acrescentou Lorne Rubis, evangelista tecnológico na ATB.

“Acreditamos que a nossa parceria com a Google, nos fará avançar em nosso objetivo de ser uma empresa de finanças com o sistema totalmente em nuvem”, adicionou Holbrook. “Nós formamos uma verdadeira parceria com eles, somos muito dinâmicos e capazes de inovar.”

Desde que fez a migração de 35 TB de dados para o G Suite – incluindo Documentos, Planilhas, Drive, Gmail e Agenda – a ATB afirma que a elaboração de planejamento estratégico, consolidação e relatórios são 2 vezes mais rápidos agora.

Isso fez reduzir em 50% o tempo de consolidação associado ao processo semestral de análise de talentos usando o Google Planilhas.

Também ajudou a aumentar a produtividade da equipe de TI, que agora está muito mais focada no desenvolvimento de novos projetos que agregam valor ao negócio.

“Nós decidimos fazer dessa mudança uma questão cultural”, disse Rubis, o líder da transição de tecnologia. “Isso nos levou a conversar com todas as áreas da empresa sobre como precisamos reimaginar a forma que realizamos nosso trabalho e por que escolhemos a Google.”

Localizada em mais de 300 pontos, com 725 mil clientes e mais de 5 mil colaboradores, a ATB implantou a plataforma em nuvem para melhorar a forma das pessoas trabalharem juntas. Os bancos sempre falam sobre a importância da cultura empresarial; a ATB leva isso muito a sério — eles discutiram a migração para o G Suite em termos que façam os funcionários pensar no futuro.

Rubis disse que a meta era gerar uma mentalidade de crescimento de cima para baixo.

“Embora a Microsoft seja uma ótima empresa e o Office 365 esteja indo em direção a se tornar uma plataforma colaborativa, nós não achamos que eles nos trariam a mudança que nos faria afirmar que a nossa empresa estava completamente comprometida em se transformar.”

Ok, isso é incomum – uma grande mudança tecnológica que causa um marco cultural na empresa – e que posiciona toda a companhia à frente no quesito tecnológico. Rubis e Holbrook ficaram satisfeitos com os resultados após receberem os feedbacks.

“Você vê a colaboração acontecendo de uma forma fundamentalmente avançada, seja na maneira que compartilhamos arquivos, criamos ou que trabalhamos em documentos e em planilhas. Houve grande uma mudança em como tudo isso aconteceu na empresa.

A Google foi a primeira investida da ATB para a solução em nuvem o que deu razão para começar a derrubar os muitos mitos que ainda levavam a empresa a investir em servidores internos. Agora está desenvolvendo a maioria dos novos produtos em aplicativos baseados em nuvem com o objetivo de se tornar uma empresa 100% cloud computing.

Migrando do Excel para Planilhas

A maior dificuldade durante o processo de migração foi para os 830 especialistas que usam o Excel para processamento de dados. “Nós focamos em ajudá-los a migrar para Planilhas e Data Studio, mas não chegamos lá ainda. Temos sido muito respeitosos: eles tem que ser convencidos com dados e saber por especialistas que o Google Planilhas é uma solução melhor. Alguns analistas são muitos influentes e quando eles se mobilizaram a participar dessa transformação outros profissionais ficaram mais abertos a continuar também.

Outras empresas que fizeram a migração para o G Suite alertaram que foi um erro não forçar os super usuários de Excel a migrarem, pois o negócio não obteve benefício total.

Fazer a migração proporciona também uma oportunidade de fazer uma limpa em dados e registros.

“Descobrimos que, com o tempo, os bancos de dados do Word, Excel e Access estavam fazendo coisas que nunca foram destinados a fazer.”

A migração para o Google nos deu um bom retorno financeiro e um dos maiores benefícios foi sair do sistema de servidores internos.

Preparando-se para a transição

Para se preparar para a mudança, a ATB contou com 900 usuários iniciais da solução e 50 guias evangelistas que foram escolhidos para participar de um vídeo de dois minutos.

A regra era que seus chefes não podiam dizer não e toda empresa acabou participando.

Eles passaram por uma longa semana de treinamento na Singularity University e na Google. “Nós os colocamos na estrada e eles passaram por toda a região. Foram nos nossos carros da frota para ir ajudar as filiais e fizeram apresentações para os nossos executivos e quadro de diretores. Foram notáveis!”

O banco fez uma grande conferência de tecnologia (tech summit) com o pessoal da tecnologia, parceiros e a Google, e desenvolveram a Google Academy na qual os colaboradores podiam acessar e demonstrar seus conhecimentos iniciais sobre a Google antes da transição.

Com 175 filiais e 145 agências – a única instituição financeira no Canadá com agências franqueadas – a ATB é comprometida com a sua comunidade. Ela precisava garantir que tinha uma boa cobertura por toda a área, mas agora com o G Suite possui mais expertise, como por exemplo especialistas em gerenciamento de energia ou finanças, tudo através de links de vídeos acessíveis até mesmo para as comunidades menores.

Loren disse que isso é parte de uma estratégia muito maior dentro do processo de construção de uma empresa que se adapta para competir contra os grandes bancos ou empresas de tecnologia, como Apple ou Google, caso entrem no setor bancário.

Seu sistema bancário é em SAP, que provou ser um valioso mecanismo.

“Outros bancos possuem de 180 a 300 aplicativos bancários. Nós temos a grande maioria sob um só lugar. O desafio com o SAP é a sua rigidez. A nossa estratégia é construir aplicativos digitais e conectá-los ao SAP através de APIs.

De acordo com a Google, outras empresas usaram a migração para o G Suite para mudar suas culturas.

A Verizon Wireless está implantando o G Suite para mais de 150 mil colaboradores, possibilitando colaboração e flexibilidade no local de trabalho, enquanto mantém a segurança e os padrões de conformidade. “A Verizon e a Google Cloud trabalharam juntas para levar soluções produtivas simples e seguras para a força de trabalho da Verizon,” informa a empresa.

A Whirpool escolheu a Google porque queria promover uma mudança de cultura (colaboração, velocidade em tomadas de decisão, fácil acesso às informações, redução de arquivos). A Whirpool usa o G Suite e o Drive para sincronizar/compartilhar arquivos globalmente com mais de 40 mil colaboradores.

A empresa declarou que 78% dos funcionários que usam Microsoft continuam usando aplicações em desktop.

“O G Suite foi projetado desde o começo para o trabalho colaborativo, em tempo real, e arquitetar nossos produtos com base nessas ideias tem sido a nossa missão. O Docs no G Suite reduz conflitos de colaboração pois eles foram criados para o navegador, independente de qualquer plataforma e é intuitivo na hora de usar. Empresas que usam o Google Documentos veem seus funcionários adotarem a colaboração em tempo real para realizar seu trabalho – seja elaborando um contrato, gerenciando um orçamento ou criando uma apresentação com uma agência externa.”

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