O e-mail é uma das melhores, mais fáceis e rápidas formas de comunicação do mundo moderno, entretanto, a sobrecarga de propagandas, promoções e spams misturados às mensagens realmente importantes acaba comprometendo a produtividade e estressando qualquer profissional. Para contornar esse problema, o especialista em produtividade e também criador do 43 Folders, site sobre o assunto, Merlin Mann, desenvolveu uma metodologia super útil e eficaz batizada de Inbox Zero.

Segundo ele, a quantidade de tempo que um colaborador volta sua atenção para sua caixa de entrada afeta diretamente sua produtividade, uma vez que tanto seu tempo como sua atenção são, eventualmente, finitos. Exatamente por isso criou essa nova filosofia, que, baseada em 5 ações, promete esvaziar e manter sua caixa de e-mails sempre limpa, aliviando o estresse e aumentando sua produção no escritório.

Ficou curioso para saber como esse método funciona? Então confira já nosso post e coloque suas correspondências virtuais em dia:

Delete ou arquive

Esse é o primeiro e mais fácil passo, chegando a ser até prazeroso para alguns. Leia e delete tudo de inútil que você recebe diariamente sem nem saber por que motivo: spams, promoções, newsletters e e-mails sem sentido. Se no meio de tudo isso tiver algo que possa vir a ser útil no futuro, arquive em uma pasta separada.

Delegue

Profissionais em posição de liderança ou chefia são os que mais sofrem com as demandas recebidas diariamente sobre os mais diversos assuntos, projetos ou problemas. Nesse caso, o melhor a fazer é delegar a tarefa a quem tenha uma maior afinidade com o tema, que possa realizá-la com maior eficiência. O resultado certamente será melhor para todos!

Responda

Segundo Mann, deve-se responder imediatamente a tudo aquilo que demandar 2 minutos ou menos. Vá rapidamente eliminando essas tarefas de fácil resolução e que consomem pouco tempo. Você vai ver como isso já diminui bastante as pendências!

Agende para depois

Se as mensagens encaminhadas requisitarem um tempo maior para serem respondidas — ou seja, mais de 2 minutos —, separe-as em uma nova pasta, para não se esquecer, e agende para mais tarde, respondendo tudo de uma só vez. Dependendo da urgência — ou falta dela —, algumas mensagens podem até ser respondidas no dia seguinte. Lembre-se, contudo, que você terá que encontrar uma brecha em sua agenda para conseguir dar conta dessas demandas postergadas. Assim que resolvidas, passe para a eliminação ou o arquivamento também dessas mensagens.

Pratique

Agora é com você! Viu como não é tão penoso? Então, mãos à obra!

Para o Inbox Zero funcionar é preciso ter bastante disciplina e, se possível, uma sincronia entre seus dispositivos, para que as tarefas não se acumulem e você possa deletar, responder ou agendar esses e-mails quando estiver parado no trânsito, aguardando a chegada de um cliente ou antes do início de uma reunião, por exemplo.

Manter sua caixa de entrada organizada pode ser uma tarefa realmente complexa e irritante, mas, uma vez arrumada de acordo com suas necessidades, o Inbox Zero torna a vida bem mais fácil e produtiva. Vale a pena tentar!

E então, ficou ainda alguma dúvida ou tem uma dica ou sugestão a dar? Deixe aqui seu comentário e compartilhe suas ideias e experiências conosco!

 

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