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Tag Archives: Passos

Dicas para reduzir custos empresariais

Muitas empresas estão surgindo, crescendo rapidamente e tudo isso traz um grande desafio: como controlar custos de modo a otimizar não apenas a receita da empresa, mas pensando em impactos ambientais e possíveis problemas futuros? A união da estratégia com a tecnologia podem ajudar os empreendedores a resolver esta questão. Acompanhe as dicas a seguir, que podem ajudá-lo a iniciar o processo de mudança.

Consciência é a chave de tudo

O primeiro passo para uma grande mudança, como a que envolve redução de custos, é a consciência de que é preciso mudar. Faça um levantamento do que está sendo gasto na empresa – com energia, materiais de escritório, produtos de limpeza, água, combustível, ferramentas e outros. Analise o que pode ser mudado e o que está ou não trazendo retorno. A partir destes dados, siga para os próximos passos.

O pensamento coletivo funciona melhor que o individual

É fundamental que durante esta mudança, você tenha total apoio de sua equipe, tanto na prática quanto na teoria. Por isso, esteja aberto às ideias que podem surgir. Para a mudança de atitudes, é preciso incentivo constante – mostre aos funcionários da empresa o quanto a nova rotina empresarial é importante para o resultado final. Se possível, crie programas de bonificação para aqueles que se destacarem na participação do projeto.

Tenha as pessoas certas ao seu lado

Foco na hora de contratar – saiba exatamente do que precisa antes mesmo de chamar alguém para fazer parte de sua equipe. Analise o que é interessante para a sua empresa, tanto em técnicas de trabalho quanto na capacidade de relacionamento interpessoal.

Regularidade, sempre!

Esteja sempre em dia com as documentações, licenças e certifique-se de que sua empresa segue à risca todas as leis relacionadas ao trabalho. Um processo ou multa pode trazer prejuízos financeiros desnecessários e ainda prejudicar a imagem de sua empresa.

Saiba qual o momento de terceirizar

Se é mais lucrativo trazer ferramentas e pessoas de fora do que comprar novos equipamentos e contratar novas pessoas, terceirize. Para algumas tarefas isto é válido e recomendado. Da mesma forma, analise o que já é terceirizado e se trazer estes produtos e serviços para dentro de seu ambiente de trabalho pode trazer melhores resultados.

Logística

O que pode ser mudado em relação a transporte? Existe algum meio alternativo para a locomoção de funcionários? Em relação a serviços, veja o que é possível trazer para o mundo online. Às vezes um bom serviço de e-mail e uma ferramenta online de videoconferência pode resolver alguns problemas.

Esteja preparado para tudo

Imprevistos podem e vão acontecer. O mau funcionamento de um equipamento ou condições climáticas, por exemplo, podem prejudicar a produção de um mês inteiro. Esteja preparado estrutural e financeiramente para o que não vai sair como você esperava.

Como está o retorno financeiro?

Nada pode ser continuado se não é possível medir resultados. O planejamento foi feito para funcionar – seu investimento está trazendo o retorno esperado? Diminua ou corte aquilo que não é necessário e tenha mais verba disponível para novas técnicas ou para investir naquilo que traz maior retorno.

Meios alternativos

Alguns recursos causam bastante gasto, mas são necessários. Por isto, procure meios alternativos de atender algumas necessidades básicas – se for possível, utilize meios alternativos de energia, como a solar, pelo menos em partes ou adquira um filtro de água, ao invés de comprar garrafas todos os dias, por exemplo.

Invista em novas (e boas) ferramentas

Utilizar softwares que são gratuitos, mas não atendem à demanda de sua empresa pode trazer prejuízos. Se for necessário, invista exatamente naquilo que você precisa. Ter, de fato, uma ferramenta efetiva traz melhores retornos do que uma falsa sensação de lucro.

Quanto mais online, melhor

Ter alternativas de trabalho e armazenamento online traz inúmeras vantagens: maior segurança em caso de desastres, diminuição de custos com comunicação e materiais, além de melhorar a produtividade. Por isso, escaneie documentos importantes ou sempre que possível, já crie-os em meios digitais. Tenha um bom serviço de e-mail e armazenamento de arquivos, assim como a possibilidade de editar documentos de forma 100% online, de qualquer lugar e com pessoas em diferentes locais. Para isto, nós sugerimos o G Suite, pacote completo de ferramentas para a sua empresa, que permite a criação e colaboração de apresentações, formulários, sites, reuniões online com integrantes de diferentes partes do mundo e muito mais. Saiba mais aqui.

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6 passos para identificar o real uso da Computação em Nuvem

Atualmente, temos várias palavras em voga no universo empresarial. “Nuvem” é uma das delas e está se popularizando rapidamente. Todos estão encantados com a possibilidade de armazenamento de dados sem restrições geográficas, protegidos com segurança e podendo ser acessados em qualquer lugar. Um CRM na nuvem, por exemplo, dá às empresas a possibilidade de gerenciar o relacionamento com o cliente de maneira fácil e flexível.

Mas cuidado com as falsas nuvens!

Cloudwashing (“lavagem da nuvem” em uma tradução livre), é a tentativa intencional e por vezes enganosa de ressuscitar um produto ou serviço, associando a palavra “nuvem” a eles.

TechTarget.com definition

 

Muitos provedores de softwares anunciam “soluções cloud” que não são bem o que parecem, explorando a terminologia popular enquanto escondem custos e complicações.

 

A seguir, apresentamos o teste de seis etapas que mostra que é preciso atenção redobrada na hora de escolher soluções cloud de CRM:

1. Quais são os requisitos de conexão?

Cloud verdadeira: Necessita apenas de conexão com a internet. Geralmente roda em seu navegador.

Cloud falsa: Precisa de softwares instalados em seu computador ou de um servidor local.

 

Vantagens de uma solução cloud legítima:

  • Mais fácil de abrir e executar;

  • Menores chances de dar errado;

  • Problemas mais fáceis de resolver.

 

Segundo pesquisa da empresa americana ElasticHosts, 83% das empresas tem de cortar seu investimento em marketing para utilizá-lo em pesquisas que buscam saber quais fornecedores são verdadeiramente cloud e quais são meramente empresas de hospedagem que usam a palavra “cloud” em seus produtos e serviços.

2.  Que tipo de software é necessário?

Cloud verdadeira: Nenhum software local precisa ser instalado.

Cloud falsa: Um “Software Cloud” precisa ser instalado.

 

Vantagens de uma solução cloud legítima:

  • Não há necessidade de instalação de software local, reduzindo o tempo e os custos de configuração para a sua empresa;

  • Se o software estiver instalado de forma local, não há benefícios além das soluções de CRM tradicionais “on site”.

 

 

3. Onde estão os servidores

Cloud verdadeira: Usa servidores espalhados em diferentes regiões ao redor do mundo.

Cloud falsa: Instalado em um único servidor.

 

Vantagens de uma solução cloud legítima:

  • Maior segurança em caso de desastre local;

  • Menor chance de perda de dados;

  • Maior disponibilidade, permitindo o acesso aos seus dados a qualquer momento e de qualquer lugar.

 

 

4. De que forma é cobrado?

Cloud Verdadeira: Cobra por usuário ou outra unidade semelhante.

Cloud falsa: Cobra encargos adicionais, como “taxa mensal”.

 

Vantagens de uma solução cloud legítima:

  • As verdadeiras soluções cloud computing devem cobrar apenas pelo que você usa.

  • A separação do preço total é feita no primeiro momento, deixando claro o que você terá para o valor que pode pagar.

 

“Para realmente seguir o modelo Cloud, o software deve ser vendido com base em métricas de uso que façam sentido para o usuário final.”

Thoran Rodrigues, TechRepublic

 

 

5. Você pode adicionar ou remover serviços facilmente?

Cloud Verdadeira: Os serviços podem ser adicionados ou removidos de acordo com as suas necessidades através de um ambiente virtual self-service.

Cloud Falsa: Os serviços exigem intervenção manual significativa do provedor.

 

Vantagens de uma solução cloud legítima:

  • Adição de serviços como e quando necessário – isto quer dizer, não ter que esperar para ficar online.

  • Plataformas de autoatendimento e atendimento final pelo telefone para finalizar a resolução do problema.

  • Os custos são menores, uma vez que seu fornecedor não precisa contratar tantos funcionários para atender ao cliente.

 

 

6. Funciona em qualquer lugar?

Cloud verdadeira: Facilidade de acesso em qualquer lugar com conexão a Internet..

Cloud falsa: Muitas vezes precisa de uma configuração com rede VPN ou de produtos de terceiros para oferecer acesso mobile.

 

Vantagens de uma solução cloud legítima:

  • Um software de CRM, por exemplo, só é eficaz se seus funcionários conseguem mantê-lo atualizado com informações relevantes.

  • Fácil acesso de qualquer lugar, para que o seu sistema CRM permita o aumento da produtividade, garantindo que sua equipe possa usar todos os recursos do CRM e ver as informações mais recentes de clientes em qualquer lugar, a qualquer hora.

 

 

É importante lembrar que:

 

  • Softwares na nuvem oferecem uma série de benefícios, como a redução de custos, manutenção mais fácil e menor vulnerabilidade.

  • Softwares na nuvem também são mais escaláveis, o que significa que você mesmo pode atualizar seus sistemas de forma muito simples, conforme o crescimento de sua empresa.

  • Porém, não tome apenas a palavra do vendedor como a verdadeira – nem todos os softwares “cloud” são aplicações na nuvem legítimas. Certifique-se de que eles possam responder todas as perguntas sobre o funcionamento, onde o servidor está instalado e a facilidade de atualização.

 

Artigo original: Is it real cloud or fake cloud? The 6-step test

 

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3 passos para começar a organizar arquivos com o Google Drive

O Google Drive é um serviço valioso para quem precisa organizar os arquivos e pastas e agilizar o trabalho de uma empresa. Com ele, é possível criar novos documentos, planilhas e apresentações, editá-los, compartilhar com os colegas de trabalho e acessar de qualquer lugar, tanto pelo computador quanto pelo smartphone.

Neste tutorial, nós vamos mostrar como começar a utilizar o Google Drive para colocar tudo em ordem na sua empresa. Você vai aprender a acessar o Google Drive, a instalar o Google Drive no seu computador e a sincronizar seus arquivos.

 

1. Acesse o Google Drive na Web

No seu navegador, acesse drive.google.com e faça o login

 

Login Google Drive

Este é o seu Disco. Todos os seus arquivos poderão ser acessados a partir desta página. Na primeira vez que você usar o Google Drive na web, você verá uma página de Boas-vindas parecida com esta:

 

 

Boas vindas Google Drive

 

 

 2. Instale o Google Drive no seu computador

Faça do download do Google Drive para PC ou Mac clicando no botão azul, ou no o link “Baixar o Google Drive” no menu do lado esquerdo.

Baixar Google Drive

Depois, Siga estes passos para instalar o Google Drive.

Isso permite que você sincronize arquivos do seu computador para o Google Drive na web, o que lhe dá acesso a seus arquivos em qualquer dispositivo, a qualquer momento. A sincronização é automática – você não tem que fazer nada além de se conectar à Internet.

Você também poderá criar e editar Documentos e Apresentações do Google sem precisar estar conectado à internet, aprenda como fazer neste tutorial.

 

3. Sincronize arquivos do seu computador para a web

Durante a instalação do Google Drive no seu computador, você escolheu um local em seu disco rígido para a pasta ”Google Drive”. Qualquer coisa que você adicionar à pasta “Google Drive” no seu computador irá sincronizar automaticamente para o “Meu Disco” na web e nos seus dispositivos móveis. Tudo o que você precisa fazer é mover ou salvar os arquivos na pasta “Google Drive”.

Para ter mais segurança ainda na nuvem, confira um artigo sobre certas permissões ao compartilhar um documento. Você terá ainda mais segurança com suas informações!

Drive PC

Como gerenciar seus documentos no Drive?

Crie e organize suas pastas

Você pode criar pastas como desejar. Se você já usa o novo template do Google Drive, basta clicar em “Novo”, escolher a opção “Pasta”, nomeá-la e salvar. Parece simples, mas pode ficar ainda melhor se o título atribuído a ela for claro e específico. Por exemplo:

Se você deseja criar uma pasta para arquivar comprovantes antigos de pagamento de contas e documentos pessoais, ao invés de usar um nome genérico como “Comprovantes” prefira “Comprovantes e Documentos Pessoais” ou “Comprovantes e Documentos da Família”.

Atente-se para não salvar todos os arquivos aleatoriamente para não gerar confusão. Crie subpastas — para o caso das contas — com o mês e ano de referência, por exemplo: “JAN_2014” e assim por diante. As pastas que armazenarão cópias de documentos pessoais devem aparecer com o nome daquele a quem pertencem os arquivos, como: “Doc. João”, “Doc. Marília”, etc.

Com essa postura, ficará mais organizado e, consequentemente, ganhará tempo ao buscar arquivos do seu interesse.

Já que você está buscando entender mais sobre o Google Drive, separei alguns truques da ferramenta que você precisa conhecer melhor. Garanto que facilitará o seu trabalho!

Utilize as cores

As cores sempre foram de grande ajuda no quesito gestão e organização. Todas as pastas criadas no Drive podem receber cores diferentes. Essa estratégia é uma ótima forma de categorizá-las. Uma sugestão é que você atribua cores aos setores — e pastas — da sua vida, da seguinte maneira:

  • Azul: para todas as pastas que contêm arquivos de uso profissional;
  • Verde: para aquelas que contêm documentos financeiros e pessoais, como contas, recibos, extratos e planilhas;
  • Amarelo: para tudo que for relacionado à sua casa e família.

Além de tornar sua página principal do Drive bem colorida, esse processo facilita a visualização e a busca por documentos. Aos poucos você irá memorizar e associar cada cor a seu assunto.

Se quiser conhecer mais recursos e aprender mais, acesse o canal da Qi Network no Youtube. Lá, você vai encontrar muito conteúdo qualificado!

Até breve.

QI_CTA_GuiaGdrive

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