Publicado em 25 janeiro 2016

O G Suite cada vez ganha mais espaço dentro de ambientes corporativos — gestores e donos de empresas já perceberam suas inúmeras vantagens, como a capacidade de aumento de produtividade, a redução de problemas, etc.

Porém, assim como a maioria das ferramentas corporativas, sempre é possível ir além ao conhecer todas as suas funcionalidades e se aprofundar nelas. Descobrir como otimizar o uso de uma já poderosa ferramenta, ou um conjunto delas, no caso do G Suite, pode ser um diferencial para o seu negócio.

Vamos te ajudar a entender como o G Suite pode ajudar sua empresa, e como a ferramenta pode ir além do que você pensa! Confira!

Customização

Como já fora dito, basicamente, o G Suite é um pacote de produtividade na nuvem. Ou seja, são muitas ferramentas necessárias para tocar o seu negócio, ou até mesmo facilitar a transição de offline para online. Recursos como e-mail, agenda, calendário, armazenamento de documentos, videoconferência, entre outros recursos diversos. Mas há a necessidade de um nível de personalização dessa suíte. Empresas são diferentes e possuem exigências e necessidades diferentes. Por isso, existem diversas ferramentas de customização integrados para que sejam atendidas as características de cada uma.

Um cenário que requer um nível de customização é a utilização do Gmail corporativo. Você precisa manter um nível de profissionalismo quando conversa com clientes e parceiros, ou mesmo quando se comunica como empresa de maneira geral — veja nossas dicas matadoras aqui. Mas ao mesmo tempo, também precisa de um e-mail com design responsivo, integrado com outros apps de trabalho e interface intuitiva. Dessa forma, ao utilizar o G Suite, é possível manter as vantagens do Gmail tradicional, mas adicionar o seu domínio profissional ao invés de pessoal, por exemplo:

usuario@empresa.com em vez de usuario@gmail.com.

Outro bom exemplo é o Google Agenda, que possibilita a integração de todas as outras ferramentas em conjunto. Podendo inserir links de videoconferências do Hangouts (não conhece? saiba mais aqui), além de ser possível visualizar não apenas seu calendário individual, mas da sua equipe e saber como está a agenda de outros colegas para avaliar melhor quando marcar reuniões.

Comunicação e Integração

Um ponto que sempre chama a atenção para empresas de todos os tamanhos é como manter a produtividade da equipe, lidando com setores e funções as vezes tão diferentes. É preciso apostar em uma comunicação acessível e global, que permita que a informação esteja disponível em dispositivos diferentes, pronta para ser acessada de qualquer lugar, a qualquer momento. Como o G Suite está baseado na nuvem, é natural que a comunicação seja fortalecida através da integração.

Usando ainda o Agenda como exemplo, se você está fora de casa, consegue, com uma rápida olhada para o celular ou tablet, conferir seus compromissos do dia seguinte, ou ainda agendar uma reunião de emergência, que vai disparar e-mails de convite para todos os envolvidos.

Além disso, o G Suite conta com o Google Drive, uma eficiente ferramenta de armazenamento na nuvem, que não apenas possibilita que documentos e arquivos possam ser reunidos em um só local, acessível para todo o time, mas também possui diversos recursos para que os funcionários se conectem melhor nas tarefas, tais como:

  • Controle de Versão;
  • Permissões de Compartilhamento;
  • Permissões de edição, visualização etc;
  • Forms
  • Integração com Google Docs, Apresentações e Planilhas.

Uma função que é costumeiramente subutilizada, o Google Formulários, que é uma maneira simples e eficiente de coletar dados e entender aonde existem possibilidades de melhora. Pense em feedback de clientes ou de funcionários, ou qualquer tipo de pesquisa que você antes utilizaria diversos e-mails ou planilhas, agora você tem o Forms para te ajudar a resolver vários desses problemas operacionais.

Um outro ponto que merece destaque é a busca aprimorada do app do Google Drive, que ajuda a encontrar e organizar melhor seus arquivos, tornando mais fácil e ágil a busca por documentos passados. Para mais informações sobre este app, dá uma conferida no nesse artigo!

De dentro para fora

Todo esse foco na comunicação, faz com que todo o processo produtivo seja facilitado através da integração. E além de toda a comunicação interna sendo melhorada e ampliada, as possibilidades de comunicação externa também aumentam exponencialmente com o G Suite. Pensemos no Google Hangouts, por exemplo. Normalmente é utilizado para videoconferências internas – o que é ótimo – mas indo além, ele é uma ferramenta excelente para realizar webinars com seus clientes ou audiência, fazer entrevistas de empregos com candidatos que morem em cidades ou até mesmo países diferentes do que você está!

Através do Google Agenda, é possível disponibilizar a sequencia de eventos a serem realizados pela sua empresa, aumentando sua interação com o público-alvo e clientes, dentre diversas outras possibilidades de uso para os Apps com este intuito.

Segurança da Informação

Você deve estar se perguntando: tudo parece ótimo, mas esse tanto de informação da minha empresa está segura na nuvem? Esta é uma pergunta frequente e que deve sempre ser respondida quando estamos falando do G Suite. Primeiro, é importante lembrar que o Google é referência mundial em computação na nuvem, exatamente pela sua sólida estratégia de segurança das informações armazenadas, garantida por dezenas de certificações internacionais. Os dados armazenados na nuvem são replicados em vários data centers, divididos em partes e espalhados em forma de arquivos com nomes aleatórios. Nunca todos os seus arquivos estarão em um único servidor.

Dito isso, o G Suite possui dezenas de recursos feitos especificamente para que a segurança da informação seja mantida e seus dados preservados. O maior trabalho deve ser feito no treinamento com os usuários da ferramenta e que vão ter acesso aos arquivos. Por isso a necessidade de entender a suíte e seus apps, treinando e capacitando as pessoas quanto ao uso correto das soluções.

Como falamos, o G Suite consegue atender o pequeno, médio e grande empresário, com preços que variam de acordo com a necessidade de cada um.

Existem diversas vantagens ao contratar esse pacote de soluções frente a outros do mercado, mas é preciso entender como eles podem ajudar o seu negócio. Para isso, fale com quem entende e entre em contato conosco!

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