Publicado em 18 agosto 2016

O cotidiano das empresas está repleto de processos, metas, planos, controle de gastos, relatórios e acompanhamento de pagamentos e níveis de serviços. Em muitos casos, a principal ferramenta para executar essas atividades é a planilha.

Descubra 4 dicas para criar e usar planilhas do Google e aumentar a sua produtividade.

Crie planilhas do Google

Criar uma planilha do Google é muito simples. Basta ter uma conta no Google e conferir nosso passo a passo:

1 – Acesse o Google Drive e faça o login com a sua conta.

2 – Para criar uma planilha nova, basta clicar “Novo” e depois em “Planilhas Google”. Pronto, a sua planilha já está criada.

Trabalhe em equipe

Ter sinergia entre as áreas e trabalhar em equipe é algo que todos desejam dentro da empresa, mas que pode ser um grande desafio. Com o Google Planilhas, esse problema é facilmente resolvido. A planilha fica na nuvem e várias pessoas podem acessar e editar ao mesmo tempo.

Para isso, clique no botão “compartilhar”, informe o e-mail da pessoa com quem você deseja trabalhar e escolha o que ela poderá fazer: editar, comentar ou visualizar.

Você ainda pode clicar em “opções avançadas” e copiar o link para compartilhamento, impedir que os editores adicionem novas pessoas e desativar a opção de download, impressão e cópia.

O compartilhamento elimina a troca de arquivos via e-mail e aumenta a velocidade de criação e ajustes, além de deixar a planilha acessível em qualquer computador e até mesmo pelo celular.

Bloqueie células e aumente a segurança

Quantas vezes você já enviou uma planilha em perfeito funcionamento e alguém desconfigurou e colocou tudo a perder? Ou alguém digitou em um campo com fórmulas e comprometeu a análise dos dados?

Para evitar situações como essa, você pode bloquear determinadas células. Basta acessar o menu “Ferramentas” e selecionar “Proteger Página”. Aparecerá uma barra na lateral direita. Selecione “Intervalo”. Clique no desenho da planilha e selecione o intervalo que deseja bloquear. Agora pressione OK.

Se deseja dar permissão para alguém fazer mudanças, clique em “Definir Permissões” e indique o e-mail dessa pessoa.

Aplique filtros de dados

Uma única planilha compartilhada pode conter informações úteis para diversos setores diferentes da empresa e cada setor pode precisar buscar uma informação específica na planilha.  Para tornar esse processo mais fácil de ser realizado é possível criar filtros de dados, para que cada um encontre as informações que interessam.

As planilhas do Google permitem a utilização de diversos filtros de valores ou condições, como célula vazia, texto, maior ou menor ou fórmulas.

Para criar o filtro, selecione as células para as quais você deseja criar a opção de filtro, acesse o menu “dados” e selecione “filtrar”.

Os títulos de sua planilha agora apresentam um ícone. Basta clicar nesse ícone e selecionar o tipo de filtro desejado.

Criar e usar as planilhas do Google é, sem dúvida, uma das melhores ferramentas para aumentar a produtividade e a colaboração entre a equipe e criar sinergias com várias áreas da empresa.

Você já utiliza essas dicas na sua rotina de trabalho? Gostaria de compartilhar outras? Deixe abaixo o seu comentário!

 

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