Publicado em 27 outubro 2014

Que o Google Agenda é uma das ferramentas de produtividade mais poderosas do mercado ninguém tem mais dúvida, não é mesmo? Para quem já faz uso de seus inúmeros recursos, vamos dar agora mesmo algumas sugestões para, com eles, conseguir render ainda mais. Ficou curioso? Então confira:

Marque reuniões mais curtas

Em geral, reuniões longas não costumam precisar ser tão longas assim. Limitar a duração desses encontros ajuda a ser mais direto ao ponto e render mais durante o resto do dia. Nas melhores empresas, reuniões não só têm horário para começar, como têm limite para acabar também. Isso ajuda todo mundo a manter o foco e a chegar à reunião já tendo em mente sobre o que tratar.

Outra forma de fazer reuniões mais curtas é convocar menos gente. Chame apenas pessoas devidamente qualificadas para interferirem nas decisões. Se o objetivo é apenas informar, é melhor mandar um e-mail ou deixar um recado no quadro de avisos, otimizando, assim, o tempo e a produtividade dos interessados.

Assim, marque na agenda hora para começar e para terminar. E chame somente quem realmente acrescenta ao assunto. Você vai logo sentir a diferença!

Faça bom uso dos lembretes

O Google Agenda pode lembrá-lo dos compromissos horas, dias ou mesmo semanas antes da data e do horário marcados. Nunca mais perca sequer um encontro ou permita que alguém da equipe o faça! O lembrete pode ser agendado ao mesmo tempo em que os eventos, chegando avisos nos smartphones dos respectivos convidados. Esquecimento nunca mais será desculpa!

Convide todos os envolvidos

O Google Agenda já é integrado com seus contatos no Gmail, facilitando o procedimento de convite e garantindo a entrega automática das informações do evento aos interessados. Também é fácil compartilhar diferentes agendas com diversos contatos, de modo que cada departamento da empresa saiba das reuniões e todos visualizem um cronograma universal, onde conste tanto a reunião geral da organização como o happy hour e a festa de fim de ano da firma.

O compartilhamento das agendas também permite encontrar automaticamente um horário vazio, quando todos possam comparecer a determinado evento ou reunião. Você seleciona quem quer convidar, e o Google Agenda fornece o próximo horário vago. Claro que, para isso, é preciso que todo mundo trabalhe sempre com o aplicativo, informando o que está fazendo em que dia e horário. Isso também ajuda supervisores e colegas a descobrirem no que todo mundo está trabalhando e em que direção a empresa está indo.

Tenha uma agenda clara

Sempre redija no Google Agenda descrições claras e de fácil entendimento para cada compromisso. Lembre-se de incluir links ou documentos relevantes para download — planilhas, plano de marketing, brochuras, propostas, pauta da próxima edição ou mote da promoção, por exemplo. Inclua também o horário de término e deixe muito claro o objetivo do encontro ou da ação — definir uma estratégia, levantar novas ideias ou receber sugestões, por exemplo.

Não é possível administrar sem medir. E isso também vale para reuniões. Como saber se a reunião foi bem-sucedida se o objetivo estava realmente claro? A agenda da reunião deve ter um ou dois objetivos muito claros, de modo que, de olho no cronômetro, todos possam facilmente identificar se eles foram cumpridos ou não. Se sim, é hora de se levantar da cadeira e voltar ao trabalho!

Pronto para marcar reuniões melhores e mais curtas? Quer saber ainda mais sobre como aproveitar melhor essa ferramenta? Então clique aqui e aprenda a tirar o melhor proveito possível desse recurso. E não deixe de comentar e compartilhar suas experiências e opiniões conosco!

 

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