Publicado em 11 novembro 2014

O Google Agenda é uma ferramenta gratuita, fácil de usar e que turbina a produtividade de qualquer colaborador e empresa. Entretanto, é importante tomar alguns cuidados para que todos os envolvidos no trabalho estejam sempre satisfeitos e mantendo a produtividade. Vamos então aprender 4 importantes regras de etiqueta na hora de usar o Google Agenda?

Use nomes completos para seus eventos

Tanto na administração como na vida, todos gostamos de resultados, mas fato é que eles não podem ser devidamente medidos se não se sabe aonde chegar. “Reunião importante” pode ser uma boa descrição para um encontro informal com amigos, mas não é o nome mais adequado para uma reunião de trabalho, não concorda? “Café” e “almoço” também não são exatamente profissionais, não é mesmo?

Adote o hábito de planejar e perseguir resultados até nos nomes dos eventos. Use títulos como “Reunião de pauta para edição de Natal”, “Avaliação do plano de marketing”, “1ª sessão de treinamento no software”, e “Encontro com cliente X”. Assim todo mundo sabe exatamente o que esperar daquele compromisso em especial. Não facilita bastante?

Faça descrições sucintas e completas

Capas de revistas têm promessas de pauta — como “Os segredos de Marte”, “A história do homem que sobreviveu a uma bomba nuclear” e “Os X segredos para se arrumar um emprego na TV”, por exemplo. Pois seu evento também deve ter, e o espaço para isso é a descrição.

Maus exemplos: deixar a descrição em branco, escrever uma repetição do título ou uma palavra muito genérica, como “reunião”. Bons exemplos: “discutir o andamento dos relatórios financeiros do terceiro trimestre”, “fazer um brainstorming para levantar ideias para a campanha de arrecadação de fundos de fim de ano” e “distribuir as tarefas e as responsabilidades da próxima campanha de marketing digital”. Grande diferença que vai gerar também grandes resultados. Faça o teste!

Responda sempre os RSVPs

O termo “répondez s’il vous plaît” pode parecer difícil de escrever, mas, se você preferir, trate-o como o bom e velho “confimar presença”. O Google Agenda normalmente pede dois RSVPs: um assim que você recebe o convite e outro na hora do lembrete — enviado, por exemplo, uma hora antes do horário marcado para o evento em questão.

Você deve confirmar presença sempre! Credibilidade e confiança são tudo em qualquer mercado, e nada pior do que se ver incerto sobre a disponibilidade da presença de alguém em uma determinada reunião. E se a pessoa não chega, será que é porque não vem mesmo ou ela está apenas atrasada? Adote sempre o RSVP e, se necessário, mande uma mensagem no eventual caso de um atraso imprevisto.

Abuse do Google Drive

Todo mundo com uma conta Google — requisito para usar o Gmail e o Google Agenda — tem um farto espaço disponível no Google Drive, mais ainda se usar o G Suite. Não há razão, portanto, para não abusar dos seus gigabytes no Google Drive também na hora de agendar eventos.

Quando houver algum material que todos precisam conhecer para um melhor aproveitamento da pauta, por exemplo, disponibilize-o como anexo na chamada para o evento ou deixe um link para o documento na descrição — pode ser uma planilha de custos, o orçamento do trimestre, a brochura da agência de turismo, o briefing do cliente, a apresentação em slides para o congresso da indústria ou uma reportagem com críticas à empresa, por exemplo. Uma bibliografia comum é o primeiro passo para o bom andamento de qualquer debate.

E você, conhece algum caso interessante sobre o Google Agenda? Comente aqui e conte para nós! Compartilhe suas experiências!