Publicado em 11 outubro 2013

Alguma vez você já deve ter recebido um e-mail que causou até certo desconforto pela linguagem, posicionamento do remetente ou até mesmo pela estética. No mundo dos negócios, isto pode prejudicar não só a imagem de uma pessoa, como de uma empresa inteira. Uma boa postura é fundamental para decidir como você é visto por outros profissionais e por seus clientes. Por isso, preparamos algumas dicas para evitar estas gafes e deixar o seu e-mail no nível de um grande profissional.

1. Bom português

O primeiro passo para um e-mail bem escrito é ter domínio da linguagem escrita. E isto não vale somente para o português, mas para qualquer outro idioma que você esteja utilizando. Lembre-se de que o objetivo principal de um e-mail é estabelecer a comunicação. Por isso, escreva de maneira correta para ser compreendido. Navegadores como o Google Chrome possuem corretor de texto, sublinhando em vermelho uma palavra escrita incorretamente. Para corrigi-la, basta clicar com o botão direito em cima da palavra e clicar em uma das sugestões que aparecem.

2. Bom senso

Escrever corretamente não é tudo que você precisa para uma boa linguagem. É preciso ter tato para conversar com as pessoas. Evite: fontes coloridas, grandes e escrever em caixa alta. Evite também escrever como se estivesse conversando com um amigo em um momento de diversão. Isso dá um tom informal às suas mensagens e às vezes, até um pouco grosseiro. Esteticamente, procure utilizar o padrão de sua empresa ao redigir mensagens de e-mail.

3. Assinatura padrão

A maioria dos serviços de e-mail oferecem a criação de uma assinatura padrão, que será inserida ao final de todas as suas mensagens enviadas. Atenha-se ao essencial e procure deixá-lo visualmente limpo. Ter seu nome completo, telefone de contato e site da empresa, na maioria dos casos já é o necessário. Algumas empresas inserem o link para as redes sociais. Neste caso, coloque as principais e certifique-se de que as mesmas estão atualizadas e oferecem atendimento ao cliente.

4. Cuidado com os títulos

Fique atento aos títulos de e-mail e anexo. Lembre-se de alterar os títulos de arquivos e ter títulos objetivos e sérios antes de enviar. Já imaginou o que um simples título como “clientechato”, “naoaguentomaisessetrabalho” pode trazer à sua empresa?

5. Utilize o domínio de sua empresa

Para assuntos profissionais, o melhor é utilizar o domínio de sua empresa. Acredite, isso melhora e muito a sua apresentação no meio corporativo, passando a imagem de que você trabalha em uma empresa organizada e sólida, diferente de um e-mail pessoal que muitas vezes sequer traz o seu nome. O Gmail, por exemplo, possui um pacote de e-mail corporativo e outras ferramentas para a sua empresa. Para conhecê-lo, clique aqui.

6. Aproveite os recursos facilitadores

Utilize os recursos extras que seu e-mail oferece — uma boa comunicação vai além de simples mensagens escritas. O Labs do Gmail oferece, por exemplo, a possibilidade de mensagens predeterminadas, deixando e-mails padrão salvos para serem enviados às dúvidas frequentes, além de cancelamento de envios acidentais de e-mails, avisos sobre anexos ausentes em mensagens de e-mail, mensagens automáticas de férias e muito mais. Saiba mais sobre recursos facilitadores no e-mail de sua empresa clicando aqui.

Seguindo estas dicas, você estará dando os primeiros passos para uma boa imagem profissional, tanto sua quanto de sua empresa. Lembre-se de que a maneira como você se comunica diz muito sobre o seu comportamento no meio empresarial.

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