Publicado em 11 Março 2015

Quase todo tipo de empresa, independentemente de seu porte, utiliza computadores em seus escritórios atualmente, não é mesmo? É preciso, portanto, encontrar a melhor forma de usar toda essa tecnologia a favor da produtividade, da otimização de processos e da redução de falhas. Afinal de contas, de nada adianta ter todas essas possibilidades à mão e não usá-las adequadamente. E um ótimo exemplo de como a tecnologia pode funcionar a favor da produtividade de uma empresa é o Google for Work.

Trata-se da suíte de aplicativos web do Google para ambientes corporativos, que reúne os serviços Google que a maioria das pessoas já conhece e utiliza — como Gmail, Google Drive e Google Agenda —, só que acessíveis para logins corporativos. Ou seja, é possível usar seu e-mail do trabalho com toda a estrutura oferecida pelo Gmail e compartilhar arquivos entre departamentos usando o Google Drive, por exemplo. Já facilita bastante, não concorda?

Então confira agora mesmo 7 ótimas dicas para mudar sua empresa para o Google for Work:

Armazenamento na nuvem

Os aplicativos do Google for Work são completamente baseados na nuvem, o que significa que seus arquivos podem ser acessados de qualquer computador, desde que se tenha acesso à internet. Isso, por si só, já traz grandes vantagens para um trabalho mais produtivo. Como seus arquivos estão na nuvem, falhas mecânicas não vão danificá-los, além de a possibilidade de acessá-los de qualquer lugar trazer ainda mais produtividade, já que permite ao profissional trabalhar de casa ou até mesmo em trânsito, pelo smartphone.

Ferramentas já conhecidas

Trazer o Google for Work para dentro da sua empresa não significa trazer uma suíte de aplicativos desconhecidos para os profissionais usarem. Na realidade, aqueles que estão acostumados a usar a internet normalmente já conhecerão as ferramentas Google — como o Gmail e o Google Drive. A única diferença é que esses aplicativos serão usados dentro da empresa, mas as funcionalidades são as mesmas. Portanto, não será necessário fazer treinamentos nem readaptar os processos de muitos funcionários.

Total controle administrativo

O gerente de TI ou a liderança responsável pelo gerenciamento desse tipo de solução vai contar com pleno controle sobre as contas do Google for Work. É possível adicionar ou remover usuários com facilidade, de forma que a introdução de um novo funcionário na organização não represente muito mais trabalho. Além disso, também é possível criar grupos de usuários e nomes alternativos para endereços de e-mail, assim um departamento inteiro pode ter uma conta que direciona as mensagens para todos os seus membros, por exemplo.

Variedade de ferramentas

O Google for Work traz um verdadeiro pacote de funcionalidades que pode ser aproveitado por qualquer tipo de negócio, indo desde o gerenciamento de e-mails (Gmail) até aplicativos de escritório (Google Drive), contando inclusive com um calendário (Google Agenda) e criador de páginas da web (Google Sites), para citar somente alguns. Lembrando que todos esses produtos passam por constantes atualizações que sempre trazem novas funcionalidades.

Funcionalidades experimentais

A maioria dos aplicativos web do Google possui uma seção chamada labs. É nessa parte que ficam as funcionalidades ainda em testes pela equipe de desenvolvimento, mas que já podem ser usadas. E essas funções deixam as ferramentas ainda melhores. Assim, para o trabalho ficar ainda mais produtivo e você poder aproveitar ao máximo os recursos do Google for Work, vale a pena conferir as opções dessa seção.

Atualizações constantes

Uma das tarefas que mais consome tempo e recursos do departamento de TI é a manutenção da atualização dos softwares da empresa em todos os computadores. Com o Google for Work, esse processo é completamente eliminado. Por serem ferramentas web, elas não precisam de atualização, uma vez que toda a manutenção é feita pelo próprio Google, em seus servidores. Assim, o aplicativo acessado pelo usuário final será sempre o mais atualizado.

Facilidade na transição

Se a sua empresa trabalha com arquivos offline tradicionais, a transição para o Google for Work não será nem um pouco difícil, já que esses arquivos são facilmente convertidos para edição no Google Drive, contando com todas as vantagens de tê-los na nuvem. Para usar o e-mail da empresa no Gmail, o usuário não sentirá nenhum efeito negativo da mudança, acessando suas mensagens normalmente e contando com todas as funcionalidades extras do Gmail.

Lembre-se de que, como a tecnologia serve para ajudar as pessoas e as empresas a atingirem seus objetivos, é muito importante estar sempre em busca de novas maneiras de melhorar o trabalho com seu auxílio. Nesse cenário, o Google for Work é um ótimo exemplo, sendo uma forma de trazer toda a funcionalidade dos produtos Google para o ambiente corporativo. Aproveite para conhecer melhor as possibilidades dessas ferramentas e aumentar substancialmente a produtividade da sua empresa!

Agora comente aqui e nos conte sua impressões sobre o assunto! Qual das nossas dicas chamou mais sua atenção? Compartilhe suas opiniões conosco!

 

QI_CTA_CardsTransformationADMINISTRATIVO