Publicado em 1 Janeiro 2014

Você trabalha em um consultório médico onde atendem um total de três doutores e apenas uma secretaria é responsável pelo agendamento de todas as consultas. Ou ainda, você é gerente de uma equipe de vendas, aonde trabalham 10 funcionários e os agendamentos são feitos em duplas.

Em situações como essa, saber a disponibilidade dos outros membros instantaneamente é fundamental – afinal, você não irá pedir para seu cliente esperar enquanto você busca um horário em comum entre as dez agendas disponíveis, certo?

Os horários disponíveis tem ficado cada vez mais escassos e, ao contrário disto, nossa necessidade de saber dos horários da nossa equipe se torna cada vez mais essencial. Home office, trabalho remoto, vendas externas, etc, são meios de trabalho que dificultam cada vez mais todos estarem em um mesmo local.

Para isso, o Google disponibilizou a sincronização de agendas, tornando possível se programar tendo acesso a programação de toda a sua equipe, ou ainda, de alguns subgrupos de usuários.

Como sincronizar sua agenda Google

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O passo a passo para sincronizar a sua agenda Google é simples:

  1. Depois de logado no Google Agenda, no menu suspenso “Minhas agendas”, clique em Criar nova agenda;
  2. Escolha um nome, descrição, local e fuso horário para sua nova agenda;
  3. Selecione a caixa: Compartilhar esta agenda com outras pessoas e posteriormente, compartilhe com todos da sua organização;
  4. Para finalizar o processo, clique em Criar agenda e pronto.

Existe ainda a possibilidade de compartilhar a agenda apenas com grupos específicos de interesse. Por exemplo, para uma reunião da área financeira, talvez não seja necessário convidar as áreas de RH e marketing.

Ps:. Excluiu um evento importante, que continha várias informações? Não se desespere. Neste conteúdo aqui, você pode aprender a como restaurar um evento que foi deletado. É bem rapidinho!

Para fazer isto, você precisa ser o administrador do sistema:

  1. Crie um grupo com todas as pessoas da organização;
  2. Vá em Minhas agendas e encontre a agenda compartilhada, clique na seta suspensa e selecione a opção Compartilhar esta agenda;
  3. Em Compartilhar com pessoas específicas, digite o nome do grupo na caixa Inserir endereços de e-mail;
  4. Clique em salvar e todos os membros daquele grupo receberão um e-mail com o agendamento.

No padrão de configuração do Google Agenda, é permitido que todos os usuários possam ver os detalhes do evento, para alterar esta configuração você deve alterar as permissões de acesso.

Se ainda tem dúvidas da eficácia do Google Agendas para agilizar o tempo e melhorar processos, tenho um artigo que irá fazê-lo entender o potencial da ferramenta cada vez mais. Veja!

E ah, tem alguma dúvida em relação ao uso do Google Agenda? Deixe suas perguntas nos comentários abaixo!

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