Publicado em 12 novembro 2014

Seja para exibir uma série de opções em seu site ou para mostrar vários itens no Google Planilhas, permitindo que os dados específicos de cada célula sejam escolhidos apenas dentro de uma lista predefinida, criar uma lista dropdown pode ser bem útil. Montar esse menu suspenso é bastante fácil e rápido. E esse é justamente o objetivo deste post: ensinar como usar e esquematizar o “data validation” para criar esse tipo de lista direto nas planilhas do Google. Quer sabe como? Então confira:

Criando a planilha

1º passo: em uma nova planilha em branco, digite a lista de itens — como meses do ano para controlar pagamentos, relação de materiais e siglas ou nomes de projetos em execução, por exemplo — que pretende visualizar em seu menu suspenso. Ela será sua base e servirá como referência para sua tabela;

2º passo: ao lado, em colunas separadas, crie outras listas para inserir novos dados — como os meses de vencimento ou o tipo de contas a pagar, a quantidade ou a descrição dos produtos e o prazo de entrega ou os clientes relativos a cada projeto, por exemplo;

3º passo: escolha uma dessas novas colunas, selecione a aba “dados” e, em seguida, a opção “Validação”;

4º passo: uma janela se abrirá, selecione o intervalo de células ou a lista de sua planilha que servirá para validar essas células — aquela feita no 1º passo —, mas, atenção, porque o título não deve ser selecionado;

5º passo: agora, para finalizar, basta escolher um dos itens para cada célula que você colocar em sua lista, sem precisar digitar tudo novamente. E o melhor de tudo é a possibilidade de se poder alterar esses dados de forma bem prática e rápida.

 

 

 

Evitando erros

Essa sistematização também é extremamente eficiente e bastante útil para se evitar erros em planilhas que passam por muitas mãos e são alimentadas em conjunto com outros membros da equipe.

Quando um item que não consta na lista é digitado, uma janela com uma mensagem de erro imediatamente aparece na tela, impedindo que esse item seja inserido por puro descuido. Para validar essa nova inserção na planilha, deve-se proceder da seguinte maneira:

1º passo: apague o item inválido e selecione, no menu “Dados”, o item “Validação”;

2º passo: Na opção “Em dados inválidos” selecione “Mostrar aviso” para deixar evidente quando algum dado for inserido de maneira incorreta ou “Rejeitar texto” para não permitir que dados incorretos sejam inseridos.

3º passo: na caixa de diálogo “Validação de dados”, você pode configurar as mensagem desse alerta no item “Aparência”. Marque “Exibir botão na célula para mostrar lista” para que os usuários da planilha consigam localizar facilmente uma lista e personalize a mensagem de ajuda em “Mostrar ajuda”;

Agora é com você, caro usuário. Crie sua planilha e não se esqueça de comentar aqui quais benefícios ela trouxe para você. E se ficou ainda alguma dúvida ou tem alguma sugestão a fazer, não deixe de compartilhar conosco! Participe!

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