Publicado em 9 fevereiro 2017

Uma reunião online não precisa ser sinônimo de perda de tempo. A realidade é que esse tipo de encontro pode ser tão ou mais produtivo que o presencial. Por ser uma estratégia menos onerosa para reunir equipes, é a oportunidade ideal para construir confiança e chegar a resultados, desde que observadas algumas regras.

Aprenda como fazer uma reunião online com eficiência colocando em prática estas dicas:

Planeje a reunião online com antecedência

Como em qualquer outra reunião, planejamento é a chave do sucesso. Seja pelo Google Hangouts ou presencial, o básico ainda se aplica:

  • Considere se é realmente necessário marcar uma reunião;
  • Defina uma agenda e determine o tempo máximo de duração para o encontro;
  • Identifique o propósito e projete resultados de antemão;
  • Convide apenas os membros da equipe que precisam participar da conversa;
  • Fique atento à pontualidade e busque otimizar a abordagem de cada tópico, para acabar um pouco mais cedo que o previsto.

Defina um facilitador para organizar a participação dos presentes

O maior desafio em encontros remotos é a interrupção. Mesmo com auxílio de tecnologias de vídeo, é preciso criar regras para que os participantes não se atropelem.

Para reuniões em que grupos de pessoas se encontram pessoalmente e alguns membros da equipe estão em locais remotos, determine um facilitador. Seu papel será organizar o encontro, determinando quando é momento ideal para ouvir ou falar.

Confirme o encontro, considerando possíveis diferenças de fuso horário

Envie um convite por e-mail para os participantes antes do encontro. Certifique-se de que todos estarão disponíveis e confirme a presença, o horário e os assuntos a serem discutidos com antecedência. Com o G Suite, essa tarefa é simples: basta compartilhar um compromisso com os contatos relevantes.

O objetivo é realizar uma reunião online produtiva, mas a distância pode dificultar a troca de informações simples. Garanta que todos os membros essenciais da equipe estarão disponíveis e considere possíveis diferenças de fuso horário sem dores de cabeça, usando as ferramentas Google a seu favor.

Verifique o funcionamento dos equipamentos de áudio e vídeo

Nunca tivemos tantos recursos para nos conectar como atualmente. Mas isso não significa que a tecnologia vai funcionar de forma perfeita o tempo todo.

Para evitar problemas, teste seus equipamentos com antecedência, prepare os documentos que precisam ser compartilhados durante o encontro e verifique sua conexão à internet.

Se for realizar chamadas de vídeo, prefira conexões cabeadas em vez de redes wireless, que apresentam maior instabilidade. Verifique o funcionamento de microfones e câmeras por meio de uma chamada de teste.

Utilize a função de envio de arquivos do Hangouts para que todos os membros tenham acesso à mesma informação.

Faça um bom follow up para maximizar os resultados

Uma reunião bem-sucedida gera um curso de ação. Faça um bom follow up com sua equipe e liste o que ficou definido após o encontro, estruturando os principais desenvolvimentos em um e-mail.

Um follow up adequado inclui um objetivo, contexto e tópicos ou tarefas que precisam ser executadas. Se preferir, use suas anotações do Google Keep e atribua um prazo para cada uma delas antes de compartilhar.

Fazer uma reunião online produtiva e eficiente fica muito mais fácil com a ajuda das ferramentas do G Suite. Se sua empresa ainda não conta com as soluções Google no dia a dia é hora de mudar isso! Entre em contato com um de nossos especialistas agora mesmo e descubra como o G Suite pode aumentar a eficiência e segurança da sua empresa.

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