Publicado em 26 junho 2015

O Google Drive é uma ferramenta de armazenamento, compartilhamento e gerenciamento de arquivos na nuvem mundialmente reconhecida por sua qualidade. Além de contar com o renomado selo da Google, esse recurso pode ser muito útil para organizar os arquivos das empresas, utilizando suas funcionalidades de maneira a facilitar o trabalho dos funcionários e disponibilizar documentos mais agilmente até mesmo para clientes e fornecedores. Quer saber mais? Então confira a seguir como você pode organizar os arquivos do financeiro da sua empresa no Google Drive e se deixe surpreender com a eficiência que a ferramenta pode gerar para o setor! Vamos lá?

Aumentando a segurança com a nuvem

O Google Drive mantém todos os seus arquivos na nuvem, o que traz uma maior segurança em relação à prevenção contra perdas e ao armazenamento dos dados do setor financeiro. Você pode, por exemplo, armazenar balanços, contratos e notas fiscais de forma segura e confiável, garantindo que o backup desses documentos seja mantido na nuvem. E se a sua preocupação é em relação à privacidade de dados confidenciais, saiba que o Google Drive possui uma política de segurança que garante a não disponibilização, sem a devida autorização prévia, de nenhum dos seus arquivos. Assim, é você mesmo o dono dos arquivos ali armazenados, de modo que apenas você pode acessá-los ou compartilhá-los.

Organizando adequadamente seus arquivos

Com o Drive é possível criar uma estrutura de pastas de modo que você possa decidir se vale mais a pena criar uma pastinha para cada tipo de arquivo — como uma pasta de contratos, outra de notas fiscais, uma terceira para armazenar dados cadastrais dos clientes e outra para fornecedores. Só com isso você já conseguirá deixar os dados do setor mais organizados. Outra possibilidade interessante é criar uma pasta para cada cliente ou fornecedor da empresa e, dentro de cada uma delas, salvar as respectivas cópias dos dados cadastrais, contratos e notas fiscais. Nesse cenário, você pode inclusive compartilhar essa pasta específica com o cliente ou fornecedor, facilitando a disponibilização dos dados e agilizando a troca de informações entre vocês.

Compartilhando os documentos no Google Drive

Considerando que o setor financeiro da sua empresa conte com mais de um colaborador, é vital que todos esses membros tenham acesso aos dados necessários para fazer seu trabalho no dia a dia, certo? Pois com o Google Drive, os arquivos da sua empresa podem ser compartilhados entre todos os funcionários, ajudando inclusive na produtividade do setor, afinal, como os dados estarão na nuvem, todos poderão ter acesso aos arquivos e às pastas da empresa, quando e de onde quiserem. O Drive permite que você compartilhe uma pasta e, automaticamente, todos os arquivos que estiverem dentro dela. Em casos específicos, você também pode compartilhar arquivos individualmente, o que permite uma maior flexibilidade ao setor financeiro, podendo controlar exatamente o que poderá ou não ser compartilhado e exatamente com quem.

Categorizando estrategicamente os arquivos

Além desses recursos, o serviço de armazenamento na nuvem do Drive conta com diversas outras configurações e personalizações que podem ajudar bastante o setor financeiro da sua empresa. Uma dessas opções é a categorização de arquivos por meio do uso de cores diferentes. Assim, você pode definir um padrão de cor para cada tipo de arquivo, de modo que, só de olhar para as marcações, as pessoas já identifiquem sobre o que se trata o arquivo — você pode destinar o amarelo para as notas fiscais, o verde para contratos e o azul para documentos internos, por exemplo. Já facilita bastante, não é mesmo?

Viu só como Google Drive pode ajudar enormemente no dia a dia do setor financeiro das empresas, facilitando o armazenamento, o gerenciamento e o compartilhamento de seus arquivos? Ficou ainda alguma dúvida ou quer dividir suas próprias dicas conosco? Comente aqui e compartilhe sua opinião sobre o tema!

 

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