Publicado em 4 outubro 2013

Muitas empresas estão surgindo, crescendo rapidamente e tudo isso traz um grande desafio: como controlar custos de modo a otimizar não apenas a receita da empresa, mas pensando em impactos ambientais e possíveis problemas futuros? A união da estratégia com a tecnologia podem ajudar os empreendedores a resolver esta questão. Acompanhe as dicas a seguir, que podem ajudá-lo a iniciar o processo de mudança.

Consciência é a chave de tudo

O primeiro passo para uma grande mudança, como a que envolve redução de custos, é a consciência de que é preciso mudar. Faça um levantamento do que está sendo gasto na empresa – com energia, materiais de escritório, produtos de limpeza, água, combustível, ferramentas e outros. Analise o que pode ser mudado e o que está ou não trazendo retorno. A partir destes dados, siga para os próximos passos.

O pensamento coletivo funciona melhor que o individual

É fundamental que durante esta mudança, você tenha total apoio de sua equipe, tanto na prática quanto na teoria. Por isso, esteja aberto às ideias que podem surgir. Para a mudança de atitudes, é preciso incentivo constante – mostre aos funcionários da empresa o quanto a nova rotina empresarial é importante para o resultado final. Se possível, crie programas de bonificação para aqueles que se destacarem na participação do projeto.

Tenha as pessoas certas ao seu lado

Foco na hora de contratar – saiba exatamente do que precisa antes mesmo de chamar alguém para fazer parte de sua equipe. Analise o que é interessante para a sua empresa, tanto em técnicas de trabalho quanto na capacidade de relacionamento interpessoal.

Regularidade, sempre!

Esteja sempre em dia com as documentações, licenças e certifique-se de que sua empresa segue à risca todas as leis relacionadas ao trabalho. Um processo ou multa pode trazer prejuízos financeiros desnecessários e ainda prejudicar a imagem de sua empresa.

Saiba qual o momento de terceirizar

Se é mais lucrativo trazer ferramentas e pessoas de fora do que comprar novos equipamentos e contratar novas pessoas, terceirize. Para algumas tarefas isto é válido e recomendado. Da mesma forma, analise o que já é terceirizado e se trazer estes produtos e serviços para dentro de seu ambiente de trabalho pode trazer melhores resultados.

Logística

O que pode ser mudado em relação a transporte? Existe algum meio alternativo para a locomoção de funcionários? Em relação a serviços, veja o que é possível trazer para o mundo online. Às vezes um bom serviço de e-mail e uma ferramenta online de videoconferência pode resolver alguns problemas.

Esteja preparado para tudo

Imprevistos podem e vão acontecer. O mau funcionamento de um equipamento ou condições climáticas, por exemplo, podem prejudicar a produção de um mês inteiro. Esteja preparado estrutural e financeiramente para o que não vai sair como você esperava.

Como está o retorno financeiro?

Nada pode ser continuado se não é possível medir resultados. O planejamento foi feito para funcionar – seu investimento está trazendo o retorno esperado? Diminua ou corte aquilo que não é necessário e tenha mais verba disponível para novas técnicas ou para investir naquilo que traz maior retorno.

Meios alternativos

Alguns recursos causam bastante gasto, mas são necessários. Por isto, procure meios alternativos de atender algumas necessidades básicas – se for possível, utilize meios alternativos de energia, como a solar, pelo menos em partes ou adquira um filtro de água, ao invés de comprar garrafas todos os dias, por exemplo.

Invista em novas (e boas) ferramentas

Utilizar softwares que são gratuitos, mas não atendem à demanda de sua empresa pode trazer prejuízos. Se for necessário, invista exatamente naquilo que você precisa. Ter, de fato, uma ferramenta efetiva traz melhores retornos do que uma falsa sensação de lucro.

Quanto mais online, melhor

Ter alternativas de trabalho e armazenamento online traz inúmeras vantagens: maior segurança em caso de desastres, diminuição de custos com comunicação e materiais, além de melhorar a produtividade. Por isso, escaneie documentos importantes ou sempre que possível, já crie-os em meios digitais. Tenha um bom serviço de e-mail e armazenamento de arquivos, assim como a possibilidade de editar documentos de forma 100% online, de qualquer lugar e com pessoas em diferentes locais. Para isto, nós sugerimos o G Suite, pacote completo de ferramentas para a sua empresa, que permite a criação e colaboração de apresentações, formulários, sites, reuniões online com integrantes de diferentes partes do mundo e muito mais. Saiba mais aqui.