Publicado em 6 Março 2015

Para o administrador que acaba de abrir sua empresa, o momento é crítico, uma vez que ainda não se sabe ainda quando — ou se — o negócio dará lucro. Assim, fica-se impedido de fazer investimentos mais vultosos sob a pena de jogar dinheiro fora. Contudo, alguns aspectos felizmente não precisam ser muito caros: é o caso de muitos aplicativos que fazem toda a diferença na organização e otimização de processos da empresa. A cada novo dia surgem soluções que prometem ajudar na organização e na manutenção do trabalho, algumas delas tão baratas que certamente cabem no orçamento de qualquer empresa, independentemente do seu tamanho. Quer conhecer esses aplicativos praticamente milagrosos? Então confira agora mesmo nosso post e toque sua empresa gastando bem pouco:

Organize suas anotações

Não é possível saber quando uma boa ideia surgirá, não é verdade? Quem trabalha, por exemplo, com criatividade ou pesquisa, precisa estar sempre fazendo anotações e guardando referências, já que uma simples página ou imagem pode ser o que dá origem a uma excelente ideia. E é aí que entra o Evernote, ferramenta poderosa que auxilia o usuário não só a gravar todas as referências que deseja como também as organiza de maneira intuitiva e acessível. Essa também é uma ótima ferramenta de anotações em geral, principalmente por ser acessível por meio de smartphones e tablets.

Guarde, crie e edite arquivos

Já aconteceu de você estar editando um arquivo importante e, de repente, cair a luz ou o programa travar? Isso pode fazer com que você perca todo o seu trabalho, causando um baque sério à produtividade — e até à motivação. Porém, se seus arquivos são mantidos na nuvem, você fica imune ao risco. Nesse caso, mesmo na ocorrência de falhas mecânicas, seus arquivos ficam seguros e acessíveis, de qualquer lugar e a qualquer hora. Parte da seleção de aplicativos web do Google, o Google Drive é a solução perfeita para uma empresa manter seus arquivos na mais perfeita segurança.

E o melhor é que o G Suite oferece muito mais funcionalidades além da guarda de seus arquivos: ele é uma suíte completa de aplicativos de escritório, sendo capaz de criar e editar documentos de texto, apresentações, planilhas e vários outros formatos. Em vez de investir em um pacote caro de aplicativos tradicionais, sua empresa pode optar pelo G Suite, que traz tudo isso por um custo muito menor, além de oferecer as vantagens de ser completamente compatível com outros formatos de arquivos e de ser baseado na nuvem.

Gerencie os compromissos

Independentemente do tamanho da equipe, a empresa toda precisa funcionar bem com relação a seus compromissos, não concorda? Assim, a marcação de reuniões, de visitas a clientes e de outros eventos deve ser feita de maneira organizada e sem a possibilidade de erros. A melhor forma de se fazer isso é usando um aplicativo de calendário como o Google Agenda, capaz de gerenciar seus compromissos, sincronizando-os com smartphones e tablets, e notificá-lo no momento em que o evento se inicia. O Google Agenda também faz parte do pacote G Suite, integrando-se à rede da empresa e facilitando a criação de eventos compartilhados entre membros da equipe.

Melhore a comunicação

A comunicação interna da empresa é muito importante. Nesse cenário, o e-mail pode funcionar para a maioria das questões a serem resolvidas, mas as mensagens acabam se acumulando, além de nem todos os profissionais possuírem disciplina suficiente para manter suas caixas de entrada sob controle. Por conta disso é que é importante contar com um sistema de comunicação interna. O próprio Google possui o Hangouts, que traz a vantagem de poder ser usado a partir da interface do Gmail. Se a sua empresa utiliza o G Suite, vai poder concentrar toda a sua equipe no Hangouts e otimizar as comunicações de forma nunca antes vista!

Coordene equipes e projetos

O Asana é um aplicativo web que permite que toda a equipe se integre de forma fácil e eficiente. Por meio dele é possível criar listas de tarefas e compartilhá-las com todos, de forma que um projeto pode ser delegado a diversas pessoas, cada uma delas com funções diferentes. Dessa forma todos os envolvidos ficam a par de cada uma das etapas do processo, eliminando a necessidade de e-mails com atualizações de status de trabalho e oferecendo um panorama fiel sobre o que cada um está desenvolvendo. É possível configurar datas de prazo e níveis de prioridades para as tarefas, o que ajuda ainda mais na organização.

Viu só como os aplicativos web do Google fazem uma grande diferença na organização de uma empresa? Estão sempre surgindo novas ferramentas que garantem um funcionamento pleno à sua empresa, sem precisar gastar muito dinheiro com programas que não trarão tanta versatilidade e flexibilidade ao desenvolvimento do trabalho. Por isso, busque sempre tomar a melhor decisão para a companhia e aproveite os benefícios!

E não deixe de comentar aqui para dividir conosco suas impressões e experiências! Já conhecia algum desses aplicativos ou quer sugerir outros igualmente úteis? Qual das opções sugeridas chamou mais sua atenção? Compartilhe suas opiniões e participe da conversa!

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