Publicado em 6 outubro 2015

Sabe aquela sensação terrível de chegar ao fim do dia e não ter dado conta da metade dos seus compromissos? Não se desespere, pois esse é o sinal dos tempos. Cada vez mais, as pessoas estão sentido isso, pois assumem um leque imenso de atividades e têm que lidar com a pressão por mais eficiência. Mas aqui vai uma boa notícia: é possível manter uma rotina produtiva com algumas iniciativas de gestão de tempo. No post de hoje, listamos 6 dicas para que você gerencie melhor o seu tempo e mostramos como o Google Agenda pode te ajudar muito. Confira abaixo:

Quais são as 6 maneiras de dobrar sua produtividade? 

O conceito moderno de gestão de tempo — o ato de planejar a quantidade de tempo que você gasta em atividades — surgiu a partir das técnicas de gerenciamento científico do engenheiro mecânico estadunidense Frederick Taylor. Seu objetivo era aumentar a produtividade dos trabalhadores.

Para fazer isso, ele conduziu estudos de tempo e movimento e começou a centralizar isto sobre as melhores estratégias para trabalhos. Ele basicamente buscava uma forma de maximizar a atividade concluída em um determinado período de tempo.

Para melhor gerir seu tempo agora mesmo, que tal colocar em prática essas 6 dicas?

1- Elimine o hábito da procrastinação 

Pegue as tarefas mais difíceis e tente resolvê-las, deixando o que é mais fácil para depois. Assim você não estará esgotado no meio da tarde. E lembre-se: eliminar o hábito de procrastinar realmente exige muita determinação.

2- Elenque prioridades  

Não tem jeito. Você precisa saber o que é emergencial, o que pode deixar para depois e — o mais importante — a hora de dizer “não”. Ao criar o hábito de elencar prioridades, você se organiza melhor. E ao aprender a dizer não, você não peca pelo excesso de atividades.

 3- Delegue mais 

Um dos maiores erros é assumir mais fardo do que suas costas podem aguentar. Confie mais na sua equipe e nos seus colegas. Peça ajuda para realizar as tarefas que outras pessoas podem fazer por você, oriente-as e dê uma revisada final para ver se está dentro das suas expectativas. Perceba que várias atividades serão eliminadas da sua lista com essa atitude e o seu dia a dia será bem mais produtivo.

                                 4- Tome decisões rápidas

Refletir é sempre bom — desde que seja feito na dose certa. Pergunte-se se você não está alimentando conflitos internos e criando bloqueios na sua produtividade ao meditar demais sobre uma decisão. Aprenda também a lidar com a pressão do tempo e a tomar decisões mais rapidamente. Isso melhorará muito sua eficiência.

 5- Cuide do seu bem-estar 

Se até as máquinas podem ficar esgotadas, nós também podemos cansar. Priorize momentos de folga e lazer. Esqueça o trabalho quando estiver em casa ou durante as férias. Você voltará muito mais disposto para o escritório. Pratique alguma atividade física e se esforce sempre para ter momentos lúdicos e culturais. Lembre-se: para ser produtivo, você precisa estar 100% bem com a sua mente e o seu corpo!

                                 6- Prepare-se com antecedência

Um hábito a ser cultivado é o planejamento. Trace um programa para o seu dia antes de começar. Ao chegar no escritório, tente definir o que é prioridade e também delimitar horários para cumprir tarefas (reuniões, recebimento  de fornecedores, ligações etc.). Ao fazer isso, você não só cria metas como também fica mais preparado para absorver os compromissos que forem surgindo. Procure se manter o máximo dentro do planejado.

Faça uso da tecnologia para isso. O Google Agenda é uma das melhores ferramentas para criar blocos de tempo para cada tarefa. Você pode usá-lo no computador de casa e do escritório e também sincronizá-lo no seu smartphone ou tablet. Pense bem: isso garante mais mobilidade para quando estiver em viagem, por exemplo.

Como usar o Google Agenda para melhorar sua produtividade

É muito fácil usar o Google Agenda. Você só precisa ter uma conta no Google e localizá-lo entre as diversas aplicações oferecidas pela empresa. Ao iniciá-lo, não se esqueça de definir seu fuso horário! Assim você não correrá o risco de planejar sua agenda com horários diferentes.

Cadastro de eventos

Depois desse processo, basta cadastrar eventos e compromissos conforme o tempo que você julga necessário para cumpri-los. Você pode distribuir cada atividade durante o dia em inúmeros blocos de tempo e incluir um sistema de alertas. Dessa forma, você recebe um lembrete via email assim que chegar o momento da tarefa.

Exibição de compromissos

Existem algumas formas de exibição dos compromissos que você cadastra em seu Google Agenda. Escolha aquela que te ajuda a ter um bom panorama do seu pool de atividades. O modo de exibição pode ser:

  • por dia;
  • por semana;
  • por mês;
  • compromissos (a lista de tarefas cadastradas).

Categorização de tarefas 

Você também pode criar grupos de compromissos, ou seja, categorizá-los. Por exemplo: é possível criar categorias chamadas “reuniões”, “vendas”, “tarefas pessoais” e assim por diante. Dessa forma, poderá fazer consultas mais rápidas nos seus compromissos ao clicar em uma determinada categoria.

Vale lembrar que cada um desses grupos pode ter uma cor única. Com esse recurso, os compromissos categorizados terão uma mesma cor definida, o que ajuda a criar um panorama dos compromissos do dia no momento da exibição de todos os blocos.

É importante dizer que o Google Agenda é uma ferramenta muito intuitiva e com inúmeras possibilidades. Portanto, é possível melhorar a sua gestão de tempo à medida que você utiliza e descobre novas formas de se organizar no serviço.

O certo é que o cadastramento de compromissos cotidianos no Agenda te fará planejar melhor cada atividade dentro de um determinado tempo. E isso fará com que você fique ainda melhor no hábito do planejamento diário das atividades.

E então, você gostou das nossas 6 dicas para dobrar sua produtividade? Que tal começar a praticá-las ainda hoje? Conte para nós a sua experiência! E se tiver alguma dúvida sobre o assunto, deixe sua questão registrada em nosso campo de comentários!

 

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