Publicado em 17 Março 2015

Administrar uma empresa requer a formalização de procedimentos para melhorar e aperfeiçoar os processos internos. E muitas dessas ferramentas – de gestão e administração – podem ficar exponencialmente mais eficazes devido ao uso da tecnologia da informação, que constantemente cria novos instrumentos, softwares e aplicativos. Conheça algumas dessas ferramentas e veja quais podem ser aplicadas à rotina da sua empresa.

8 ferramentas importantes na administração

1. O Ciclo PDCA

Trata-se de uma ferramenta de gestão bem conhecida dos administradores de empresas. De maneira geral visa controlar e melhorar os processos de maneira contínua, identificando as causas dos problemas e implementando soluções adequadas. Esta ferramenta se fundamenta num ciclo de produção em quatro etapas que se sucedem:

P (Plan/Planejamento) – Um plano básico contendo as diretrizes da empresa;

D (Do/Execução) – Conduzir o planejamento na prática; caso haja mudanças, anotá-las;

C (Check/Checagem) – A verificação das diferenças entre o planejamento e o que foi executado;

A (Ação/Ação) – Ações corretivas das falhas que apareceram no processo e repete-se o ciclo.

2. Procedimentos Operacionais Padrões (POP)

Para  executar o que planejamos é necessário padronizar o que se quer ver finalizado. Os Procedimentos Operacionais Padrões (POP) são descrições detalhadas de todas as operações necessárias para a realização de uma determinada atividade, um roteiro a seguir. Garante-se com isso que o processo seja executado sempre do mesmo jeito, independente do operador, o que assegura certo nível de qualidade.

3. Análise SWOT (FOFA)

Faz-se um levantamento dos pontos fortes (forças – strenghts) e pontos fracos (fraquezas – weaknesses), das oportunidades (opportunities) e ameaças (threats) da empresa. Após esta verificação é necessário estabelecer um plano de ação, definindo  objetivos e metas para tirar o máximo proveito das forças, aperfeiçoar as áreas fracas, aproveitar as possíveis oportunidades e preparar-se para enfrentar as ameaças.

4. Folhas de verificação (Check Lists)

São tabelas, simples planilhas, elaboradas para organizar a coleta de dados, garantindo que as informações sejam coletadas e registradas de forma fácil e concisa. Geralmente a empresa desenvolve seus próprios check lists, de acordo com o que se deseja avaliar (objetivos e metas). É importante saber claramente o por quê da coleta de dados e quais os objetivos a serem alcançados com isso.

5. Aplicativos para administrar projetos

Os aplicativos do Google facilitam o gerenciamento de documentos, serviços, usuários e ainda oferecem acesso em tempo real às últimas atualizações e informações da conta, através de painéis de controle. Com isso consegue-se administrar melhor dados e projetos de maneira mais simples, organizada e segura. As informações são armazenadas na nuvem, o que permite a toda equipe acessar informações, projetos e documentos de qualquer lugar, através de qualquer aparelho que tenha conexão com a internet. Outra grande vantagem destes aplicativos é a total segurança contra hackers. São diversos recursos do G Suite, que garantem total proteção às informações sigilosas de sua empresa, possibilitando controlar o acesso e o compartilhamento de dados 24 horas por dia.

6. Fluxogramas

Fluxograma é um tipo de diagrama, e pode ser entendido como uma representação esquemática de um processo. Fazer um fluxograma é uma forma de transformar em desenho, em imagem, o que está escrito no Procedimento Operacional Padrão (POP), permitindo uma melhor visualização do processo e portanto maior clareza. Os fluxogramas são bem quistos pelos operadores dos processos devido à sua simplicidade e facilidade de entendimento.

7. Plataformas colaborativas

Adotar um sistema de plataformas colaborativas é uma das soluções administrativas mais eficazes para otimizar o desempenho da equipe, bem como de todos os envolvidos. O G Suite possibilita a integração entre os membros da equipe, clientes e parceiros comerciais. Todos os envolvidos nos projetos e tarefas conseguem compartilhar informações, arquivos, planilhas, documentos, apresentações, entre outros materiais, de forma colaborativa e segura, pois com o armazenamento na nuvem, as versões anteriores e atuais dos documentos são salvas e atualizadas automaticamente para todos os usuários.

8. RASCI – Responsible, Accountable, Support, Communicated, Informed

Esta ferramenta é muito importante para definir funções e responsabilidades de cada departamento, principalmente nas startups, que são empresas muito novas e pode haver confusão de funções e tarefas. Para resolver esse tipo de situação indica-se a ferramenta batizada de Matriz de Responsabilidade RASCI –  Responsible, Accountable, Support, Communicated, Informed:

Responsible: é a pessoa responsável pela execução da tarefa, ou seja, quem tem que liderar o esforço de fazer e concluir a tarefa. Não pode existir mais de um responsável por tarefa. É aquela máxima de que cachorro com dois donos morre de fome.

Accountable: é a pessoa que responde pela tarefa, e que tem o poder de delegar para o responsável a tarefa a ser feita. Responsável e accountable podem ser a mesma pessoa. Também vale a regra de que não pode existir mais de um accountable por tarefa.

Support: são as pessoas ou equipes que trabalham juntas , sob a coordenação do responsável pela tarefa.

Communicated: são as pessoas ou equipes que não participam da execução da tarefa, mas que precisam ser consultadas antes ou enquanto a tarefa estiver sendo executada, pois elas podem dar instruções relevantes para a execução.

Informed: são as pessoas ou equipes que não participam da execução da tarefa nem precisam ser consultadas a respeito da execução da tarefa, mas que devem ser informadas quando a tarefa for concluída.

 

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