Publicado em 2 junho 2015

Independentemente de sua área de atuação, toda empresa precisa ter seus dados mais importantes bem organizados e acessíveis aos funcionários, certo? Inclui-se aí recursos como regras de conduta, boas práticas para a realização do trabalho, catalogação de projetos, descrições de tarefas, ordens de processos e muito mais. Com o surgimento da web, era mais que natural que o ambiente corporativo passasse a usar esse formato para disponibilizar tais dados a seus colaboradores.

Pois essa rede de páginas internas era chamada de intranet, sendo acessível somente a quem se conectava a partir da rede interna da empresa. Só que, com o passar dos anos, as necessidades dos negócios mudaram. Já não é mais possível contar com tantas vantagens ao usar esse modelo de intranet antigo. Assim, felizmente surgiram alternativas bem mais interessantes para ajudar as empresas a organizar seus processos e tornar informações facilmente acessíveis aos funcionários, além de restringir o acesso a quem não integra a equipe.

Hoje em dia, o Google Sites é a ferramenta que permite criar, rápida e facilmente, sites na internet. E é a própria Google quem se encarrega da hospedagem e de suas configurações, deixando ao usuário somente a responsabilidade de criar e organizar as páginas. Trata-se de uma alternativa válida à intranet, já que o Sites traz a funcionalidade de restringir o acesso para quem não faz parte da empresa. Pronto para saber mais sobre esse recurso? Então acompanhe agora mesmo nosso post:

Por que usar?

Por muito tempo, a intranet era a principal forma de comunicação e compartilhamento de informações dentro das empresas. Com a devida tecnologia, era possível criar páginas dedicadas a departamentos, desenhar fluxos de trabalho, listar etapas de realização dos procedimentos e muitas outras possibilidades, que variavam, claro, conforme a área de atuação.

No entanto, nos últimos anos, a tendência de cada vez mais resolver assuntos de trabalho remotamente tornou esse modelo insustentável. Afinal de contas, era preciso estar fisicamente dentro do escritório e conectado à rede interna para ter acesso à intranet. E, assim, o modelo foi caindo em desuso, com raras aplicações em negócios que mantiveram seu uso apesar das desvantagens.

Felizmente, porém, surgiram alternativas melhores para viabilizar o uso da intranet nessa nova realidade do ambiente corporativo. A principal delas é o Google Sites, a ferramenta da gigante das buscas que permite a criação rápida e fácil de páginas na web. O que torna o Google Sites um excelente recurso para intranets é a possibilidade de se restringir seu acesso somente para os usuários da empresa por meio de um login. Ou seja, dá para acessar o site estando em casa ou em qualquer outro lugar, bastando entrar com seu e-mail e sua senha.

Como usar?

A maneira ideal de empregar a intranet para melhorar a comunicação e a produtividade de um negócio depende, antes de mais nada, de sua área de atuação. O Google Sites é particularmente excelente para reunir informações úteis e facilitar a organização de projetos internos. Uma boa forma de usá-lo é criar páginas separadas para cada projeto que a empresa esteja desenvolvendo e permitir que o restante da equipe seja capaz de acessá-las e editá-las.

As páginas do Google Sites ficam bem mais simples de entender se observadas como uma árvore com vários galhos. Existe a página principal e, abaixo dela, podem ser criadas subpáginas, conforme a necessidade. Utilizando esse modelo, é possível criar uma hierarquia produtiva para o conteúdo, deixando-o bem organizado para os outros profissionais poderem fazer um uso simples e fácil.

Comece criando uma página de introdução que destaque as regras de uso daquele ambiente e traga links para as seções internas de cada departamento. A seguir, construa as páginas internas, sempre se atentando à hierarquia correta do site inteiro. Lembre-se de, quando terminar, checar as configurações de privacidade do site, já que, para que ele atue como uma intranet autêntica, deve ser visível só para membros da organização.

Por onde usar?

O G Suite é o serviço que permite usar os produtos Google dentro do ambiente corporativo. E isso significa, por exemplo, poder usar toda a tecnologia e a estrutura do Gmail para a troca de mensagens de trabalho, além de se armazenar os arquivos corporativos no Google Drive, agendar reuniões com colegas no Google Agenda, entre outros.

O Google Sites faz parte do pacote G Suite e a melhor forma de construir uma intranet útil para seu negócio é usando a ferramenta dentro do ambiente corporativo. Assim, somente pessoas com o e-mail da empresa poderão acessar as páginas, mas sem precisar que estejam dentro do escritório e conectadas à rede interna. Por meio desse recurso, o usuário consegue ter contato com as páginas por meio do seu computador de casa ou até de seu smartphone ou tablet.

Quer conhecer todas as vantagens de trazer o G Suite para sua empresa e contar com mais produtividade e funcionalidades tendo os serviços da Google trabalhando a favor do seu negócio? Acesse o site da Qi Network e saiba mais! E não se esqueça de voltar aqui para compartilhar suas impressões conosco, ok?