Publicado em 26 junho 2014

Não importa que provedor de e-mail você usa nem o trabalho que desenvolve, muito menos o tamanho da sua lista de amigos. Em tempos modernos, basta criar sua primeira conta para começar a receber enxurradas de mensagens. Elas vêm de todos os cantos! Algumas são urgentes e outras nem tanto; entre spam e divulgação há recados que são fundamentais. E fica por conta do usuário classificar cada uma. Assim, essa incrível ferramenta de comunicação, extremamente ágil e eficaz, pode se tornar uma armadilha para quem não sabe como usá-la com inteligência.

É comum se perder no meio de tantos textos, esquecer onde arquivou coisas importantes e até ignorar algo urgente que tenha recebido. Para que isso não se repita, aprenda a dominar a sua caixa de entrada e aumente sua produtividade! Veja como:

Aprenda as funcionalidades da sua caixa de entrada

É muito comum começar a usar o e-mail sem sequer saber os recursos que ele oferece. Talvez seja esse um dos motivos pelos quais você não aproveita tudo o que poderia. Portanto, faça uma pausa depois de ler esse texto e abra sua caixa de mensagens, clique no botão de ajuda e se familiarize com os pontos principais. O Gmail, por exemplo, oferece caixas de entrada inteligentes e atalhos de teclado. Conheça mais algumas ferramentas poderosas do Gmail:

  • Resposta automática e assinatura: configurar uma resposta automática ajuda a aplacar a ansiedade do seu remetente. Ele fica sabendo que você recebeu a mensagem e que vai respondê-la em breve. Inserir uma assinatura padrão também economiza tempo e padroniza seus envios.
  • Marcadores e rótulos: uma forma de segmentar o conteúdo que você recebe é criando marcadores. Assim você poderá segmentar por nichos como: “Família”, “Trabalho”, “Cadastros em sites”, entre outros. Salvar seus e-mails como se eles estivessem em pastas é muito útil para se organizar e controlar para onde cada mensagem está indo.
  • POP3 e IMAP: mesmo que você tenha mais de uma conta de e-mail, pode usar o Gmail para enviar e receber mensagens de todas elas. Isso facilita muito a sua vida, porque você não precisará ficar checando caixa por caixa. Vá em configurações, depois em contas e exportação e siga as orientações.
  • Transformar e-mails em tarefas: não deixe escapar nada! Clicando no botão mais (ou more) há a opção de criar uma tarefa do Google Tasks atrelada àquela mensagem. Assim, a mensagem pode ser arquivada e seus compromissos do dia controlados em uma lista só.

Crie tempo de ausência

Uma outra excelente dica para aumentar sua produtividade é estabelecer horários para ler e responder às mensagens. Se toda vez que um email chega, a pessoa interrompe o que está fazendo, a produtividade fica prejudicada! Isso é fundamental para que você não se perca e se esqueça do tempo. A sugestão é verificar a caixa em determinados momentos do dia. Com o tempo seus colegas de trabalho e amigos vão se acostumar com seu novo ritmo de resposta, e pronto.

Você vai perceber que assim, sobra tempo para trabalhar mais, e se você usá-lo com sabedoria, vai sobrar também para se divertir mais. Isso porque você usará menos tempo para executar as mesmas tarefas diárias. Experimente e ganhe um saldo de horas no fim do dia!

Conhece outras dicas de produtividade? Nos conte quais são as suas táticas favoritas, aqui nos comentários!

 

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