Publicado em 24 Janeiro 2017

Não é novidade que a internet e os computadores se popularizaram bastante nos últimos anos. O que antes era artigo restrito aos departamentos de Tecnologia da Informação (TI), agora está ao alcance de todos. Hoje, os usuários passaram a se sentir mais confiantes em adquirir seus próprios equipamentos e programas, mesmo em seus ambientes de trabalho. Surgiu assim o Shadow IT, uma prática que é cada vez mais comum em algumas organizações.

Esse fenômeno acontece quando os funcionários escolhem soluções de hardware e software sem o conhecimento e autorização da empresa. O que parece inofensivo, pode trazer sérios riscos para as organizações. Continue lendo o artigo para saber quais problemas são esses e como evitá-los.

1. Risco de vazamento de informações confidenciais

As escolhas feitas pelo departamento de TI são pensadas de acordo com as especificidades da empresa. Desde o sistema operacional até o editor de documentos, a área técnica possui controle do que é melhor e mais seguro para o bom funcionamento daquele negócio.

Quando o usuário começa a usar alguma tecnologia por conta própria, ele pode estar colocando em risco as informações da organização. Aquele software é confiável? Ele apresenta as medidas de privacidade necessárias? Existe alguma possibilidade de vazamento? Não saber responder a essas questões pode acarretar grandes problemas.

2. Falta de controle ou controle nenhum das atividades na empresa

O departamento de Tecnologia da Informação faz a manutenção e melhorias constantes daquilo que é estabelecido como norma de conduta tecnológica da organização. Quando algum funcionário utiliza algum aplicativo fora desse escopo, não tem como a área técnica manter o controle do que está acontecendo naquele setor.

Isso pode tanto atrasar a resolução de falhas técnicas, quanto criar pontos cegos na administração das informações da empresa.

3. Dispersão e falta de organização

Imagine que um funcionário costuma salvar e organizar todos os seus arquivos no Dropbox, mas a plataforma de armazenamento padrão da empresa é o Google Drive. Se ele faltar a algum dia de trabalho e a Diretoria precisar de um relatório muito importante que foi feito por ele na hora de uma reunião, pode enfrentar problemas.

E mesmo ligando o computador da pessoa responsável, é improvável achar o documento certo. Se o empregado sair da empresa, pior ainda. Toda a gestão de conhecimento da sua área poderá ser prejudicada por falta de organização.

4. Falha na comunicação interna

Com uma multiplicidade de canais de comunicação dentro das empresas, a falta de padrão pode ser fatal. Um exemplo é se os relatórios mensais devem ser colocados em uma pasta online, mas acabarem sendo enviados por e-mail, em mensagem no Facebook ou WhatsApp e Slack por alguns funcionários.

A chance de os interessados demorarem a receber essas informações ou elas se perderem por completo é muito grande. E isso tudo pode ser descoberto tarde demais.

5. Aumento de erros e prejuízo financeiro

Um estudo da Blue Coat mostrou que o prejuízo financeiro causado pelo Shadow It dentro de uma empresa pode chegar a US$ 1,9 milhão. Eles estudaram clientes da Elastica e chegaram à conclusão de que o vazamento de informações causados pela prática pode ser extremamente nocivo.

Além disso, não é raro o uso de tecnologias não autorizadas aumentar a vulnerabilidade e os riscos nos processos da organização e retardar sua rápida identificação.

Como solucionar os problemas de Shadow IT então?

É muito importante melhorar a comunicação e a transparência entre as áreas de TI e o resto dos setores da empresa, mas, infelizmente, isso por si só pode não ser a solução. Contratar uma consultoria que ajude na padronização e manutenção dos processos tecnológicos de seu negócio pode ser essencial.

Se ficou interessado nessa solução, entre em contato conosco e saiba mais!

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