Publicado em 23 agosto 2016

Compartilhar arquivos da empresa exige cuidados especiais. Diferentemente do que acontece com arquivos pessoais, a necessidade de se manter o sigilo sobre esses dados faz com que empreendedores pensem duas vezes antes de adotar recursos modernos e ainda pouco conhecidos.

Por isso, é importante refletir sobre os reais benefícios que a tecnologia pode oferecer — e, nesse aspecto, nada melhor do que pensar no Google Drive e seus recursos.

Ficou interessado no assunto? Acompanhe a seguir um pouco mais sobre essa ferramenta e veja como é possível compartilhar arquivos com qualidade e segurança na nuvem!

O que é o Google Drive?

Com a evolução da tecnologia, a relação das empresas e escritórios com seus documentos também evoluiu. Se antes era preciso reunir milhares de papéis para organizar o arquivo — muitas vezes, até consumindo mais espaço físico do que seria adequado —, hoje é possível trabalhar de maneira virtual durante 100% do processo. Isso significa que é viável não só usar computadores, mas também interligar sua funcionalidade com a de celulares e tablets.

É nesse sentido que o Google Drive surge como uma ferramenta inovadora: ele permite recursos como upload e edição de arquivos na nuvem, além de fazer isso com segurança, revolucionando escritórios.

Como fazer o gerenciamento de informações utilizando o Google Drive?

O Google Drive permite o compartilhamento e permite também a edição de um mesmo documento em tempo real por pessoas diferentes. Assim, os arquivos vêm e vão independentemente de onde estiver o usuário.

Os documentos são armazenados nos servidores do Google, economizando espaço nos computadores e permitindo que sejam resgatados onde quer que a pessoa esteja, bastando possuir um conexão à internet.

Além disso, o Drive é um sistema que apresenta um pacote de aplicativos de escritório, oferecendo ao usuário condições ideais para editar seus textos, trabalhar com planilhas, entre outros.

Como restringir permissões de acesso no Google Drive?

Para restringir permissões no Drive, basta determinar qual a permissão que será dada a cada colaborador envolvido no processo. Sendo assim, as categorias são:

  • Espectador (viewer)

Visualiza o documento, mas não pode editar, podendo somente copiá-lo ou baixar uma versão offline do arquivo.

  • Comentarista (commenter)

Visualiza o documento e pode copiá-lo ou fazer o download dele, além de poder tecer comentários. Porém, não pode editar ou modificar o acesso de outros usuários.

  • Editor

O editor tem permissão para alterar documentos, bem como fazer o upload de novas versões, alterar o nome e editar conteúdo do arquivo. Pode fazer comentários e até mesmo convidar outras pessoas para colaborar, além de poder excluir usuários. Só não pode apagar definitivamente os arquivos.

  • Dono (owner)

O criador do documento possui direitos plenos sobre ele, inclusive o de excluir o arquivo permanentemente. Também pode transferir a posse do arquivo se quiser.

Tipos de acesso

Para dar acesso às pessoas, basta escolher entre os modos de visibilidade no Google Drive para empresas. São elas:

  • público na Web;
  • qualquer pessoa com o link;
  • qualquer pessoa da organização;
  • pessoas específicas.

Google Drive: como compartilhar arquivos

É possível atribuir qualquer nível de permissão à qualquer modo de visibilidade, assim, a equipe pode elaborar um documento que todos podem ver, mas que somente as pessoas devidamente autorizadas podem editar, por exemplo.

Assim, o Google Drive apresenta-se como uma ótima ferramenta para a realização de um trabalho colaborativo de qualidade.

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