Publicado em 19 julho 2018

O processo de digitalização de uma empresa passa por diferentes etapas, que visam aumentar a produtividade, automatizar sistemas, ampliar a segurança, dar maior visibilidade e melhorar a concorrência no mercado. Nesse sentido, um dos primeiros passos de uma organização digital é promover uma padronização das assinaturas e contatos dos colaboradores, preservando a marca e a identidade visual da instituição. Para facilitar essa administração dos contatos é possível utilizar um gerenciador de assinatura de e-mail automatizado.

Organizações tradicionais, de pequeno ou grande porte, costumam criar assinaturas de e-mail que são atualizadas manualmente. O problema? Toda vez que há alguma pequena alteração, seja no cargo, endereço, telefone ou redes sociais, os membros da equipe devem se mobilizar para alterar as informações. Apesar de ser uma ação aparentemente simples, o procedimento rouba tempo e produtividade dos colaboradores, que por vezes têm dificuldades de manter a assinatura de e-mail atualizada.

Um dos maiores problemas da modificação manual e individual da assinatura é o ruído que pode surgir na equipe. Mesmo com mensagens e instruções precisas sobre as informações a serem alteradas, muitos profissionais acabam não realizando ou adiando as mudanças, fazendo com que parte do time trabalhe com assinaturas diferentes do padrão definido. Em médias e grandes empresas, torna-se ainda mais difícil ter o controle sobre quem tem os dados atualizados ou não.

A falta de um padrão entre os colaboradores pode afetar a imagem, a credibilidade e a segurança da empresa, passando a ideia de desorganização entre as equipes para os clientes externos. Informações incorretas, como números de telefone e links quebrados na assinatura de e-mail podem gerar desorientação e falhas de comunicação. Outra situação registrada em algumas empresas é o uso de informações pessoais do colaborador, como sites e blogs de trabalhos autorais, mesmo quando a recomendação é de usar apenas dados da instituição.

Gerenciador automatizado de assinatura de e-mail da Qi Network

De acordo com o recente estudo da Deloitte, publicado em 2018, sobre as Tendências Globais de Capital Humano, 47% das empresas participantes indicaram que estão envolvidas em processos de automação organizacional, a partir do uso de diferentes tecnologias. Na prática, a automação reduz o retrabalho, dá maior agilidade aos profissionais e aumenta a precisão das atividades – auxiliando os profissionais na resolução de problemas.

Assim, a automação para o gerenciamento de assinaturas de e-mail de uma empresa apresenta-se como um valioso recurso que deve ser adotado pelas organizações, evitando as dificuldades citadas anteriormente. Ao invés de mandar uma mensagem para os membros da equipe solicitando alguma alteração no contato do e-mail, com o gerenciador automatizado da Qi Network um único profissional pode atualizar todas as informações necessárias da assinatura dos funcionários de forma rápida e simples.

A aplicação é um novo serviço da Qi Network e foi desenvolvido utilizando o APP Engine do Google. Trata-se de uma pequena extensão para o Gmail, que pode ser utilizada por qualquer funcionário designado pela empresa – não é necessário ter conhecimentos técnicos. Os principais benefícios de utilizar um gerenciador de assinatura de e-mail são:

– padronização das assinaturas;
– coerência nas informações apresentadas;
– criação de modelos de assinaturas;
– divulgação das formas de contato, como telefone, e-mail, site, redes sociais, etc;
– assinatura hiperlinkada;
– gestão da marca.

O gerenciador funciona como um aplicativo em que um usuário tem a visualização de todas as assinaturas de e-mail da empresa e atualiza os dados a partir de um único modelo. A ferramenta permite organizar as assinaturas pelas equipes e departamentos necessários, indicando adequadamente os cargos dos funcionários. Se um colaborador modificar manualmente alguma informação pelas configurações do e-mail, o responsável pela gestão de assinaturas recebe uma notificação e pode atualizar os contatos dos profissionais.

Vale destacar que para a empresa manter o padrão na identidade visual e utilizar corretamente as informações de contato dos profissionais é fundamental manter um canal de comunicação aberta e direta com os colaboradores, fortalecendo a cultura organizacional.

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