Mini Manual de boas práticas: dicas essenciais para organização do Google Drive

Amanda trabalha no RH de uma grande empresa. Em seus desafios diários, ela conta com uma pilha de enorme arquivos das mais diversas categorias. Uma má organização pode gerar um custo alto em produtividade para o trabalho dela.

Você se identificou com a nossa personagem? Então saiba que Amanda descobriu uma ferramenta incrível que pode apoia-la em suas demandas: o Google Drive! Porém, ele depende, também, da organização do próprio usuário.

Nós já temos um vídeo aqui no blog sobre como organizar seu Google Drive de forma eficiente. Porém, neste artigo, vamos dar algumas dicas preciosas sobre as melhores práticas para o uso dessa ferramenta.

Lugar de arquivo é na pasta

Imagine a cena: você passou o seu dia inteiro trabalhando com novos documentos e, ao final do expediente, verifica seu Google Drive e existem diversos arquivos espalhados. Você vai perder muito tempo catalogando-os e entendendo em quais locais eles deveriam estar. A produtividade já era…

Arquivos avulsos podem ser desastrosos para a organização. Sempre que você criar um novo arquivo ou fizer um upload de documento para o Drive, certifique-se de que ele ficará em sua pasta correspondente. Ou, caso seja o primeiro da categoria, gaste alguns momentos criando uma pasta especifica. Lembrando que dentro do próprio documento você pode criar ou movê-lo para pastas do seu Drive.

Estrutura de pastas

Existe uma diversidade de temas para separar as categorias e arquivos, certo? Basicamente, quase tudo pode se tornar um fator delimitante.

Vamos pensar em uma categoria como “Pagamentos”. Dentro dessa categoria, você pode criar uma subesfera com o tema “Materiais”, e subdividir ainda mais em por exemplos “Fornecedores locais”, por exemplo.

A estruturação de seu Google Drive facilita a localização rápida de documentos que você necessite acessar aumentando sua produtividade!

Legenda por cores

Quando você estava na escola, provavelmente já viu ou teve aqueles fichários ou cadernos que dividiam as matérias por cor. As cores são aliadas poderosas na organização. A criação de legendas tonalidade tem um impacto semelhando à segmentação por assuntos da estruturação de pastas.

Ao colocar os olhos sobre algumas pastas, você não perderá tempo lendo o que está escrito em cada uma delas, pois a sua memória visual já irá lhe mostrar aquele assunto que você procura. Além de uma melhor organização, há ganho em agilidade!

Compartilhamento de documentos

Fim do dia, ritmo de trabalho frenético e seu chefe pede uma revisão em um documento para daqui a 30 minutos! E o documento tem de passar por você e mais dois colegas! E agora?

Compartilhar arquivos para que mais de uma pessoa possa trabalhar nele ao mesmo tempo é uma funcionalidade incrível entregue pelo Drive. Mas você não deve esquecer de configurar as permissões ao finalizar estas edições. Como o compartilhamento é realizado através de contas do Google, seus colegas podem sair da empresa e continuar tendo acesso a esses arquivos.

A produtividade que você busca hoje passa pelo Google Drive. Mas você sabia que a Google possui muitos outros apps que podem dar um boost na sua gestão?

Nós da Qi Network temos plenas convicções que as ferramentas do Google vão te levar a outro patamar. Entre em contato conosco e saiba mais sobre elas!