Publicado em 5 julho 2016

Responda rápido: quantos e-mails não lidos você tem na sua caixa de entrada neste exato momento? Menos de cinco? Mais de dez? Algumas centenas? Talvez você já tenha se questionado sobre como usar o e-mail de forma mais eficiente.

Afinal de contas, foi-se o tempo em que as únicas pessoas que tinham seu endereço eletrônico eram os seus amigos e familiares. Hoje, nossas caixas lotam com promoções, notícias, novidades de amigos, mensagens de sites e influenciadores que seguimos, além de muitos assuntos relacionados a trabalho.

Provavelmente, uma boa parte das mensagens que você recebe poderia ir direto para a lixeira. Por outro lado, muitas informações úteis e importantes chegam através do e-mail. Então que tal pegar algumas dicas para organizar o excesso de informações?

Olha só este conteúdo que preparamos!

email-envelope-on-a-calendar1. Crie uma rotina de leitura

Se você responde os e-mails assim que os recebe, as pessoas sempre esperarão por um retorno imediato. E o pior de tudo é que, ao invés de seguir sua própria agenda, você estará usando o e-mail nos momentos em que as outras pessoas querem (e não nos horários em que você próprio decide).

Felizmente, evitar esse tipo de problema é fácil: basta separar um ou mais horários do dia para responder às demandas. Algumas pessoas separam três momentos, como o início da manhã, a volta do almoço e o fim do expediente. O ideal é gastar o mínimo de tempo possível – e também interromper o seu dia cada vez menos.

list-symbol-of-three-items-with-dots2. Organize as mensagens por pautas

Quando o assunto é gerenciamento de e-mails, a pior coisa que você pode fazer é deixar tudo na caixa de entrada. Ao invés disso, crie pastas com diferentes assuntos. Assim você pode arquivar as mensagens rapidamente e também pode encontrá-las com facilidade mais tarde.

Só tome cuidado para não criar pastas ou subpastas em excesso. Em geral, quanto menos diretórios você tiver, menos confusa será a sua catalogação. Outra dica é: deixe a caixa de entrada para os assuntos não resolvidos. Assim que uma troca de mensagens terminar, marque o e-mail como lido e arquive na pasta correspondente ao tema.

smartphone3. Desligue as notificações no celular e tablet

Esta é uma dica simples, mas que pode fazer uma grande diferença no seu cotidiano. Se você é o tipo de pessoa que dá uma olhadinha no celular cada vez que um novo e-mail chega, você pode estar deixando de prestar atenção no que acontece ao seu redor.

Essa falta de foco é prejudicial tanto para o trabalho como para a sua qualidade de vida. Uma solução simples é pedir que as pessoas te liguem caso o assunto seja urgente. Assim você evita passar o dia checando as notificações.

service-courier4. Mande menos e-mails

Geralmente temos a impressão de que recebemos muitos e-mails. É assim com você? O problema é que às vezes não nos damos conta de que também enviamos e-mails demais sem necessidade. Se as mensagens forem muito curtas, por exemplo, você pode optar pelo WhatsApp ou Facebook. Já se o assunto for muito complexo, fica mais fácil ligar para a pessoa.

Deu para perceber que, com um pouco de organização, todos nós podemos aprender como usar o e-mail de forma eficiente. Basta seguir as dicas certas e ter um pouco de disciplina. Com certeza você vai se sentir menos sobrecarregado e mais produtivo se começar a gerenciar seus e-mails com um cuidado extra. Isso sem falar no tempo que você pode economizar!

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