Publicado em 17 outubro 2018

Os fluxos de trabalho guiam a realização de tarefas de qualquer empresa. No setor de TI, não é diferente. Contudo, as diversas etapas de cada processo podem esconder falhas e problemas de integração que roubam a produtividade e a eficiência dos colaboradores. Promover a automação de tais processos e otimizar os fluxos de trabalho da TI é um desafio que pode ser superado com o G Suite.

Em empresas tradicionais, com baixa digitalização e uso de sistemas com servidor local (on-premise), os fluxos de trabalho por vezes acabam não sendo produtivos pois demandam a realização de atividades repetitivas, lentas e burocráticas. Um exemplo é o desenvolvimento de apresentações ou documentos pelas equipes.

Um colaborador cria o documento no servidor local, depois salva no computador e envia por e-mail aos demais envolvidos no projeto. Os colegas encaminham as observações por e-mail ou no próprio arquivo, que deverá ser analisado e reorganizado novamente (quase manualmente). No fim, é bem provável que seja necessário fazer novas alterações, indicadas por algum e-mail não lido ou observação esquecida. Nesse exemplo, é muito comum ainda, ocorrer troca de arquivos e a utilização da versão incorreta do documento. Resumindo: um verdadeiro caos para a produtividade dos colaboradores!  

Existem outros inúmeros processos e fluxos de trabalho que passam pelo mesmo problema: a falta de integração de ferramentas e sistemas. Sem esse recurso, diversas atividades corriqueiras, como o agendamento de eventos, criação de projetos, realização de pesquisas ou até questões mais avançadas, ficam comprometidas e podem gerar retrabalho para os profissionais. A integração é um fator essencial para executar os projetos com agilidade, evitando erros e o baixo desempenho das equipes.

 

Como aperfeiçoar os fluxos de trabalho com o G Suite

Para otimizar diferentes etapas dos fluxos de trabalho da TI e aumentar a produtividade dos colaboradores, não é necessário adquirir softwares específicos ou avançados de automação. Com o uso das ferramentas em nuvem do G Suite, vários processos burocráticos e repetitivos dos fluxos de trabalho são eliminados, uma vez que os recursos são todos integrados. O armazenamento de arquivos nos servidores em nuvem, dá mais agilidade aos funcionários na elaboração de documentos e troca de informações, ampliando a colaboração e a comunicação entre as equipes.

O G Suite também permite integrar outras ferramentas de desenvolvimento de projetos como o Asana e o Trello, otimizando ainda mais o tempo dos funcionários que podem executar suas tarefas a partir de uma única plataforma. Na prática, são eliminadas todas as pequenas etapas registradas pelos funcionários e que acabam tomando muito tempo. Para isso é fundamental fazer um mapeamento das atividades realizadas pelos colaboradores, identificando quais pontos dos fluxos de trabalho têm despendido mais tempo e esforço dos funcionários.

Além das otimizações “mais simples” como a elaboração de arquivos, envio e armazenamento de documentos em nuvem, com os serviços do G Suite os profissionais de TI podem aprimorar etapas mais avançadas dos ciclos de trabalho e atendimento ao cliente.

Um exemplo é o recebimento de suporte para dispositivos quebrados, ideal para empreendimentos de varejo, atacado, tecnologia e indústria.

Com a integração do Hangouts, Google Compute Engine, Google Formulários e o App Engine, é possível desenvolver um aplicativo simples e intuitivo. Os clientes podem entrar em contato com o suporte da empresa, conversar por videochamada ou bate-papo. Após o atendimento, o aplicativo envia um formulário automaticamente ao usuário, com uma pesquisa de satisfação.

Esse é apenas um exemplo das inúmeras formas de automação de serviços que podem ser realizados com o G Suite. Uma das principais vantagens da plataforma do G Suite é que, além de aumentar a produtividade e eficiência das equipes, os profissionais têm acesso aos demais recursos que potencializam o desenvolvimento de atividades.

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