Publicado em 23 abril 2021

Para ter maior controle, gestão e segurança sobre seus dados, a Endeavor — organização global sem fins lucrativos que estimula o crescimento e o impacto de empreendedores à frente de empresas de alto crescimento —, decidiu migrar para a versão Business do Google Workspace  com o apoio da Qi Network. Dessa forma, a ONG conseguiu, por exemplo, otimizar a proteção de propriedade intelectual.Neste post, confira como era a situação antes da migração para a versão Business, os desafios enfrentados pela Endeavor, as soluções mais adotadas após a mudança e os principais resultados. Acompanhe!

Endeavor: a rede global que acelera empreendedoras e empreendedores que aceleram o país.

Presente no Brasil desde o ano 2000, a Endeavor é a rede global formada pelas empreendedoras e empreendedores que mais crescem no mundo, e são grandes exemplos para o nosso país. A organização estimula o crescimento e o impacto daqueles à frente das scale-ups, empresas escaláveis e inovadoras que cresceram mais de 20% durante os últimos três anos consecutivos.

Apesar das scale-ups representarem apenas 0,5% das empresas do país, as que contam com empreendedoras e empreendedores Endeavor, já somaram 39 bilhões de reais em receita e, apenas em 2020, geraram 90 mil empregos. Ao todo, 1.530 organizações foram apoiadas e aceleradas pela Endeavor nesses últimos vinte anos e hoje, 7 unicórnios e 1 empresa de capital aberto são liderados por  Empreendedores Endeavor.

Por produzir um grande volume de conhecimento e informações, a Endeavor percebeu a necessidade de agregar mais segurança aos dados sob sua responsabilidade.

 

Como era a situação antes de migrar para o plano Business do Google Workspace

Antes de migrar, com auxílio da Qi Network, para a versão Business do Google Workspace — antigo G Suite —, a Endeavor já utilizava recursos do antigo G Suite, porém em uma versão  gratuita disponível para ONGs. No entanto, com o tempo as soluções se tornaram insuficientes para as necessidades da organização.

“A versão que a gente utilizava tinha uma série de limitações e a nossa operação cresceu muito nos últimos anos, assim como o volume de dados e conhecimentos produzidos para os empreendedores. Essa versão, portanto, estava gerando problemas para nós” — afirma Gabriel Trevisan, Head of Technology, Endeavor.

Essa limitação, portanto, criou alguns desafios que precisavam ser superados para que a inovação com foco em soluções colaborativas, pudesse ampliar a comunicação entre as três áreas estratégicas para o time de Tecnologia e Produto da Endeavor: tecnologia, design e segurança

Principais desafios

O uso de uma versão insuficiente para a demanda da Endeavor criou os seguintes desafios:

 

  • Armazenamento limitado: o espaço disponível para armazenamento na versão gratuita era insuficiente para a organização. Para conseguir escalar, a Endeavor precisava comprar mais espaço, ou seja, não conseguia fazer isso de forma automática.
  • Segurança: a ONG precisava de ferramentas mais avançadas para garantir  o controle administrativo e a correta implantação de regras de negócios voltadas para a segurança. 
  • Desorganização do Google Drive: os arquivos armazenados não estavam sendo organizados de modo a facilitar a colaboração. 
  • Google Vault limitado: nem todos os recursos desta aplicação — ferramenta para geração de relatórios para auditoria —  estavam disponíveis na versão gratuita.

 

Diante desse cenário, a organização buscou a Qi Network para migrar para uma versão mais avançada.

Leia também: Como armazenar, proteger e organizar documentos na nuvem?

A solução implantada para garantir a proteção de propriedade intelectual

A Endeavor procurou a Qi Network para entender o que era mais necessário para o seu ambiente, e assim se chegou à conclusão de que a versão Business do Google Workspace seria suficiente. 

No entanto, era preciso migrar para um outro ambiente, por isso a Qi Network criou uma solução — a partir de APIs das aplicações do Google — para levar todos os arquivos do Google Drive da Endeavor para a nova versão, seguindo todas as regras determinadas e políticas da organização. 

A grande entrega da Qi Network foi criar uma solução para copiar nosso Drive com seus compartilhamentos corretos e devidas restrições já criadas. Isso manualmente seria inviável. A Qi foi fundamental para garantir a integridade dos arquivos e dos compartilhamentos originais, dentro das regras e políticas da empresa, sem alterar o ambiente diz Gabriel Trevisan, Head of Technology, Endeavor.

Com a migração para a nova versão, a Endeavor passou a usufruir de todos os recursos do Vault e agora tem acesso à quatro importantes features de segurança:

  • Admin Console: controles de segurança e administração;
  • Endpoint: gerenciamento dos dispositivos da organização;
  • Data Loss Prevention: serviço para descobrir, classificar e proteger os dados mais confidenciais;
  • Vault: retenção, arquivamento e pesquisa de dados.

 

O Vault é um aplicativo que permite definir regras de retenção e guarda de documentos nos dados das principais ferramentas do Google Workspace para um domínio inteiro ou mesmo para unidades organizacionais específicas. A aplicação também permite fazer buscas e localização de dados gerados na empresa. Assim, por exemplo, se um colaborador for desligado, é possível resgatar as informações geradas por ele, mesmo se tiverem sido deletadas.

Saiba mais sobre o Vault: Entenda o que é e para que serve o Google Vault

Principais resultados obtidos 

A migração para um novo plano do Google Workspace foi de grande valor para a Endeavor, com impacto direto na gestão do projeto. 

Segundo Gabriel Trevisan, “A Qi Network nos auxiliou muito na condução do projeto, no que deveria ser feito, quais etapas que precisaríamos concluir para termos uma boa experiência de migração. No que concerne ao Vault, tivemos treinamento e aprendemos a usar todo o potencial da aplicação com os especialistas da Qi”.

Veja os principais resultados obtidos:

 

  • Ambiente centralizado: todas as informações do negócio estão em um único lugar e podem ser facilmente acessadas a partir do Gmail;
  • Aplicação integral das políticas de segurança: importante para garantir o controle dos dados trafegados;
  • Maior armazenamento: fundamental para atender a demanda de crescimento, aumento de conhecimento e dados produzidos pela empresa;
  • Mais controle administrativo e de segurança: os dashboards facilitam a administração dos arquivos e a sua segurança, e o Vault dá a garantia de poder acessar dados a qualquer momento;
  • Maior colaboração: equipes podem colaborar ainda mais uma com as outras, conferir e acompanhar o andamento dos projetos;
  • Facilidade para marcação de reuniões: o Google Agenda otimiza a marcação de reuniões, inclusive permitindo ao usuário verificar a disponibilidade dos demais participantes;
  • Otimização do home office: ficou ainda melhor trabalhar na modalidade home office com mais recursos para gestão, organização e controle de dados, bem como governança dos colaboradores.

 

Leia também: Como a infraestrutura do Google garante a segurança na nuvem

Jornada de Inovação

Além dos resultados práticos obtidos com a mudança de plano, a Endeavor continuou investindo em inovação em uma parceria com a Qi Network, dessa vez com a contratação dos serviços Qi Cloud Discovery e Qi Cloud Design, que contemplam o seguinte:

  • Qi Cloud Discovery: onde oferecemos análises e orientações, mapeamento técnico do ambiente do cliente e treinamentos online.
  • Qi Cloud Design: onde são definidos os projetos das soluções estratégicas contratadas para potencializar a inovação.

 

 

Estes serviços têm facilitado o entendimento das necessidades do negócio — levantadas pelas respectivas áreas de tecnologia, design e segurança da Endeavor.

Inove com tecnologia e segurança em parceria com a Qi Network

Hoje não é possível pensar em inovação sem segurança. Esta se tornou um pré-requisito — inclusive legal, com a chegada da LGPD —, e é uma das preocupações das empresas e dos consumidores. 

Portanto, ao buscar uma solução para inovar, é preciso ter certeza de que a segurança será contemplada. Empresas que não colocam a proteção dos dados de seus clientes em primeiro lugar, devem perder cada vez mais competitividade no mercado.

A Qi Network é parceira Premier do Google no Brasil, e uma das nossas especialidades é a Produtividade e Segurança. Podemos auxiliar sua empresa na migração para o Google Workspace e no desenvolvimento de novas soluções seguras para:

  • Automatizar processos e integrar recursos;
  • Desenvolver extensões para o Google Workspace;
  • Otimizar fluxos de trabalho;
  • Integrar sistemas externos ao Google Workspace;
  • Implementar Políticas de Segurança e Compliance;
  • Garantir Auditoria e Controle de acessos aos documentos da empresa;
  • Implementar soluções para evitar o vazamento de dados.

 

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