Publicado em 28 março 2017

Há pouco tempo, era comum as empresas terem salas de arquivo imensas, onde eram armazenadas todas as informações de todos os anos da companhia. Nas salas de escritório, armários cheios de pastas empoeiradas e vários papéis.

Agora, com a revolução tecnológica possibilitada pela popularização da internet, novas opções apareceram no caminho, entre elas, a de organizar documentos na nuvem.

O que parece um bicho de sete cabeças para muitos, na verdade é uma ótima oportunidade de ganhar mais eficiência, segurança e a agilidade em seu trabalho. Para saber como usar essa poderosa ferramenta, continue lendo o artigo abaixo!

Descubra como organizar documentos na nuvem

A nuvem é uma espécie de disco digital em que você pode armazenar seus arquivos sem gastar espaço da memória do seu computador ou smartphone.

Organizar documentos na nuvem é uma maneira muito mais eficiente e econômica de armazenar as informações, sejam da sua empresa, da sua vida pessoal ou de qualquer empreendimento. Essas e outras vantagens da nuvem têm feito as pessoas optarem cada vez mais por essa alternativa.

Além disso, ela permite que você e quem mais estiver envolvido no projeto acesse esses documentos de qualquer lugar do mundo. E pode ser que você já esteja usando esse advento sem nem saber. Estima-se que 95% dos usuários não sabem quando estão utilizando a nuvem. Por isso, saber se situar e organizar nesse ambiente é mais importante do que nunca.

Escolha sua ferramenta de armazenamento

Existem hoje diversas ferramentas para organizar documentos na nuvem. Mas, sem dúvidas, o Google Drive tem se tornado o campeão de escolha quando o assunto é armazenamento de arquivos.

O serviço oferece diversos pacotes que se adequam às necessidades da sua empresa e que vão garantir espaço para guardar tudo o que você precisa.

Crie um sistema de organização

Para obter sucesso na hora de organizar documentos na nuvem, é preciso criar um sistema claro de organização. Assim como as antigas pastas e arquivos possuem sua lógica de armazenamento e classificação, o mesmo deve acontecer na nuvem.

Definir critérios claros para nomear os arquivos, enumerar e classificar pastas pode evitar dores de cabeça no futuro. Um recurso muito importante é o de palavras-chave. Se cada um dos arquivos criados tiver esse elemento, fica muito mais fácil de localizá-los depois. Por exemplo, uma ficha de cadastro de um funcionário pode conter no início do documento as seguintes palavras: nome, sobrenome, setor e função.

Digitalize os documentos antigos

Um erro muito comum na hora de organizar documentos na nuvem é se esquecer de digitalizar os arquivos antigos. O que parece perda de tempo, na verdade significa ganho de eficiência e organização. Imagine depois que toda a equipe estiver acostumada ao armazenamento na nuvem, ter que visitar as velhas salas de arquivo para achar um documento ou ninguém saber mais onde está.

Digitalizá-los e armazená-los na nuvem garante não só mais rapidez no trabalho, mas também a segurança de que não importa o que aconteça com os originais, uma cópia da nuvem continuará existindo.

Elabore um manual e ofereça treinamentos

De nada adianta ter digitalizado todos os arquivos e criado um sistema de organização perfeito se ninguém sabe como usar. É preciso que todos estejam treinados e saibam exatamente o que fazer para que organizar documentos na nuvem se torne uma rotina fácil e simples de ser seguida.

Algumas empresas hoje já oferecem serviços de suporte para ajudar na implementação de novas ferramentas de armazenamento online e podem ser uma boa opção para ajudar nesse processo.

Agora que já sabe tudo sobre como organizar documentos na nuvem, deixe um comentário aqui no post com sua experiência e dúvidas sobre o assunto!

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