Publicado em 24 outubro 2017

Imagine ter todos os e-mails da sua empresa organizados e facilmente recuperáveis por uma solução baseada na nuvem, poderosa e de responsabilidade do Google?

Pois então, essa é a proposta por trás do Google Vault, um aplicativo de gerenciamento de e-mails extremamente competente.

Neste artigo, vamos apresentar as funções dessa ferramenta e lhe mostrar para o que ela serve. Por isso, se você não conhecia o Google Vault ou ainda está precisando se ambientar a ele, continue conosco e veja quais são as vantagens em utilizá-lo. Não perca a leitura. Confira!

O que é o Google Vault?

Conforme acabamos de citar, o Google Vault é um app para o gerenciamento de e-mails. Contudo, vale destacar que ele é um complemento do G Suite, incluído nas versões Business e Enterprise.

E quais são as suas funções?

De forma clara e objetiva, com o Google Vault você poderá:

Verificar arquivos no Google Drive

Verifique as contas do Google Drive do seu domínio de acordo com cada usuário, data, palavra-chave ou unidade organizacional, por exemplo. Os resultados incluirão diversos tipos de arquivos, como DOCX, PDF, JPG etc.

Pesquisar e arquivar e-mails e bate-papos

Similar à função anterior, está a pesquisa de e-mails e bate-papos: o Google Vault permitirá que você pesquise e-mails, o histórico de conversas do Google Hangous em todas as contas do seu domínio.

Além disso, o aplicativo possibilitará o arquivamento das informações conforme suas próprias regras, ou seja, você poderá organizar os dados da maneira que preferir. Essas funcionalidades só estarão disponíveis para o administrador da conta.

Definir guardas de documentos

Para preservar os e-mails e bate-papos de forma permanente, algo que é normalmente realizado para atender as exigências de retenção ou até mesmo algumas obrigações de mercado, o Google Vault apresentará uma opção para você definir as guardas de documentos.

Exportar arquivos

Outra função interessante é a exportação dos arquivos. Nesse sentido, todos os registros do Google Drive poderão ser exportados da nuvem para outros formatos.

Solicitar relatórios de auditoria

Tão relevante quanto a tudo o que já falamos até aqui estão os relatórios de auditoria. Com uma simples solicitação, o app lhe passará as ações dos usuários no que se refere às atividades realizadas nas aplicações do G Suite. Tais informações podem ser requeridas de acordo com diferentes períodos de tempo.

Quais são as vantagens de utilizar o Google Vault?

Antes de finalizarmos este artigo, não poderíamos deixar de falar das vantagens em utilizar o Google Vault. Diante das funções acima descritas, podemos destacar os seguintes benefícios:

  • segurança de dados reforçada;
  • maior facilidade para encontrar as informações;
  • melhor controle de e-mails e bate-papos;
  • otimização do espaço de armazenamento;
  • maior agilidade e eficiência no que diz respeito à exportação dos arquivos.

Para concluir, não se esqueça de que o Google Vault está disponível apenas no G Suite Business e Enterprise. Se você tem a versão básica (G Suite Basic), poderá realizar um upgrade para as versões superiores com a gente!

Basta entrar em contato conosco. Será um prazer atender você!

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