O gerenciamento eficaz de e-mails é um dos grandes desafios para os gestores. É difícil evitar contratempos como exclusão de documentos, acúmulos de e-mails supérfluos e falta de segurança. Se esse é o seu caso, você precisa conhecer o Google Vault.

Essa é mais uma ferramenta criada pela Google que faz parte da solução G Suite Business e Enterprise. É aplicada basicamente na organização de e-mails e arquivos. Com o Vault, o administrador poderá arquivar, guardar, pesquisar, reter e exportar dados.

Uma das maiores vantagens que a ferramenta propicia é ter o controle dos dados, mas não a única. Confira agora outras 3 funcionalidades que ajudarão sua empresa a controlar melhor os dados!

1. Gerenciamento e-mails

Com a ferramenta da Google, o gestor pode gerenciar os e-mails de maneira rápida, segura e eficaz. Um dos detalhes mais importantes e talvez o maior diferencial neste gerenciamento é que o administrador do painel pode determinar o tempo que os e-mails ficarão retidos no Google Vault. Dessa forma, é possível ter o total controle na recuperação de dados.

Os dados retidos podem ser localizados a qualquer momento e de maneira simples, apenas realizando uma pesquisa pelo e-Discovery (ferramenta de busca e localização de informações em formatos eletrônicos).

2. Relatórios de auditoria e exportação de mensagens

Com o Google Vault, o administrador não só tem a possibilidade de concentrar as informações num único lugar, como também consegue exportar as mensagens para seus formatos padrões – é possível exportar estas informações diretamente para um computador.

Além disso, uma das tarefas mais árduas e cansativas dentro de uma empresa é a realização dos relatórios para auditoria. E ela pode ser expedida com facilidade pelo Google Vault, permitindo que toda e qualquer atividade dos usuários cadastrados sejam verificadas quando houver necessidade.

3. Preservação de dados e configurações diferenciadas

As opções de configuração do Google Vault é um detalhe que merece ser destacado. A ferramenta possibilita que o usuário personalize o aplicativo para total cobertura no domínio de e-mails ou “fatie” esta cobertura através das unidades organizacionais, permitindo uma melhor otimização dos recursos proporcionados pelo Vault.

Já na parte de preservação de dados, isso fica destacado na maneira eficaz e segura que a ferramenta armazena os dados, bem como podem ser recuperados, a qualquer momento.

Para quem ainda tem dúvidas sobre a eficiência no quesito preservação de dados saiba que o Google Vault consegue recuperar informações – mesmo de contas que já foram encerradas, bastando manter a conta com o status de suspensa. Ou seja, a perda de dados é praticamente zero.

Portanto, utilize e veja na prática como a nova atualização potencializou o Google Vault e como a sua empresa pode ter os seus dados protegidos, aumentar a produtividade e facilitar o gerenciamento de sua equipe, reduzir custos e garantir a máxima satisfação dos clientes.

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