Publicado em 16 junho 2020

A digitalização de processos tem ganhado cada vez mais espaço dentro das empresas. O novo modelo vem sendo adotado como uma estratégia para reduzir custos, aumentar a produtividade e a eficiência dos processos. Na prática, investir em ferramentas digitais e em recursos tecnológicos deixou de ser uma tendência e se tornou uma necessidade para as empresas que querem crescer. 

Neste artigo, você vai entender como a transformação digital ajuda a reduzir os custos na sua empresa. Confira!

Por que sua empresa deve investir na digitalização de processos?

De acordo com a pesquisa The State of Systems of Agreement 2019, feito pela Forrester Consulting para a DocuSign, 97% das empresas no mundo todo já tiveram algum problema por trabalhar com documentos em papel

O levantamento, realizado com 600 líderes de empresas, mostra que as tarefas manuais causam retrabalho, erros, custos desnecessários, atrasos, além de riscos de segurança e conformidade. Esses danos, podem ser representados em números, conforme a experiência dos entrevistados:

  • 46% tiveram o início de projetos atrasados;
  • 45% tiveram experiências ruins com clientes;
  • 42% demoraram para reconhecer receitas; 
  • 39% precisaram arcar com custos desnecessários de impressão e transporte.

 

Os dados levantados na pesquisa mostram que há uma necessidade urgente das empresas encontrarem alternativas mais eficientes, seguras e menos onerosas para seus processos. 

Diversas organizações já estão incluindo o uso de novas ferramentas em seus processos, inclusive as instituições públicas. Como exemplo, podemos citar o Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios (TJDFT), que conseguiu digitalizar 80% dos processos que eram realizados em papel.

Veja a seguir como a sua empresa pode reduzir os custos por meio da digitalização de processos.

4 maneiras de reduzir os custos na empresa com a digitalização de processos

Melhora a comunicação

Mural com comunicados aos funcionários no meio da empresa é um recurso que pode gerar custos invisíveis para o negócio. Esse tipo de comunicação não é efetiva, pois não é garantido que os colaboradores vão ver a mensagem. 

Além disso, dependendo do conteúdo da mensagem, exige que o comunicado seja impresso e atualizado com frequência. Isso gera custos para a empresa, com papel, tinta para impressão e o tempo que o colaborador vai gastar para distribuir os comunicados pelo local.

O uso de uma ferramenta de comunicação digital permite que a informação seja enviada para todos os colaboradores ao mesmo tempo. É possível enviar por meio de um chat corporativo, que mostra quando a mensagem foi visualizada, comprovando que o colaborador recebeu e leu. Assim, os custos com impressão e tinta são eliminados.

Diminui os erros e o retrabalho

Seguindo o exemplo do comunicado interno, imagine que uma mensagem deve ser distribuída a todos os colaboradores de uma empresa com um efetivo de mil pessoas. Para garantir que todos vão ler e receber, o RH adota a estratégia de imprimir um para cada e entregar em mãos. Porém, depois de imprimir todos os comunicados,  é identificado um erro na mensagem.

Será necessário reimprimir tudo, gerando mais um custo para a empresa. Quando o processo é digitalizado, é possível corrigir o erro antes que ele tome proporções maiores. O compartilhamento do conteúdo do comunicado para que outros profissionais possam conferir se torna mais fácil. Isso evita reimpressões e a perda de tempo na execução dessa tarefa.

Aumenta a colaboração 

Ferramentas digitais permitem que mais de um colaborador trabalhem juntos em um mesmo projeto. Ou seja, caso seja necessário revisar um documento, profissionais de diferentes áreas, como comunicação, RH e jurídico, podem acessar o documento ao mesmo tempo e fazer suas considerações. Depois o responsável pelo arquivo avalia o que deve ser inserido ou retirado, podendo acessar ainda versões anteriores e o histórico completo do material.

Com isso, não é necessário enviar os documentos para todos os profissionais individualmente e aguardar o retorno com as sugestões. Tudo é feito em um único lugar.

Redução de custos com infraestrutura

O investimento em equipamentos, de qualquer necessidade, geram muitos custos para as empresas, pois além da aquisição, é necessário fazer manutenções periódicas. Empresas que usam recursos hospedados na nuvem conseguem reduzir por completo esses custos.

Isso envolve tanto equipamentos para infraestrutura de um Data Center local, quanto para organização de treinamentos e reuniões, por exemplo. Por meio da tecnologia, é possível realizar e gravar os treinamentos e enviar para profissionais que estão em outras unidades. Ou até mesmo uma reunião, pode ser realizada com colaboradores que estão dentro e fora da empresa.

Nesses casos, a organização consegue reduzir os custos com equipamentos e deslocamento dos profissionais, que não precisam ir até o escritório apenas para participar da reunião.

O uso de ferramentas digitais proporcionam diversos benefícios para a produtividade e eficiência dos negócios, além disso, ajudam a potencializar o papel dos especialistas da área de TI

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