Publicado em 1 fevereiro 2019

A adoção de um mecanismo de comunicação empresarial moderno promove o fortalecimento da cultura organizacional da empresa, potencializa as ações de gestão de equipes, amplia a colaboração e facilita a troca de mensagens entre os funcionários. Investir em ferramentas digitais, como as do G Suite, é importante também para aumentar a produtividade e impulsionar o desenvolvimento de soluções inovadoras entre os times.

Diferente da comunicação organizacional, que é focada em ações específicas para o público, a comunicação empresarial visa aperfeiçoar as relações entre os funcionários, o trabalho em equipe e o engajamento em ações institucionais. Embora os termos sejam semelhantes, e uma boa comunicação empresarial acabe fortalecendo a divulgação das estratégias de comunicação com o público, os objetivos e mecanismos utilizados são diferentes.

Confira no artigo a importância de aperfeiçoar a comunicação empresarial, ampliando a interação entre as equipes e potencializando os resultados para as instituições.

Para que serve a comunicação empresarial?

Não é por acaso que a comunicação empresarial é uma das principais preocupações entre os líderes e gestores das equipes. Afinal, é por meio das estratégias de comunicação interna que os funcionários conhecem a cultura organizacional e ficam cientes dos objetivos e visão da instituição. Um bom mecanismo de comunicação pode fazer com que os funcionários se tornem porta-vozes da empresa, ampliando o engajamento dos colaboradores nas ações e campanhas institucionais.

Por isso é essencial que os funcionários conheçam as ações da empresa e tendências do mercado, incluindo atividades dos concorrentes e quaisquer outras informações relevantes para o negócio. O entendimento dos propósitos e trabalhos realizados pela empresa faz com que a equipe atue com mais motivação maior e atenda as expectativas dos líderes e gestores.

Já a situação contrária pode ser totalmente desastrosa: uma má comunicação empresarial pode gerar sérios problemas entre os funcionários, como baixa produtividade, descontentamento e alta rotatividade (turnover). Outros problemas como a inviabilização de um contrato ou o adiamento de uma aquisição, por falta de um mecanismo de comunicação ágil, pode desencadear em prejuízos financeiros para a empresa. Nesse sentido é essencial desenvolver um plano que atenda às necessidades da instituição e seja adequado ao perfil dos colaboradores.

Muitas empresas tradicionais utilizam informativos impressos e murais de recados para destacar suas ações e valores organizacionais, contudo essas práticas se tornam cada vez menos eficazes. Mesmo a troca de e-mails formais pode gerar atrasos em demandas urgentes. Com as mudanças de comportamento promovidas pelo uso dos dispositivos móveis, é essencial ter uma comunicação empresarial mais ágil, com mecanismos e ferramentas digitais – ainda mais pela entrada dos colaboradores da geração millennial nas empresas.

Novos mecanismos de comunicação empresarial

Atualmente, não faltam ferramentas e aplicativos de comunicação que podem ser utilizados em dispositivos móveis e que facilitam a comunicação à distância. Contudo é preciso ter atenção: utilizar vários sites para troca de mensagens, ou até mesmo redes sociais e aplicativos de conversação usados na vida pessoal, está longe de ser a melhor saída para otimizar a comunicação empresarial!

O uso de diferentes canais de comunicação pode gerar confusões, desencontro de mensagens e reduzir a produtividade dos colaboradores (que têm de responder mensagens e acompanhar vários grupos em diferentes plataformas ao mesmo tempo). Nesse sentido é muito importante que a comunicação da empresa seja focalizada em apenas um sistema, como o Google Hangouts.

Esse canal é totalmente integrado à interface do Gmail e pode ser utilizado nos dispositivos móveis, garantindo maior flexibilidade aos funcionários. O Hangouts também é integrado ao sistema de videoconferências do G Suite, o Hangouts Meet, que por sua vez é integrado à Agenda. Por meio dessas ferramentas, os colaboradores que trabalham à distância em home office ou estão em alguma viagem de trabalho, por exemplo, podem participar de treinamentos e reuniões da equipe – aperfeiçoando ainda mais a comunicação empresarial.

Diferente das mensagens encaminhadas por e-mail, que podem permanecer por horas ou até dias na caixa de entrada, com o chat do Hangouts os colaboradores são impulsionados a abrir e responder rapidamente as informações encaminhadas – em grupos específicos ou em mensagens pessoais. A ferramenta funciona como um chat ativo, onde as mensagens mais recentes ficam destacadas, garantindo maior atenção e interação entre os funcionários, líderes e gestores.

Outra vantagem de utilizar um mecanismo de comunicação empresarial como o Hangouts é a facilidade de encaminhar feedbacks instantâneos aos colaboradores. Diferente das empresas tradicionais que levavam meses ou até um ano para dar retorno sobre ações e o desempenho dos funcionários, com a geração millennial é essencial naturalizar a avaliação constante dos colaboradores, apontando quais habilidades e aspectos dos serviços prestados que podem ser aperfeiçoados. Com o Hangouts, os gestores podem falar de modo rápido e simples, usando uma linguagem mais objetiva e sem gerar acanhamentos.

Como posso reduzir os ruídos e melhorar a comunicação empresarial?

O uso de um mecanismo de comunicação digital e integrado é essencial para melhorar o diálogo entre as equipes, eliminar os ruídos e reforçar a cultura organizacional das empresas. Além de concentrar a troca de mensagens em uma única plataforma como o Hangouts, com ferramentas integradas é possível ampliar ainda mais a produtividade e a cooperação entre as equipes.

Isso porque com os sistemas em nuvem da Google, os funcionários têm à disposição outras ferramentas de criação de documentos, como o Google Docs, Google Apresentações e Planilhas, que podem ser desenvolvidos ao mesmo tempo por vários usuários. Entre os inúmeros recursos disponíveis, os usuários podem contar com um sistema de chat dentro do próprio arquivo, além da opção de inclusão de comentários e registro completo do histórico de mudanças. Esses recursos possibilitam que os projetos da empresa sejam construídos de forma colaborativa – aspecto essencial de uma comunicação empresarial forte, que visa promover o engajamento dos funcionários.

Mas, então quer dizer que para melhorar a comunicação empresarial basta usar ferramentas digitais como do G Suite? Sim e não. De fato, um bom mecanismo de comunicação é essencial para colocar em prática e dar visibilidade aos valores da empresa – que com certeza não quer ser vista pelos funcionários ou conhecida pelo público como uma empresa que tem uma comunicação fechada e engessada. Contudo, apenas a inclusão de novas ferramentas não é suficiente para fortalecer a comunicação interna.

Para isso é importante que os gestores e líderes estejam abertos ao diálogo com os funcionários e invistam no desenvolvimento de habilidades digitais, focando no treinamento das equipes e adotando, ainda, outros recursos como uma intranet.

Quer saber mais sobre a gestão de equipes e novas ferramentas de comunicação? Recomendamos a leitura dos seguintes materiais desenvolvidos pela Qi Network:

Geração Millennial e as ferramentas digitais corporativas;
Redução de custos e aumento da produtividade na sua empresa com o G Suite;
Três dicas para você tirar o máximo de plataformas de colaboração;
Como a Resultados Digitais criou um modelo de feedback 360 customizado e automatizado com a ajuda do G Suite;
G Suite para Recursos Humanos;
Criando uma cultura de inovação.

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Publicado originalmente em 9 de junho de 2015.